SAP Dienstvereinbarung Rahmendienstvereinbarung

Rahmendienstvereinbarung zur Einführung und zum Betrieb der Datentechnik SAP R/3 an den hessischen Hochschulen und der Forschungsanstalt Geisenheim

Vom 31. August 1999 in der geänderten Fassung vom 17. November 2000

Zwischen

dem Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst, Rheinstraße 23 – 25, 65185 Wiesbaden,

und

dem Hauptpersonalrat beim Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst

wird folgendes vereinbart:

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

  1. Die Vereinbarung betrifft die Einführung und den Betrieb von SAP R/3 an den Hochschulen des Landes im Sinne von § 2 Abs. 1 HHG einschließlich der Forschungsanstalt Geisenheim sowie deren hochschulübergreifenden Kompetenzzentren, einschließlich des Fachhochschulrechenzentrums.
  2. Die Vereinbarung bezieht sich auf die landesweite Einführung der DV-Verfahren für die Bereiche
    • Anlagenbuchhaltung
    • Finanzbuchhaltung
    • Haushaltsmanagement
    • Kosten- und Leistungsrechnung / Controlling
    • Materialwirtschaft
    • Personalwirtschaft
    unter Verwendung der SAP-Module FI/FI-AA, FM, CO, MM, HR und Facility-Management sowie des erforderlichen Basissystems und betrifft hierbei das Referenzmodell.
  3. Begriffsbestimmungen sind in Anlage 7 festgelegt.
  4. Durch diese Rahmendienstvereinbarung bleiben andere gesetzliche oder tarifliche Regelungen unberührt. Bestehende Rahmendienstvereinbarungen bleiben ebenfalls unberührt. Stehen sie dieser Rahmendienstvereinbarung entgegen, sind sie unter SAP-Bedingungen mit dem Ziel der Anpassung neu zu verhandeln.

§ 2 Begleitende Arbeitsgruppe

  1. Zur Fortentwicklung dieser Rahmendienstvereinbarung wird vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst eine begleitende Arbeitsgruppe bestellt.
  2. Die begleitende Arbeitsgruppe setzt sich aus einem Vertreter des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst und drei Vertretern der hessischen Hochschulen zusammen, die vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst bestellt werden. Der Hauptpersonalrat kann bis zu zwei seiner Mitglieder in die Arbeitsgruppe entsenden.
  3. Die begleitende Arbeitsgruppe überprüft, ob und inwieweit bis zum Abschluss der Einführung Bedarf für die Fortentwicklung der Rahmendienstvereinbarung besteht. Die begleitende Arbeitsgruppe bereitet gegebenenfalls erforderliche Änderungen der Rahmendienstvereinbarung vor und leitet entsprechende Vorschläge an das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst weiter.
  4. Der begleitenden Arbeitsgruppe zur Einführung des HR-Moduls für Personalverwaltung werden für jede anfallende Standardauswertung die im Zeitpunkt der erstmaligen Auswertung verwendeten Datenfelder mitgeteilt. Die Arbeitsgruppe wird innerhalb eines Zeitraums von 18 Monaten nach Einführung des Betriebes der Datentechnik SAP R/3 in Abstimmung mit den einzelnen Hochschulen für jede Standardauswertung einen sog. Maximalkatalog erarbeiten, in dem festgelegt wird, welche Datenfelder im Rahmen der jeweiligen Auswertung verwendet werden können. Die Anlage 2 der Rahmendienstvereinbarung (§ 9a Abs. 3) wird nach entsprechender Beteiligung des Hauptpersonalrats um diese Angaben sukzessive ergänzt.
  5. Die begleitende Arbeitsgruppe kann Sachverständige hinzuziehen.
  6. Die Arbeitsgruppe wird für die Dauer der Einführungsphase von SAP R/3 bestellt.

§ 3 Sicherung der Beschäftigungsverhältnisse

Die Einführung und der Betrieb von SAP R/3 dürfen gemäß den Regelungen des Tarifvertrages über den Rationalisierungsschutz für Angestellte/Arbeiter vom 09.07.1987 in der jeweils geltenden Fassung weder zu Herabgruppierungen noch zu Entlassungen führen. Hierzu sollen die Dienststellen rechtzeitig geeignete Personallenkungsmaßnahmen einleiten.

§ 4 Schulungen, Qualifizierung und Fortbildung

  1. Die Hochschulen stellen durch geeignete Schulungs-, Qualifizierungs- bzw. Fortbildungsmaßnahmen sicher, dass den betroffenen Beschäftigten rechtzeitig und im erforderlichen Umfang die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden.
  2. Schulungs-, Qualifizierungs- und Fortbildungsmaßnahmen sollen, soweit irgend möglich, während der Arbeitszeit stattfinden.

§ 5 Mehrarbeit

Mit den örtlichen Personalräten sind, soweit die bestehenden Regelungen nicht ausreichen, für die von der Einführung von SAP R/3 betroffenen Beschäftigten Regelungen mit dem Ziel zu treffen, dass einführungsbedingte Arbeitszeiten, die über die zu leistende Regelarbeitszeit hinausgehen, nicht verfallen.

§ 6 Persönlichkeits- und Datenschutz

Die mit SAP R/3 erfassten Daten werden nicht für individuelle Persönlichkeits- und Leistungsprofile verwendet. Zur individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten werden Programme weder entwickelt noch eingesetzt. Auch der Inhalt von Daten, die aus Gründen der Datensicherheit erstellt werden, werden nicht als Hilfsmittel zur individuellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwandt.

§ 7 Rechte der Beschäftigten

  1. Die Beschäftigten sind über die automatisierte Speicherung ihrer personen-bezogenen Daten schriftlich zu unterrichten.
  2. Den Beschäftigten sind die zu ihrer Person gespeicherten Daten auf Antrag zur Kenntnis zu geben. Weiter gehende Rechte nach dem HDSG bleiben unberührt.

§ 8 Rechte der örtlichen Personalvertretung

Auf Verlangen der örtlichen Personalvertretung kann ein sachkundiges Mitglied des Hauptpersonalrates, der Hochschule oder ein Sachverständiger beim Abschluss eventuell ergänzend zu schließender örtlicher Dienstvereinbarungen hinzugezogen werden.

§ 9 Dokumentation und Revision

  1. Im Betrieb von SAP R/3 haben die Hochschulen sowie das Fachhochschulrechenzentrum schriftliche Aufzeichnungen über die Systemkonfiguration und die laufenden Arbeiten mit dem System zu führen, soweit dies für die Kontrolle der Einhaltung dieser Vereinbarung und ergänzender örtlicher Regelungen notwendig ist. Schriftliche Aufzeichnungen können entfallen, wenn gleichwertige systemtechnische Protokollierungen und automatische Dokumentationen erfolgen.
  2. Um die Einhaltung der Vereinbarung zu gewährleisten, wird durch den jeweiligen behördlichen Datenschutzbeauftragten mindestens einmal jährlich die Einhaltung dieser Vereinbarung sowie der örtlichen Regelungen und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen überprüft. Das Ergebnis ist der jeweiligen Hochschule sowie der örtlichen Personalvertretung mitzuteilen.
  3. Die Hochschulen sowie das Fachhochschulrechenzentrum haben dafür Sorge zu tragen, dass bei Verstößen gegen die Rahmendienstvereinbarung unverzüglich Maßnahmen zur Abhilfe getroffen werden.
  4. Die Hochschulen sowie das Fachhochschulrechenzentrum haben rechtzeitig ein Revisionskonzept zu erstellen.

§ 9a Modul HR, Personalwirtschaft

  1. Mit dem System dürfen nur personenbezogene Daten der Beschäftigten gespeichert und verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung administrativer Aufgaben notwendig ist, die nach Gesetzen, Tarifverträgen oder Dienstvereinbarungen zulässig sind. Dies gilt insbesondere für Ad-hoc-Auswertungen. Daten, die aus dem Modul HR generiert werden, dürfen auch in anderen Modulen oder Systemen nur nach den in dieser Dienstvereinbarung getroffenen Voraussetzungen verarbeitet werden.
  2. Mit dem System werden nur die personenbezogenen Daten der Beschäftigten gespeichert und verarbeitet, die in Anlage 1 (Datenfeldkatalog) abschließend aufgeführt sind.
  3. Im Rahmen der Aufgabenstellung werden im Modul HR Standardauswertungen erzeugt und bereitgehalten, die wiederholt, regelmäßig oder auf Anforderung ausgeführt werden müssen. Diese Standardauswertungen werden in Anlage 2 abschließend aufgeführt.
  4. Über die Standardauswertungen hinausgehende Ad-hoc-Auswertungen sind nur zulässig, soweit dies für die in Absatz 1 genannten Zwecke erforderlich und mit Standardauswertungen nicht zu bewältigen ist. Sie sind baldmöglichst der örtlichen Personalvertretung mitzuteilen.
  5. Die Standardauswertungen werden im jährlichen Turnus von den Dienststellen und der Arbeitsgruppe nach § 2 zur Einführung des HR-Moduls für Personalverwaltung daraufhin überprüft, ob sie wegen des Wegfalls der Erforderlichkeit in Zukunft unterbleiben können. Nach Sichtung der Ad-hoc-Auswertungen ist zu prüfen, ob weitere Standardauswertungen aufzunehmen sind. Soweit sie mehrere Hochschulen betreffen, sind diese dem Hauptpersonalrat im Rahmen des Beteiligungsverfahrens vorzulegen und ergänzen nach Zustimmung die Anlage 2.
  6. Die Zugangs- und Zugriffsrechte sind nach notwendiger Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung des § 10 HDSG eng zu fassen und zeitlich begrenzt gestuft zu vergeben. Ohne Veränderung der Aufgabenstellung wird kein Beschäftigter durch die Einführung der Datentechnik SAP R/3 weniger oder mehr Zugangsrechte erhalten als bisher. Die Berechtigungen werden insoweit 1:1 übertragen. Änderungen der Aufgabenstellung werden der örtlichen Personalvertretung mitgeteilt.

§ 10 Inkrafttreten der Dienstvereinbarung

  1. Diese Vereinbarung tritt am Tage nach ihrer Bekanntgabe in Kraft.
  2. Soweit einzelne Vorschriften der Vereinbarung auf Grund anderweitiger rechtlicher Regelungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen hierdurch nicht berührt.
  3. Zur vorläufigen Information werden der Rahmendienstvereinbarung folgende Anlagen beigefügt:
    • Anlage 1 Beschreibung der Projektstruktur
    • Anlage 2 Projektdefinition
    • Anlage 3 Fachkonzepte
    • Anlage 4 Schulungskonzept
    • Anlage 5 Konzept des Fachhochschulrechenzentrums
    • Anlage 6 Gesetzliche und tarifliche Regelungen
    • Anlage 7 Begriffsbestimmungen

Im Rahmen der Überprüfung nach § 2 Abs. 3 werden von der Arbeitsgruppe die in den Anlagen enthaltenen Regelungen ermittelt, die personalvertretungsrechtliche Beteiligungstatbestände enthalten. Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst wird hinsichtlich der in den Anlagen enthaltenen beteiligungspflichtigen Maßnahmen gesonderte Beteiligungsverfahren einleiten, soweit die Zuständigkeit des Hauptpersonalrats gegeben ist.

Die Hessische Ministerin
für Wissenschaft und Kunst
Im Auftrag

gez.

Dr. Sauer
Der Vorsitzende des Hauptpersonalrats
beim Hessischen Ministerium


gez.

Dr. Werthmüller