Corona-Virus Handlungsanweisungen

Corona-Virus – Handlungsanweisungen für Beschäftigte

Stand: 29.04.2020

Der nachfolgend zitierte Kabinettsbeschluss und die in Bezug genommene Dienstanweisung gelten zunächst über den 30. April 2020 hinaus unverändert weiter und sind damit weiterhin relevant für die an der TU Darmstadt bestehenden Handlungsanweisungen.

Die gegenwärtige Situation ist nach wie vor sehr dynamisch, was eine Änderung und Anpassung der Handlungsempfehlungen in nächster Zeit sicher erforderlich machen wird. Bitte planen Sie gleichwohl auf der Grundlage der vorliegenden Handlungsempfehlungen. Sofern notwendige Anpassungen eine Übergangsfrist erforderlich machen, wird es diese natürlich geben. Bitte werfen Sie regelmäßig einen Blick auf unsere zentralen Informationsseiten und bitten auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dies zu tun. Sie finden diese Seite hier.

In enger Abstimmung mit dem Hessischen Ministeriums für Soziales und Integration, dem Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst und im Austausch mit anderen Wissenschaftseinrichtungen und den Expertinnen und Experten an der TU Darmstadt versuchen wir angemessene Regelungen und Empfehlungen zu treffen, die den Notwendigkeiten eines unter diesen besonderen Bedingungen geordneten Dienstbetriebes gerecht werden, aber auch die Belange der Mitglieder unserer Universität, deren Ängste und Sorgen so weit wie nur irgendwie möglich berücksichtigen. Dies wird in einigen Fällen sehr schwer und nur mit aktiver Unterstützung aller Beteiligten möglich sein. Wir werden dabei immer wieder vor Situation gestellt werden, die wir nicht voraussehen und für die wir keine pauschalen Regelungen treffen konnten. In dieser Situation sind mitunter schwierige Einzelfallentscheidungen zu treffen. Für eine Beratung aber auch eine Abstimmung steht Ihnen ein Expertenteam zur Verfügung, welches die Anfragen und Antworten unter Einbeziehung sämtlicher Expertinnen und Experten der TU Darmstadt koordiniert und in enger Abstimmung mit dem Krisenteam und der Universitätsleitung steht. Sie erreichen das Team unter .

Tagesaktuelle Informationen und Handlungsempfehlungen und –anweisungen finden Sie auf unserer Homepage unter:
https://www.tu-darm-stadt.de/universitaet/aktuelles_meldungen/mitteilung_corona_virus.de.jsp

Wir möchten alle Beschäftige, die Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter (natürlich einschließlich der studentischen Hilfskräfte) dazu animieren, in dieser besonderen Situation eine gewisse Großzügigkeit walten zu lassen und kreative Lösungen zu finden, soweit diese aus rechtlicher Sicht vertretbar sind und die Beschäftigten keinen Gefahren aussetzen.

Nachfolgend haben wir die Erwartungen der Universitätsleitung in diesem Zusammenhang zusammengestellt (Stand: 29.04.2020), an denen Sie sich bitte bei Ihren Entscheidungen orientieren:

a) Das Präsidium erwartet, dass Führungskräfte und Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, sehr großzügig nutzen, unabhängig davon, ob sie unter den Geltungsbereich der seit 1.9.2019 geltenden Regelung zur mobilen Arbeit fallen und unabhängig von den dort getroffenen Regelungen.

b) Die Führungskräfte haben die technischen Voraussetzungen hierfür zu schaffen. Auch in Fällen, in denen dies nicht zeitnah möglich ist, sollen in Abstimmung zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeitern Wege gefunden werden, wie mobiles Arbeiten, notfalls unter vertretbarer Einschränkung der Funktionsfähigkeit, realisiert werden kann.

c) Dabei sind die Interessen von Beschäftigte mit einem erhöhten Risiko für einen schweren Krankheitsverlauf bei COVID-19 besonders zu berücksichtigen. Zur Vermeidung eines höheren Risikos für einen schweren Krankheitsverlauf ist grds. allen Beschäftigten ab einem Alter von 60 Jahren, allen Beschäftigten bei denen eine Grunderkrankung (z.B. Herzkreislauferkrankungen, Diabetes, Erkrankungen des Atmungssystems, der Leber, der Niere, sowie Krebserkrankungen) vorliegt und allen Beschäftigten mit unterdrücktem Immunsystem (z.B. aufgrund einer Erkrankung, die mit einer Immunschwäche einhergeht oder wegen der Einnahme von Medikamenten, die die Immunabwehr unterdrücken), die Möglichkeit des mobilen Arbeitens einzuräumen, sofern dies realisiert werden kann (siehe Beschluss des Kabinetts vom 13.03.2020).

d) Beschäftigten mit Betreuungssituationen wird auf deren Wunsch hin, sofern und soweit ein mobiles Arbeiten nicht oder nur eingeschränkt möglich ist, Arbeits- bzw. Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge über die bislang tariflich bzw. beamtenrechtlich – in Anlehnung an den Arbeitnehmerbereich – zulässigen 3 Arbeitstage hinaus für den Fall der häuslichen Betreuung eines eigenen Kindes unter 12 Jahren gewährt, wenn dies wegen der Schließung der Kinderkrippe, des Kindergartens oder der Schule des Kindes aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen (Corona-Virus) erforderlich ist. Im Rahmen der Entscheidung ist neben dem Alter des Kindes auch zu berücksichtigen, ob alternative Betreuungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen und mobiles Arbeiten ggf. auch nur stundenweise, in Betracht zu ziehen ist. Entsprechendes gilt für die Betreuung eines pflegebedürftigen nahen Angehörigen (SGB XI, Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz) in einer Tagespflegeeinrichtung, wenn diese aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen wegen des Corona-Virus schließt (siehe Beschluss des Kabinetts vom 13.03.2020).

e) In den vorgenannten Fällen c) und d) stimmen sich die Führungskräfte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Einer formalen Antragstellung und einer Genehmigung des Antrages bedarf es nicht.

f) Das mobile Arbeiten von zuhause gilt zunächst auch über den 30. April 2020 hinaus als genehmigt. Es wird darauf hingewiesen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Die Führungskräfte führen eine Übersicht über diejenigen Beschäftigten, die aufgrund dieser Regelung vorübergehend von zuhause arbeiten (siehe Beschluss des Kabinetts vom 13.03.2020).

g) Die Führungskräfte führen eine Übersicht über diejenigen, die aufgrund der Regelung unter d.) vom Dienst freigestellt sind und legt diese in regelmäßigen Abständen dem Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten vor.

h) Sofern mobiles Arbeiten nicht möglich ist, soll mit dem Wunsch der Beschäftigten auf kurzfristige Urlaubsgenehmigung, dem Abbau von Plusstunden und dem Aufbau von Minusstunden, soweit dies unter vertretbarer Einschränkung der Funktionsfähigkeit möglich ist, großzügig umgegangen werden. Auch in diesem Fall sind die Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter aufgefordert, kreative aber rechtlich zulässige Lösungen zu finden.

Präsenz-Besprechungen sind auf das notwendige Maß zu beschränken. Alternativ sind geeignete Online-Formate zu wählen. Sollten Präsenz-Besprechungen tatsächlich erforderlich sein, ist die Teilnehmer*innen-Zahl zu beschränken, geeignete Räumlichkeiten zu wählen und die im Kontext mit der Virusinfektion üblichen und bekannten Verhaltensregelungen einzuhalten.

Alle Beschäftigten haben sich im Falle einer Erkrankung, wie bisher am ersten Tag der Erkrankung bei Ihrer Führungskraft krank zu melden. Es wird erst ab dem 8. Kalendertag die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt. Die Krankmeldung sollte möglichst auf elektronischem Wege erfolgen bzw. auch so dokumentiert werden.

Beschäftigte, die sich im Ausland aufgehalten haben (Risikogebiete weist das Robert Koch Institut nicht mehr aus) und nach Deutschland zurückkehren, haben ihre Personalverwaltung unaufgefordert telefonisch über ihre Rückkehr aus dem Ausland zu informieren. Bei der Rückkehr ist unabhängig vom Herkunftsland eine 14-tägige häusliche Quarantäne einzuhalten. Sofern dies möglich ist, sollte die Dienst-/Arbeitsleistung in mobiler Arbeit von zuhause aus erbracht werden. Diese Regelung gilt auch für Beschäftigte, die mit einer oder einem Infizierten Kontakt hatten.

Einreisende Personen sind verpflichtet, sich unverzüglich nach der Einreise auf direktem Weg in ihre eigene Häuslichkeit oder zu einer anderen geeigneten Unterkunft zu begeben und sich für einen Zeitraum von 14 Tagen nach ihrer Einreise ständig dort aufzuhalten. Sie sind außerdem verpflichtet, unverzüglich das für sie zuständige Gesundheitsamt zu kontaktieren und auf ihre Einreise hinzuweisen (Bundesministerium für Gesundheit).

Es finden keine Präsenz-Fortbildungsveranstaltungen statt. Beschäftigte nehmen auch nicht an sonstigen internen oder externen Präsenz-Fortbildungsveranstaltungen teil. Die Teilnahme an den jeweiligen Veranstaltungen ist abzusagen.

Dienstreisen in die vom Robert-Koch-Institut (RKI) festgelegten Risikogebiete
(https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete.html) sind nicht genehmigungsfähig, bereits erteilte Genehmigungen für anstehende Dienstreisen in diese Gebiete sind hinfällig. Stornogebühren für bereits gebuchte Dienstreisen werden ohne weitere Begründung oder Nachweis erstattet.
Bei allen anderen Dienstreisen haben die Führungskräfte und die Dienstreisenden verantwortungsvoll in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Dienstreise zwingend notwendig ist. Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video und Telefonschaltkonferenzen sind vorrangig zu prüfen.
Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden. Auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln soll verzichtet werden. Bei der Reisekostenabrechnung ist davon auszugehen, dass für die Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe i.S.d. § 6 Abs. 1 des Hessischen Reisekostengesetzes vorliegen und eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,35 EUR gewährt wird.

Alle Beschäftigten, die über einen dienstlichen Laptop oder ein anderes dienstliches mobiles Endgerät verfügen, haben diese Geräte bei Dienstschluss mit nach Hause zu nehmen, um sicherzustellen, dass auch kurzfristig mobiles Arbeiten realisiert werden kann.

Zur Verringerung des Infektionsrisikos können Kinder leider nicht zum Dienst mitgebracht werden. Zur Betreuungssituation siehe oben Ziffer 1 d)

Zu Ziffer 3. bis 7., siehe Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus im Geschäftsbereich des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst bis zum 30. April 2020

Status: 29 April 2020

Coronavirus – Instructions and Guidelines for Employees and Staff

The Hessian cabinet resolution and the instructions based on it will stay in place unchanged beyond 30 April 2020 and, therefore, are still relevant to all instructions and guidelines applicable at TU Darmstadt.

The current situation is still very dynamic which most likely will require modifications and adaptations of these instructions and guidelines in future. None-the-less, please base all your planning on the current version of these instructions and guidelines. Should any necessary changes and/or adaptations require a grace period, this grace period will be granted. Please check our central information pages regularly and encourage your employees and staff to do the same. For further information, click here.

In close cooperation with the Hessian Ministry for Social Affairs and Integration, the Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts and in close contact with other academic institutions, including experts at the TU Darmstadt, we work hard to adopt regulations and offer recommendations to maintain operations and services under these difficult circumstances. However, we also need to consider the personal circumstances of our students, employees and staff, including their fears and worries as much as possible. This will in some cases become quite challenging and we will only be able to persevere with the active help and support of all concerned. More often than not, we will be confronted with situations that we did not foresee and for which we have no ready-made response. These situations may require extremely difficult decisions on an individual basis. To ensure a well-informed decision-making process, we offer counselling in close cooperation with our team of experts who will coordinate all queries and responses and will include all experts at TU Darmstadt, the TU crisis response team and the Executive Board of TU Darmstadt in this process. You can contact the team via email at .

Please check the TU Darmstadt homepage daily for up-to-date information, guidelines and instructions: https://www.tu-darmstadt.de/universitaet/aktuelles_meldungen/corona_vorsorge/index.en.jsp

We would also like to encourage all employees, staff and supervisors/managers as well as student assistants, of course, to show a certain degree of generosity and flexibility in this situation and to help us find creative solutions as long as they comply with the law and do not expose employees and staff to danger.

In the following, we compiled the expectations of the Executive Board of TU Darmstadt on this matter (Status: 29 April 2020), which we ask you to kindly consider in your decision-making process:

a) The Executive Board expects that supervisors/managers as well as employees and staff make generous use of the opportunity to work from home independent of whether or not they fall under the regulations on mobile work in force since 1 November 2019 and independent of the individual regulations formulated then.

b) Supervisors/managers are expected to implement the necessary technical requirements to make working from home possible. Should it be impossible to offer mobile work immediately, employees, staff and supervisors/managers need to find a feasible solution, even if reasonable restrictions of functionality are required.

c) The interests of employees and staff with an increased risk of serious illness caused by COVID-19 need to be considered in particular. All employees and staff, age 60 and older and/or suffering from underlying health conditions (such as cardiovascular diseases, diabetes, chronic diseases of the respiratory system, the liver, kidneys as well as cancer) and/or with a suppressed immune system (due to any illness putting a strain on the individual’s immune system and/or due to any prescribed medication that weakens the immune system) must be given the opportunity of working from home if at all feasible (refer to resolution of the cabinet, dated 13 March 2020).

d) Upon request, employees and staff taking care of children under the age of 12 will be granted leave of absence with continued payment of remuneration beyond the 3 working days previously collectively agreed or provided under civil-service law, if and provided that working from home is either not possible or only in a limited way should childcare facilities such as nurseries, kindergarten or school close due to coronavirus infection control measures. In addition to the age of the child, this decision-making process must also consider available alternative care-taking options and mobile work from home, even at irregular hours, if necessary. The same considerations apply to employees or staff having to take care of family members in day-care (refer to SGB XI of the German Social Security Code and HVwVfG, the Hessian Administrative Procedure Act) should these day-care facilities close due to corona infection control measures (refer to resolution of the cabinet, dated 13 March 2020).

e) In the cases c) and d) mentioned above, the supervisors/managers need to coordinate matters with employees and staff. A formal request and a formal approval of this request will not be necessary.

f) Mobile work from home is considered approved beyond 30 April 2020. Please note, however, that confidential data and information must be protected at all times to prevent third parties from accessing and reading them. Supervisors/managers maintain a list of all employees and staff who will be working from home temporarily based on this regulation (refer to resolution of the cabinet, dated 13 March 2020).

g) Supervisors/managers will also maintain a list of all those employees and staff who have been exempted from duty based on the regulation stipulated under d) and will present them in regular intervals to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

h) In case work from home is not a feasible option, holiday leave on short notice, a reduction of accumulated plus hours and an increase of minus hours should be considered generously as far as possible with reasonable restrictions of functionality. In this case, too, supervisors/managers, employees and staff are encouraged to come up with creative solutions as long as they comply with the law.

The number of face-to-face meetings must be restricted to the absolute minimum. Alternative online communication formats should be used instead. Should face-to-face meetings be absolutely required, the number of participants must be reduced, suitable rooms must be chosen and to prevent further virus infections, the precautionary steps such as sneeze and cough etiquette, a minimum safety distance between participants etc. must be observed.

In case of sickness, employees and staff need to notify their supervisor/manager as usual on the first day of sickness. They will have to present a certificate of incapacity for work from calendar day 8 of their sickness. This sick leave notification should be done electronically, if possible, and should also be documented this way.

Employees and staff who have been staying abroad and are now returning to Germany need to notify their HR administration office unprompted and immediately by phone of their return from abroad, as the Robert Koch Institute (RKI) does no longer indicate specific risk areas. Anyone returning to Germany must observe a 14-day self-quarantine at home independent of the country they are returning from. If at all possible, mobile work from home should be first choice. This regulation applies also to any employee or staff member who has been in immediate contact with a coronavirus infected person.

Anyone entering Germany is obligated to go to their living quarters or any other suitable lodging directly and without delay. They have to stay in these quarters or lodgings for 14 days following their entry to Germany and are not permitted to leave them. They are also obligated to contact their local Gesundheitsamt (public health department) immediately and to advise them of their entry from abroad (German Federal Ministry of Health).

There will be no face-to-face courses available for further training. Employees and staff will not attend any face-to-face in-house or external training courses. Participation in such courses must be cancelled.

Business trips to risk areas as specified by the Robert Koch Institute (RKI) (refer to https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete.html) cannot be approved; any approvals already granted for upcoming trips to these areas are now invalid. Cancellation fees for business trips already booked will be reimbursed without further need of justification or proof.
For all other business trips, supervisors/managers and the travellers must check with due diligence in each case whether this business trip is absolutely necessary. Alternative forms of communication such as video and telephone conferences must be given first choice.
Should a business trip prove unavoidable, then this trip should preferably be done with a company car without any additional passengers and not with a private car. Using public transport is not recommended. When using a private car, valid reasons in accordance with §6(1) of the HRKG (Hessian travel expense law) will be assumed and a compensation of EUR 0.35 per kilometre travelled will be granted.

All employees and staff who have access to a university laptop and/or mobile phone are required to take these devices to their private quarters to ensure that working from home is possible even on short notice.

To reduce a risk of infection, children cannot be taken along to work. For more information about taking care of children, refer to position 1 d).

Regarding positions 3 to 7, refer to “Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus im Geschäftsbereich des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst bis zum 30. April 2020”, the instructions for handling the coronavirus by the Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts.