Prozessmanagement
Die Aufgaben des Prozessmanagements liegen in der Dokumentation, Analyse und Restrukturierung von Arbeitsabläufen (Prozessen).
Im Rahmen des Prozessmanagements werden bestehende Prozesse zunächst erfasst. Damit können Inkonsistenzen und Schwachstellen in der Organisation von Arbeitsabläufen gut erkannt –und sofern erforderlich– neu modelliert werden, um Optimierungspotentiale bestmöglich zu nutzen.
Die Modellierung von Prozessen dient auch zur vereinfachten Darstellung von komplexen Sachverhalten und zur Unterstützung in der Dokumentation.
An Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten entstehen häufig Missverständnisse. Durch Prozessmodelle wird allen Prozessbeteiligten aufgezeigt, welche Tätigkeiten vor bzw. nach der eigenen Zuständigkeit anfallen. Auf diese Weise können ein flüssigerer Ablauf begünstigt und Schnittstellen eindeutig definiert werden.
Das Prozessmanagement unterstützt die Referate und Stabsstellen des Dezernates IV bei der Administration ihrer Prozesse. Im Zuge der Modellierung eines Prozesses setzen sich die Organisationseinheiten intensiv mit den Abläufen auseinander, erste Verbesserungsmöglichkeiten oder veraltete Abläufe können so bereits identifiziert werden.
Alle modellierten Prozesse werden in einem Prozessportal veröffentlicht, auf diese Weise wird Transparenz geschaffen.
Ein weiterer Aspekt des Prozessmanagements ist es Prozesse aktuell zu halten. Schon kleinere gesetzliche Änderungen oder veränderte Rahmenumstände können eine Anpassung erforderlich machen. Daher müssen die Prozesse in regelmäßigen Abständen auf Aktualität überprüft werden. Dies erfolgt in erster Linie durch die Organisationseinheiten, das Referat IVD unterstützt, falls Änderungen notwendig sind.
Das Prozessportal
Über den folgenden Link gelangen Sie zum Prozessportal, dem „Collaboration Hub“: https://editor.signavio.com/p/hub/de_de/?t=9745474e71f147aeaad448b146a66c5e
Die Anmeldung erfolgt via SSO mit Ihrer TU-ID.
Personen, die bisher keine Lizenz zu Signavio hatten, erhalten automatisch eine Lizenz, wenn sie sich über den oben stehenden Link anmelden.
Sie erhalten dann automatisch Zugriff auf den Collaboration Hub.
Die Berechtigung für den Bereich des Dezernates IV muss manuell durch die Stabsstelle IT- und Prozesskoordination vergeben werden.
Bei neuen Mitarbeitenden wird Ivonne Huxhorn die Meldung zur Freischaltung an die Stabsstelle senden.