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Prüfungen aus mehreren Listen (ungebündelte Prüfungen) zu einer Liste zusammenführen und bearbeiten

Aufgrund einiger Einstellungen im TUCaN RichClient werden manche Prüfungen in mehreren Listen dargestellt. Um die Bearbeitung zu vereinfachen, können diese Listen exportiert und zu einer Gesamtliste zusammengeführt werden. In der Gesamtliste können Sie die Prüflinge nach Ihren gewünschten Kriterien sortieren (z.B. Matrikelnummren) und die Noten eintragen. Anschließend wird die Gesamtliste wieder in die Einzellisten zerlegt und importiert. Dadurch ersparen Sie sich das Suchen nach Prüflingen in den Einzellisten.

Dies ist nur anwendbar, wenn den Einzellisten dasselbe Bewertungsschema zugrunde liegt (Noten oder bestanden/nicht bestanden).

Bitte beachten Sie:

In der exportierten Datei müssen die Reihenfolge der Spalten und die ersten beiden Zeilen erhalten bleiben und dürfen nicht verändert werden, damit TUCaN das Format erkennen kann. Zudem muss die Datei das Format .txt behalten, um wieder eingelesen werden zu können.

Anleitung (exemplarisch anhand Prüfung 02-02-0003):

1. Schritt: Ordner anlegen

Legen Sie im Windows Explorer einen Ordner als Zielspeicherort an (es empfiehlt sich, die Prüfungsnummer als Ordnernamen zu verwenden).

2. Schritt: Prüfungen aufrufen

Loggen Sie sich in TUCaN ein und gehen Sie auf die Seite „Prüfungen“ (Gruppenprüfungen).

3. Schritt: Prüfung 1 öffnen

Öffnen Sie die Prüfung der ersten Zeile in einem neuen Fenster (rechte Maustaste: Link in neuem Fenster öffnen).

Anmerkung: Bei manchen Prüfungen ändert sich bei wiederholtem Öffnen und Schließen der Einzellisten die Reihenfolge der Liste. Daher empfiehlt es sich, die Prüfungen in einem neuen Fenster (oder Tab) zu öffnen.

4. Schritt: Liste 1 herunterladen

Klicken Sie auf Exportieren; anschließend mit der rechten Maustaste auf Liste herunterladen. Im sich nun öffnenden Contextmenü klicken Sie auf Ziel speichern unter.

Nun wählen Sie den Ordner, den Sie zu Beginn für diese Prüfung angelegt haben. Beim Speichern der Datei fügen Sie „-1“ an den Dateinamen an, z.B. 02-02-0003-Fachprüfung-1.txt.

Achtung! Die Datei muss als .txt gespeichert werden, wie vom System vorgegeben.

5. Schritt: Weitere Listen

Die anderen Listen gleichermaßen herunterladen und durchnummerieren.

6. Schritt: Liste 1 in Excel öffnen

Nun öffnen Sie Liste 1 in Excel. Hierzu empfiehlt sich der folgende Weg:

Öffnen Sie Excel und Windows Explorer in zwei Fenstern, und ordnen Sie diese nebeneinander auf Ihrem Bildschirm an.

Nehmen Sie die Datei (02-02-0003-Fachprüfung-1.txt) mit der linken Maustaste und mit ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in das Excel-Fenster hinein. Dann lösen Sie die Maustaste und die Datei öffnet sich in Excel.

7. Schritt: Zahl eintragen

Tragen Sie in der Spalte „Prüfungsnummer“ in alle Zeilen die Zahl 1 ein.

Speichern Sie die Datei unter: 02-02-0003-alle.txt.

8. Schritt: Liste 2 in Excel öffnen

Öffnen Sie eine neue leere Excel-Datei (Strg+N) und öffnen Sie Liste 2 (siehe Schritt 6).

9. Schritt: Zahl eintragen

Tragen Sie im Feld „Prüfungsnummer“ die Zahl 2 in alle Zeilen ein. Anschließend kopieren Sie alle Zeilen in die Datei 02-02-0003-alle.txt

10. Schritt: Liste 3 bearbeiten

Wiederholen Sie Schritt 6 – 7 für die dritte Liste wiederholen (Zahl 3 eintragen).

11. Schritt: Gesamtliste bearbeiten

Nun haben Sie eine Liste (02-02-0003-alle.txt) mit allen Prüfungsteilnehmern. Durch die Nummerierung im Feld Prüfungsnummer bleibt Ihnen die Zugehörigkeit zur Ursprungsliste immer erhalten. Sie können nun die Liste beliebig sortieren, z.B. nach Matrikelnummer.

Achtung! Die Reihenfolge der Spalten und die ersten beiden Zeilen müssen immer erhalten bleiben!

12. Schritt: Gesamtliste in Einzellisten zerlegen

Nach der Bearbeitung bzw. dem Eintragen der Noten zerlegen Sie die Listen wieder in die Einzellisten. Dafür müssen Sie die Gesamtliste zunächst nach der Prüfungsnummer sortieren.

Anschließend kopieren Sie die Zeilen wieder in die entsprechenden einzelnen Dateien, löschen die Prüfungsnummern und speichern die Dateien.

13. Schritt: Einzellisten importieren

Zum Importieren der Listen gehen Sie wieder wie zu Beginn vor.:

Von der Übersichtsseite Prüfungen aus öffnen Sie jede Prüfung in einem neuen Fenster und importieren Sie die entsprechende Liste. Falls Noten nicht plausibel sind oder Personen nicht gefunden werden, zeigt TUCaN dies an. Falls einzelne Noten nicht übernommen werden sollen, können Sie den Haken in der Spalte „Akzeptieren“ löschen. Schließen Sie den Vorgang durch Übernehmen ab. Verfahren Sie so mit jeder einzelnen Liste.