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Dateiformat von Abschlussarbeiten

In welchem Dateiformat sollen Abschlussarbeiten elektronisch eingereicht werden?

Abschlussarbeiten müssen der ULB über das TUbama-Portal im Dateiformat PDF/A (archivierbares PDF) eingereicht werden.

Generell wird das Dateiformat der Abschlussarbeit von der/dem Prüfenden festgelegt (§ 22 APB).

Das archivierbare PDF/A-Format lässt sich in der Regel aus allen üblichen Textverarbeitungsprogrammen erzeugen. Es müssen jedoch beim Speichern die richtigen Einstellungen gewählt werden. Dazu beachten Sie bitte die Anleitungen Ihres Textverarbeitungsprogramms.

Sie sollten auf jeden Fall frühzeitig einen Testupload einer so erstellten PDF/A-Datei vornehmen, um zu überprüfen, ob das Format akzeptiert wird. Beim Upload-Prozess wird das Dateiformat automatisch überprüft. Bei „Nächster Schritt“ erhalten Sie eine Meldung, ob das Format der hochgeladenen Datei korrekt ist oder ob es nicht PDF/A-konform ist. Sie können eine fehlerhafte Datei jederzeit wieder löschen und eine neue Datei hochladen. Sollte das Dateiformat nicht korrekt sein, wird ein Einreichen der Arbeit automatisch verhindert.

Der Dateiname darf keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten!

Bitte überprüfen Sie insbesondere auch, ob Ihre Grafiken mit transparentem Hintergrund korrekt dargestellt werden. Bei Problemen müssen Sie ggf. den Hintergrund der Grafiken in „Weiß“ umwandeln.

Microsoft Office 2010

In Microsoft Office 2010 finden Sie die Einstellung zum Speichern im PDF/A-Format unter den PDF-Optionen.

Sollten Sie andere Versionen von Microsoft Office verwenden, informieren sie sich bitte rechtzeitig.

Dialog 'Optionen' im Dialog 'Speichern' für Dateityp 'PDF'
Dialog 'Optionen' im Dialog 'Speichern' für Dateityp 'PDF'

Open Office

In OpenOffice finden Sie die Einstellung zum Speichern im PDF/A-Format unter „Datei“ -> „Exportieren als PDF…“

In der Dialogbox „PDF-Optionen„ wählen Sie unter „Allgemein“ ->„PDF/A“

Sollten Sie andere Versionen von Open Office verwenden, informieren Sie sich bitte rechtzeitig.

LaTeX

Mit LaTeX ist es ebenfalls möglich, ein PDF/A-Format zu erzeugen. Bitte informieren Sie sich, wie dies funktioniert und testen Sie in jedem Fall frühzeitig die Korrektheit des Formates durch einen Testupload.

Hier die notwendigen Schritte, falls Sie die offiziellen LaTeX-Vorlagen der TU Darmstadt verwenden:

  1. Fügen Sie, falls nicht schon erfolgt, die folgenden zwei Zeilen VOR \begin{document} ein:
    \usepackage{hyperref}
    \usepackage[a-1b]{pdfx}
  2. Erstellen Sie eine Metadatendatei. Diese muss den gleichen Basisnamen wie die Thesis tragen und die Dateiendung „.xmpdata“.
    Hier ein Beispiel mit dem Namen „thesis.xmpdata“.
  3. Übersetzen Sie die LaTeX-Datei mit pdflatex.

PDF/A programmunabhängig speichern

Es gibt verschiedene Programme, die einen virtuellen pdf-Drucker installieren, der es ermöglicht, unabhängig von der zum Schreiben der Abschlussarbeit verwendeten Software, in eine pdf-Datei zu drucken.

Beispiele für solche Softwareprogramme sind: PDF24, FreePDF oder Adobe Acrobat (nicht der Adobe Reader!!). Auch in diesen Programmen kann das PDF/A-Format ausgewählt werden.