Aufbewahrung (Archivierung) von Studierenden- und Prüfungsakten

Aufbewahrung (Archivierung) von Studierenden- und Prüfungsakten

Unterlagen müssen nach Exmatrikulation fünf bzw. 60 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung von Studierenden- und Prüfungsakten wird in der Hessischen Immatrikulationsverordnung (HImV) § 21 geregelt.

Nach Abschluss des Prüfungsverfahrens verbleiben die Prüfungsakten fünf Jahre in den Fachbereichen. Anschließend wird die (aussortierte) Akte an das Dez. IIB übergeben. Dez. IIB übernimmt die 60-jährige Aufbewahrung der Unterlagen.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfristen für die Prüfungsunterlagen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem dem Prüfling das endgültige Ergebnis der entsprechenden Prüfung mitgeteilt worden ist.

Prüfungsunterlagen dürfen nicht ausgesondert werden, solange eine Prüfungsentscheidung noch nicht unanfechtbar geworden ist.

Nach Ablauf jeweiligen Aufbewahrungsfristen dürfen diese Unterlagen nach Zustimmung des Universitätsarchivs der TU Darmstadt ausgesondert werden. Dabei sind die Bestimmungen der datenschutzgerechten Aussonderung zu beachten. Informationen hierzu finden Sie auf den Webseiten des Universitätsarchivs.

Welche Unterlagen müssen fünf Jahre aufbewahrt werden?

  • Bescheinigungen oder Listen von Studienleistungen der Studierenden,
  • Prüfungsunterlagen von Hochschulprüfungen, soweit sie nicht zurückgegeben werden
  • Abschlussarbeiten (Papierexemplare)

Welche Unterlagen müssen zur 60-jährigen Aufbewahrung an das Dez. IIB übergeben werden?

Nach fünf Jahren werden die Unterlagen ausgesondert, die nicht weiter aufbewahrt werden müssen. Folgende Unterlagen verbleiben in der Akte und werden an Dez. IIB übergeben:

  • Listen oder Register über das Bestehen oder Nichtbestehen von Hochschulprüfungen,
  • Unterlagen über Studienzeiten,
  • Unterlagen, die die Zulassung zu einer Hochschulprüfung betreffen, soweit diese nicht zurückgegeben worden sind,
  • die Entwürfe oder Durchschriften der jeweiligen Prüfungszeugnisse,
  • die Gutachten über die jeweilige Prüfungsarbeit, soweit zur Prüfungsakte gegeben,
  • bei Nichtbestehen oder Abbruch von Prüfungen die Entwürfe oder Durchschriften der erteilten Bescheide und die Übersichten über die einzelnen Prüfungsergebnisse,
  • ein Ausdruck aus dem Campus Management System (aktuelle Leistungsübersicht).

Sollte ein/e Studierende/r keine Leistungen im Rahmen seines/ihres Studiums erbracht haben, muss zumindest ein Ausdruck einer (leeren) Leistungsübersicht mit einem handschriftlichen Vermerk, dass keine Leistungen erbracht wurden und Datum und Unterschrift aufbewahrt werden.

Wann erfolgt die Übergabe der Akten an das Dez. IIB?

Die Übergabe der Akten erfolgt fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Exmatrikulation.
Bsp.: Exmatrikulation im Oktober 2011 -> Übergabe der Akten an Dez.IIB ab November 2016

Die Übergabe der Akten kann nur von November bis Mai (außerhalb der Hauptbewerbungs- und Zulassungszeiträume) erfolgen.

Was ist zur Übergabe der Akten zu tun?

Zur Übergabe erstellt das Studienbüro über den Report Stud010_AufbewahrungPruefAkten_Liste (in der Kategorie TP) eine Begleitliste die alle Studierenden auflistet, die in einem anzugebenden Zeitraum (vor fünf Jahren) im Fachbereich ihr Studium beendet haben. Anhand dieser Begleitliste werden alle Akten (alphabetisch) sortiert und zu einem Aktenpaket zusammengestellt.
Die Begleitliste wird dem Aktenpaket beigelegt und zusätzlich per E-Mail an gesandt.

  1. Report Stud010_AufbewahrungPruefAkten_Liste (Kategorie TP) ausführen, um die Begleitliste zu erstellen.
  2. Alle in der Begleitliste aufgelisteten Akten in alphabetischer Reihenfolge sortiert und zu einem Aktenpaket zusammenstellen.
  3. EInen Ausdruck der Begleitliste dem Aktenpaket beilegen und zusätzlich per E-Mail an dezii_archiv@pvw.tu-darmstadt.de senden.
  4. Das Aktenpaket mit der Begleitliste von November bis Mai an das Dez.IIB übergeben. Kontakt:

Bachelor- und Master-Akten sollten nach Möglichkeit in einer Akte zusammengeführt werden. Falls dies im Fachbereich nicht erfolgen kann, erfolgt dies in der späteren Aufbewahrung durch Dez.IIB automatisch.
Eine Unterscheidung nach mit bzw. ohne Abschluss erfolgt nicht mehr.

Können die Akten vom Dez. IIB bei Bedarf wieder angefordert werden?

Ja. Dazu gibt es ein Aktenanforderungsformular.

Was geschieht mit Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?

Akten und sonstige Unterlagen, die Sie für Ihre Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen nach dem HArchivG (Hessisches Archivgesetz vom 26. November 2012, §2 Abs. 2) dem zuständigen Archiv, in diesem Fall also dem Universitätsarchiv der TU Darmstadt, angeboten werden. Das Universitätsarchiv entscheidet darüber, ob die Unterlagen zur Dauerarchivierung übernommen oder ob sie vernichtet werden.

Zur endgültigen Klärung über eine Beseitigung von Unterlagen setzen Sie sich also bitte unbedingt vor der ‘Aktenvernichtung’ mit dem Universitätsarchiv in Verbindung:

Leitung Frau Dr. Annegret Holtmann-Mares, Tel. +49 6151-765-29, -30, -33, oder unter .