Einstellung internat. WissenschaftlerInnen

Leitfaden für die Einstellung internationaler WissenschaftlerInnen

Bei der Einstellung einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin oder eines wissenschaftlichen Mitarbeiters aus dem Ausland gibt es bereits im Vorfeld der Einreise nach Deutschland bzw. kurz nach der Ankunft einige Formalien zu berücksichtigen. Dies ist wichtig, um den Einstellungsprozess reibungslos und zügig abwickeln zu können.

Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an die zuständigen PersonalsachbearbeiterInnen.

1. Vor der Einstellung, vor der Einreise:
Aufenthaltstitel
Prüfung des im Ausland erworbenen Abschlusses

2. Nach Einreise nach Deutschland:
Anmeldung beim Einwohnermeldeamt der Wahlheimat
Beantragung eines Führungszeugnisses
Beantragung einer Steuer-ID und Lohnsteuerkarte
Beantragung eines Aufenthaltstitels bei der Ausländerbehörde

3. Weitere erforderliche Unterlagen für die Einstellung:
Girokonto
Krankenversicherung

 

1. Vor der Einstellung / vor der Einreise nach Deutschland:

Aufenthaltstitel

Sie planen, eine wissenschaftliche Mitarbeiterin oder einen wissenschaftlichen Mitarbeiter mit ausländischer Staatsangehörigkeit einzustellen:
Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem/der Wissenschaftlichen Mitarbeiter/in um eine/n Angehörige/n eines EU-Mitgliedslandes oder um eine/n Angehörige/n eines Nicht-EU-Landes (sog. Drittstaaten) handelt.

EU-Mitgliedsstaat:

Angehörige eines EU-Mitgliedstaates genießen nach Artikel 45 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) volle Arbeitnehmerfreizügigkeit. Dies bedeutet, dass jede/r Arbeitnehmer/in, egal aus welchem EU-Mitgliedsstaat er/sie kommt, in jedem anderen Mitgliedsstaat gleichbehandelt wird in Bezug auf Beschäftigung, Entlohnung und sonstigen Arbeitsbedingungen. Eine Vorlage eines Aufenthaltstitels oder eine Meldung bei der Ausländerbehörde ist nicht erforderlich.

Nicht-EU-Mitgliedsstaat:

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter/innen aus sog. Drittstaaten (Nicht-EU-Staaten) ein gültiges Visum benötigen, welches die Arbeitsaufnahme gestattet. Ohne Visum bzw. ohne entsprechenden Aufenthaltstitel darf keine Arbeitsaufnahme erfolgen, selbst wenn die Einreise nach Deutschland (z.B. für Staatsgehörige aus den USA oder Südkorea) visumfrei ist.

Um den Prozess für das Visum zu beschleunigen, können wir bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine sog. „Aufnahmevereinbarung“ abschließen. Die Aufnahmevereinbarung muss zentral im Dezernat VII – Personal- und Rechtsangelegenheiten gezeichnet werden und anschließend dem/der künftigen Mitarbeiter/in zugeschickt werden (meist genügt ein Fax; ggf. muss das Original nachgereicht werden). Den Vordruck und die Namen der Ansprechpartner/innen finden Sie unter dem Stichwort Aufnahmevereinbarung.

Der/Die künftige Mitarbeiter/in muss bei der deutschen Botschaft bzw. dem deutschen Konsulat (= der Auslandsvertretung vor Ort) die Aufnahmevereinbarung vorlegen und erhält dann ein sog. „Forschervisum“, welches die Arbeitsaufnahme an der Universität gestattet.

Alternativ können Sie ein Einladungsschreiben verfassen und dem/der künftigen Mitarbeiter/in zuschicken (z.B. wenn direkt eine sog. „Blaue Karte EU“ beantragt wird). Infos sowie einen Vordruck finden Sie unter dem Stichwort Aufenthaltstitel Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen.

Wichtig: Einige Auslandsvertretungen verweisen Sie bzw. den/die künftige Mitarbeiter/in auf die Möglichkeit der visumfreien Einreise und empfehlen, den Aufenthaltstitel erst nach Einreise in Deutschland zu beantragen. Bitte lassen Sie sich hierauf nicht ein und bestehen Sie auf einem Termin. Es kommt sonst zu erheblichen Wartezeiten in Deutschland, währenddessen der/die künftige Mitarbeiter/in nicht arbeiten darf.

Das Auswärtige Amt informiert in einer Liste die über Visumspflicht oder Visumsfreiheit

Sollten Sie sich nicht sicher sein, welches Visum das geeignete für Ihre/n Wissenschaftliche/n Mitarbeiter/in ist, können Sie sich an den/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in im Dezernat VII wenden.

Sobald der/die Wissenschaftler/in das Visum erhält, ist eine Kopie (Scan) an den/die Sachbearbeiter/in im Personaldezernat zur Überprüfung zu senden, da der endgültige Arbeitsvertrag in der Regel erst mit Vorlage eines gültigen Visums vorbereitet wird.

Generell ist das Visum für drei Monate gültig.

Hinweis:
Bitte informieren Sie sich bei den jeweiligen Botschaften, welche Unterlagen zur Beantragung des Visums benötigt werden.

Prüfung des im Ausland erworbenen Abschlusses

Voraussetzung für die Einstellung als Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in nach Entgeltgruppe 13 ist der Abschluss an einer deutschen Universität. Bei Personen, die einen Abschluss im Ausland erworben haben, ist nicht immer klar erkennbar, ob der ausländische Abschluss einem deutschen Hochschulabschluss gleichgestellt ist. Daher muss das Personaldezernat die Abschlüsse der zukünftigen internationalen Mitarbeiter/innen prüfen. Dies geschieht, in dem wir die Zeugnisse zur Überprüfung an das Akademische Auslandsamt weitergeben.

Bitte beachten Sie, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen daher, sobald feststeht, dass Sie eine/n Mitarbeiter/in mit im Ausland erworbenen Abschluss (dabei ist es egal, ob der Abschluss in einem EU-Mitgliedsstaat oder eines Nicht-EU-Mitgliedsstaat erworben wurde) einstellen wollen, uns die Unterlagen über die Abschlüsse schnellstmöglich weiterzuleiten.

Für eine korrekte Prüfung werden immer folgende Unterlagen benötigt:

  • Bachelorurkunde plus Leistungsübersicht (sowohl in Originalsprache als auch mit Übersetzung in Englisch oder Deutsch)
  • Masterurkunde plus Leistungsübersicht (sowohl in Originalsprache als auch mit Übersetzung in Englisch oder Deutsch)

Sollte der/die Mitarbeiter/in bereits eine Promotion im Ausland abgeschlossen haben, benötigen wir neben den oben genannten Unterlagen auch die Kopie der Promotionsurkunde. Mit Vorlage der Promotionsurkunde akzeptieren wir diese als mindestens gleichwertig mit einem deutschen Diplom/Masterabschluss einer Universität. Eine Überprüfung durch das Akademische Auslandsamt ist dann nicht mehr zwingend erforderlich.

Wenn die Überprüfung des Abschlusses durch das Akademische Auslandsamt ergibt, dass der im Ausland erworbene Abschluss einem deutschen Abschluss nicht gleichwertig ist, erfolgt eine Eingruppierung nach EG 12. Wir empfehlen daher, parallel zur Überprüfung des Abschlusses, schnellstmöglich einen Antrag beim Promotionsausschuss des Fachbereichs auf Annahme als Doktorand/in zu stellen. Sobald der/die Mitarbeiter/in ohne Auflagen als Doktorand/in angenommen wird, akzeptieren wir dies ebenfalls als Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Universitätsabschluss, sodass eine Eingruppierung nach EG 13 möglich ist. Bitte kommen Sie dann auf uns zu, um die Höhergruppierung zu veranlassen.

 

2. Nach der Einreise nach Deutschland:

Ist Ihr/e Wissenschaftler/in eingereist und hat eventuell schon seinen/ihren Arbeitsvertrag erhalten, sind folgende weitere Schritte zu beachten:

Anmeldung beim Einwohnermeldeamt der Wahlheimat:

Der erste Gang Ihres/Ihrer neuen Mitarbeiter/in sollte zum Einwohnermeldeamt des Wahlwohnortes führen. Hier muss sich Ihr/e neue/r Mitarbeiter/in anmelden, wenn er/sie länger als zwei Monate in Deutschland bleibt. Dies muss innerhalb von sieben Tagen nach Ankunft erledigt werden und ist gebührenfrei. Um sich anzumelden, muss der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin nur den Pass vorlegen. Sollte die Einreise nach Deutschland mit Familie erfolgt sein, so müssen auch die Pässe der Familienmitglieder vorlegt werden.

Beantragung Führungszeugnis:

Auf dem Einwohnermeldeamt kann Ihr/e neue/r Mitarbeiter/in auch gleich bei der Anmeldung im Bürgerbüro ein polizeiliches Führungszeugnis beantragen. Derzeit kostet das Beantragen eines polizeilichen Führungszeugnisses 13 Euro. Voraussetzung ist, dass ein Führungszeugnis der Belegart „O“ beantragt wird. Dabei handelt es sich um ein behördliches Führungszeugnis, welches direkt dem Arbeitgeber zugeschickt wird. Folgende Adresse kann hierfür angegeben werden:

An das
Präsidium der TU Darmstadt
Dezernat VII – z. Hd. Name SachbearbeiterIn
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt

Die Zusendung direkt an den Arbeitgeber erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Wochen.

Die Kosten des Führungszeugnisses können nicht erstattet werden, jedoch können diese bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Beantragung einer Steuer-ID und Lohnsteuerkarte:

Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wurde die Lohnsteuerkarte in Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Seit Januar 2011 gibt es also keine Lohnsteuerkarten in Papierform mehr. Um die Lohnsteuer richtig berechnen zu können, benötigt der Arbeitgeber also die aktuellen ELStAM. In der Regel werden bei erfolgreicher Anmeldung beim Einwohnermeldeamt des jeweiligen Wohnortes auch die ELStAM mit beantragt. Die Daten werden vom Einwohnermeldeamt an das Finanzamt weitergeleitet. Innerhalb von ca. zwei Wochen sollte Ihr/e Mitarbeiter/in Post vom Bundeszentralamt für Steuern mit der entsprechenden Steuer-ID erhalten.

Wenn bei Anmeldung im Einwohnermeldeamt keine Beantragung der Steuer-ID erfolgt, kann Ihr/e Mitarbeiter/in auch direkt beim Finanzamt (unter Vorlage des Personalausweises/Reisepasses und Visums/Aufenthaltstitels) vorsprechen und die Steuer-ID dort beantragen. Alternativ hierzu kann die Steuer-ID auch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt werden. Hier sind persönliche Daten sowie die Meldeadresse zu hinterlegen. Die Steuer-ID wird dann innerhalb von vier Wochen an die angegebene Adresse geschickt.

Grundsätzlich gilt, dass der/die Mitarbeiter/in nach Erhalt der Steuer-ID diese schnellstmöglich dem/der jeweiligen Sachbearbeiter/in im Personaldezernat mitteilen sollte, damit eine korrekte Abrechnung erfolgen kann.

Ohne Vorlage des ELStAM-Formulars kann eine Gehaltsabrechnung in der Regel nicht bzw. nicht korrekt vorgenommen werden.

Beantragung eines Aufenthaltstitels bei der Ausländerbehörde:

Mit dem erteilten gültigen Visum sollte sich der/die Mitarbeiter/in schnellstmöglich bei der Ausländerbehörde melden und einen Termin vereinbaren, damit ein Aufenthaltstitel, der in der Regel für die Zeit des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird, beantragt werden kann. Hierzu ist es erforderlich, dass sich Ihr/e Mitarbeiter/in bereits beim Einwohnermeldeamt angemeldet hat; die Übermittlung der Daten an die zuständige Ausländerbehörde kann einige Tage dauern.

Hier finden Sie eine Liste der Unterlagen, die Sie bei Ihrem Ersttermin bei der Ausländerbehörde vorlegen müssen.

Als weitere Unterstützung können Sie auch das Welcome Centre der TU Darmstadt kontaktieren:

TU Darmstadt
Dezernat Internationales
Welcome Centre
Referat VIII D
Gebäude S4|21
Im Carree 3
64289 Darmstadt

Tel. +49 6151 16-27065
E-Mail:
http://www.tu-darmstadt.de/welcomecentre/

3. Weitere erforderliche Unterlagen für die Einstellung:

Girokonto eröffnen:

Nachdem alle Formalitäten im Bürgerbüro erledigt wurden, sollte ihr/e neue/r Mitarbeiter/in bei einem längerfristigen Aufenthalt bzw. Anstellung ein Konto bei einer Bank seiner/ihrer Wahl eröffnen.

Zur Eröffnung eines Kontos muss er/sie

  • seinen/ihren Pass
  • Meldebescheinigung

vorlegen.

Krankenversicherung abschließen:

Ebenfalls muss ihr/e neue/r Mitarbeiter/in i.d.R. eine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenversicherung seiner/ihrer Wahl beantragen. Zu beachten ist, dass die Krankenkasse innerhalb der ersten zwei Wochen des Beschäftigungsverhältnisses gewählt werden muss. Sollten man dem Dezernat VII keine Krankenkasse mitteilen, kann nach dem Abrechnungsschluss (ca. Mitte des Monats) im ersten Beschäftigungsmonat keine Abrechnung stattfinden.

Stand: April 2016

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