Corona-Virus Handlungsanweisungen

Corona-Virus – Handlungsanweisungen für Beschäftigte

Stand: 03.09.2020

Die fortdauernde Corona-Pandemie macht es erforderlich, Ihnen als Beschäftigte der Technischen Universität Darmstadt weiterhin besondere Handlungsanweisungen zur Verfügung zu stellen. Die bisherige Fassung wurde der aktuellen Situation angepasst. Ergänzt, erweitert und aktualisiert wurden die Handlungsanweisungen insbesondere bei den Themen Präsenzarbeit/Mobile Arbeit/Dienstlich veranlasste Zusammenkünfte und bei der Reisetätigkeit. Da die Infektionszahlen steigen, ist ein äußerst verantwortungsvolles Verhalten und das Minimieren von Risiken unerlässlich. Die überarbeiteten Richtlinien finden Sie nachfolgend.

Die Handlungsanweisungen sollen dazu beitragen, angemessene und klare Regelungen und Empfehlungen zu treffen, die einerseits den Notwendigkeiten eines unter diesen besonderen Bedingungen geordneten Dienstbetriebes gerecht werden, andererseits aber auch die Belange und individuellen Situationen der Mitglieder unserer Universität, ihre Ängste und Sorgen so weit wie nur irgendwie möglich zu berücksichtigen. Ein eigens zusammengestelltes Team steht bereit, um Sie zu beraten sowie Anfragen und Antworten unter Einbeziehung sämtlicher Expert*innen der TU Darmstadt zu koordinieren. Sie erreichen das Team, das im engen Austausch mit dem Krisenteam und der Universitätsleitung, steht, unter .

Tagesaktuelle Informationen und Handlungsempfehlungen sowie -anweisungen finden Sie auf unserer Homepage.

Vorbemerkung

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst hat die Geltungsdauerder Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK vom 28. Mai 2020 bis 31. Oktober 2020 verlängert.

Nachfolgend haben wir die Erwartungen der Universitätsleitung in diesem Zusammenhang neu zusammengestellt, an denen Sie sich bitte bei Ihren Entscheidungen nunmehr orientieren. Diese Handlungsanweisungen haben ab dem 3. September 2020 Gültigkeit.

Allgemein gilt, dass persönliche Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen auf ein Mindestmaß zu reduzieren und stattdessen Telefon- oder Videokonferenzen sowie elektronische Post vorwiegend zu nutzen sind. Dies gilt insbesondere auch für dienstlich veranlasste Zusammenkünfte, vgl. Punkt 3.

Nach den Informationen des Robert-Koch-Instituts (RKI) steigt das Risiko einer schweren Erkrankung mit COVID-19 ab dem 50. Lebensjahr überproportional mit dem Alter an. Verschiedene Grunderkrankungen wie z.B. Herzkreislauferkrankungen, Diabetes, Erkrankungen des Atmungssystems, der Leber und der Niere sowie Krebserkrankungen scheinen nach Einschätzung des RKI unabhängig vom Alter das Risiko für einen schweren Krankheitsverlauf zu erhöhen. Es kann verlangt werden, dass die Zugehörigkeit zur Risikogruppe durch ärztliches Attest bestätigt wird.
Den Risikogruppen wird die Möglichkeit eingeräumt, ihren Dienst/ihre Arbeitsleistung im Rahmen der mobilen Arbeit von zuhause zu erbringen, sofern dies im Hinblick auf technische und datenschutzrechtliche Voraussetzungen und Aufgabengebiete möglich ist.
Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.

Soweit ein Arbeiten in der mobilen Arbeit nicht möglich ist, sind geeignete Maßnahmen umzusetzen, um auch den Risikogruppen ein Arbeiten in der Dienststelle zu ermöglichen. Zu denken ist dabei auch an die Zuweisung eines Einzelzimmers, oder bei gemeinschaftlicher Büronutzung ein zeitversetztes Arbeiten in „Schichten“, insbesondere bei Teilzeitbeschäftigung, die Zuweisung einer Tätigkeit in Randzeiten oder auch die Zuweisung einer anderen Tätigkeit innerhalb der arbeitsvertraglich vereinbarten Entgeltgruppe.
Grundsätzlich sind die Verantwortlichen der einzelnen Organisationseinheiten verpflichtet, auf Basis einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erforderlich sind, um die Beschäftigten vor den mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verbundenen gesundheitlichen Gefahren, gerade im Hinblick auf das aktuelle Infektionsgeschehen, effektiv zu schützen (Hygiene- und Infektionsschutzkonzept sowie Gefährdungsanalyse).

Hierzu wird empfohlen und im Bedarfsfall erwartet, dass sich die verantwortlichen Vorgesetzten durch das Gesundheitsteam und die Betriebsärzte, Personaldezernat, Personalvertretung und Schwerbehindertenvertretung beraten und unterstützen lassen. Abzuleitende Maßnahmen unterliegen ggf. der Mitbestimmung. Es ist zu beachten, dass technische Schutzmaßnahmen Vorrang vor organisatorischen und diese wiederum Vorrang vor personenbezogenen Schutzmaßnahmen haben. Auf die Beachtung der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im August 2020 veröffentlichten SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards wird ausdrücklich hingewiesen.

Die in diesem Zusammenhang zu treffenden Maßnahmen sind zwischen den Führungskräften und den Beschäftigten abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren.

Die andauernde Corona-Pandemie stellt Beschäftigte, denen die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen obliegt, vor besondere Herausforderungen. Die TU Darmstadt wird im Rahmen der ihr obliegenden Fürsorgepflicht versuchen, diesen besonderen Anforderungen durch geeignete Maßnahmen Rechnung zu tragen. Dies entspricht auch dem Anspruch der TU Darmstadt als familienfreundliche Hochschule. Hierzu ist bei Bedarf ein enger Austausch und eine Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften erforderlich. Das Corona-Expert*innen-Team, die Servicestelle Familie und Vertreter*innen des Personaldezernats und der Personalvertretung stehen für Rückfragen und für einen Austausch ebenfalls gerne zur Verfügung.

Arbeitsnehmer*innen sowie Beamt*innen kann mobiles Arbeiten weiterhin von zuhause aus und im Ausnahmefall Arbeits- bzw. Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge über die bislang tariflich bzw. beamtenrechtlich – in Anlehnung an den Arbeitnehmerbereich – zulässigen 3 Arbeitstage hinaus für den Fall der häuslichen Betreuung eines eigenen Kindes unter 12 Jahren gewährt werden, wenn dies wegen der Schließung der Kinderkrippe, des Kindergartens oder der Schule des Kindes aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen (Corona-Virus) erforderlich ist. Die Möglichkeit zur Gewährung der mobilen Arbeit gilt auch, wenn das Kind aufgrund der Pandemie wegen möglicher körperlicher Anzeichen von der Betreuungseinrichtung oder der Schule nach Hause geschickt wird. Dabei ist neben dem Alter des Kindes auch zu berücksichtigen, ob alternative Betreuungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Insbesondere die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, ggf. stundenreduziert außerhalb der Schulferien, sind vorrangig in Betracht zu ziehen.

Dem Antrag auf Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge ist in der Regel zu entsprechen, wenn und soweit – ggf. auch nur für einzelne Tage oder stundenweise – die in der Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK vom 28. Mai 2020 unter Ziffer 8. genannten Voraussetzungen alle erfüllt sind.

Entsprechendes gilt für die Betreuung eines Pflegebedürftigen nahen Angehörigen (SGB XI, Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz) in einer Tagespflegeeinrichtung, wenn diese aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen wegen des Corona-Virus schließt bzw. eine Aufnahme nicht möglich ist.

Wird im Arbeitnehmer*innenbereich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts gewährt, handelt es sich hierbei um eine Vorausleistung des Arbeitgebers gemäß § 56 Abs. 1a IfSG i.V.m. Abs. 5 IfSG, die den Entschädigungsanspruch für Verdienstausfälle nach § 56 Abs. 1a IfSG im Regelfall zum Erlöschen bringt. Im Übrigen bleibt das IfSG unberührt.

Die zu treffenden Maßnahmen (Arbeits- und Dienstbefreiung und/oder Mobile Arbeit) sind zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiter*innen abzustimmen. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben im Falle von mobiler Arbeit sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen. Über die Gewährung von Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge ist auf Antrag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Führungskräfte zu entscheiden. Die Führungskräfte führen eine Übersicht über diejenigen, die aufgrund dieser Regelung vom Dienst freigestellt sind, und legen diese in regelmäßigen Abständen dem Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten vor (jeweils zum Ende eines Monats).

Bei Bedarf und bei Vorliegen der Voraussetzungen stellt die TU Darmstadt sog. Arbeitgeber*innen-Bestätigungen zur Vorlage bei den jeweiligen Betreuungseinrichtungen aus. Diese Härtefallanträge werden von dem Team entgegengenommen und nach entsprechender Bestätigung der Voraussetzungen durch die Führungskraft so schnell wie möglich zentral gezeichnet.

Das Präsidium erwartet – wie bisher –, dass Führungskräfte und Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter von der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, Gebrauch machen, wenn dies ohne größere Einschränkung möglich ist. Aufgrund der beschleunigt ansteigenden Infektionszahlen und der damit verbundenen erhöhten Infektionsgefahr ist ein besonders sensibler Umgang mit Präsenzarbeit erforderlich. Diese ist auf das notwendige Minimum zu beschränken. Dies gilt auch dann, wenn eine Präsenzarbeit aus Hygiene- und Infektionsschutzgründen vertretbar wäre.

Von Mobiler Arbeit ist unabhängig davon Gebrauch zu machen, ob die Beschäftigten unter den Geltungsbereich der seit 1. September 2019 geltenden Regelung zur mobilen Arbeit fallen und unabhängig von den dort getroffenen Regelungen. Sie ist zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren. Führungskräfte und Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.

Alle Beschäftigten, die über einen dienstlichen Laptop oder ein anderes dienstliches mobiles Endgerät verfügen, haben diese Geräte bei Dienstschluss mit nach Hause zu nehmen, um sicherzustellen, dass auch kurzfristig mobiles Arbeiten realisiert werden kann.

Dokumentation und Anzeigepflicht von dienstlich veranlassten Zusammenkünften (ab drei Personen)

Präsenz-Besprechungen sind auf das notwendige Maß zu beschränken. Alternativ sind geeignete Online-Formate zu wählen. Sollten dienstlich veranlasste Zusammenkünfte (ab drei Personen) in Präsenz tatsächlich erforderlich sein, sind die nachstehenden Regelungen zu beachten.

Da die Infektionszahlen steigen, ist ein äußerst verantwortungsvolles Verhalten und das Minimieren von Risiken unerlässlich. Alle dienstlich veranlassten Zusammenkünfte (ab drei Personen) finden als Telefon- oder Videokonferenz statt. Nähere Informationen zu „dienstlich veranlasste Zusamenkünfte“ sind unter diesem Link zu finden. Davon ausgenommen sind genehmigte Präsenzveranstaltungen sowie bereits bestehende, unter Einhaltung des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts und den entsprechenden Gefährdungsbeurteilungen eingerichtete Arbeitsbereiche.

Treffen in Präsenz sind nur im Ausnahmefall gestattet, etwa wenn Teilnehmenden kein Computer bzw. Telefon zur Verfügung steht. Es ist dann auf geringstmögliche Gruppengröße, kurze Dauer und große Räumlichkeiten zu achten und das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept zu befolgen.

Damit die Hochschulleitung einen Überblick über die notwendigen Präsenztermine sowie über die Gründe für solche erhält, ist jede durchgeführte dienstlich veranlasste Zusammenkunft in Präsenz von der verantwortlichen Führungskraft mit Angabe der Zahl der Teilnehmenden, der Dauer und des Ortes vertraulich zu dokumentieren und mit einer substantiierten Begründung zu versehen, warum das Meeting nicht in Form einer Telefon- oder Videokonferenz stattfinden konnte. Die Dokumentation ist von der verantwortlichen Führungskraft in jedem Einzelfall unverzüglich dem Kanzler per Mail () zuzuleiten. Nach einer Aufbewahrungsfrist von vier Wochen muss die Unterlage gelöscht werden. Für die Hochschulleitung ist es wichtig, gerade in Zeiten, in denen die Infektionszahlen steigen, diese Informationen zu erhalten, damit eventuelle weitere notwendige Maßnahmen und Entscheidungen auf der Grundlage von belastbaren Zahlen getroffen werden können.

Im Laufe der Corona-Pandemie wurden nach den anfänglichen starken Einschränkungen zunehmend Arbeitsplätze an der Universität – in Präsenz – so eingerichtet, dass sie den strengen Sicherheitsvorkehrungen in der Krisensituation unter Einhaltung der Vorgaben des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts der TU Darmstadt entsprechen. Dies ist im Rahmen entsprechender Gefährdungsbeurteilungen zu dokumentieren und nachzuweisen. Diese Präsenzarbeitsplätze sind prioritär für Beschäftigte vorzusehen, die im Rahmen mobiler Arbeit nicht in vollen Umfang arbeitsfähig sind, entweder, weil die Art der Tätigkeit für ein mobiles Arbeiten nicht oder nur eingeschränkt geeignet ist oder weil sie ihre Tätigkeit in mobiler Arbeit nicht oder nicht in dem erforderlichen Umfang und in der erforderlichen Qualität erbringen können.

Sobald es das Pandemiegeschehen ermöglicht, ist es Ziel, die Möglichkeit zu schaffen, perspektivisch Arbeitsplätze in Präsenz unter Einhaltung der strengen Sicherheitsvorkehrungen für sämtliche Beschäftigte anbieten zu können, um eine variable Handhabung mit mobiler Arbeit, d.h. eine sinnvolle Kombination aus mobiler Arbeit und Präsenzarbeit, zu ermöglichen. Diese Bemühungen haben weiterhin eine große Bedeutung zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit und des Betriebes im Rahmen einer länger andauernden Pandemie. Im Laufe einer Pandemie kommt es immer wieder zu Schwankungen der Infektionszahlen. Deshalb ist es wichtig, auf diese Situationen vorbereitet zu sein.

Als Reaktion auf eben diese Schwankungen des derzeitigen Infektionsrisikos ist eine Präsenz am Arbeitsplatz bis auf weiteres auf ein notwendiges Minimum zu beschränken. Dies gilt auch dann, wenn eine Präsenzarbeit aus Hygiene- und Infektionsschutzgründen vertretbar wäre.

Alle Beschäftigten haben sich im Falle einer Erkrankung, wie bisher, am ersten Tag der Erkrankung bei ihrer Dienststelle krank zu melden. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeits-/Dienstunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Dies entspricht der allgemeinen Regelung, die bereits vor der Corona-Pandemie bestand.

Die Einstufung als Risikogebiet erfolgt nach gemeinsamer Analyse und Entscheidung durch das Bundesministerium für Gesundheit, das Auswärtige Amt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat. Dies kann auch Länder oder Regionen der Europäischen Union und/oder der Schengen-assoziierten Staaten betreffen.

Reisen in die vorgenannten Staaten stufen die Behörden dann als riskant ein, wenn ein solcher Staat nach den statistischen Auswertungen und Veröffentlichungen des European Center for Disease Prevention and Control eine Neuinfiziertenzahl im Verhältnis zur Bevölkerung von mehr als 50 Fällen pro 100.000 Einwohner kumulativ in den letzten sieben Tagen aufweist und eine entsprechende Ausweisung im Lagebericht der Bundesregierung und eine Veröffentlichung der Risikogebiete durch das Robert Koch-Institut erfolgt ist.

Von den Beschäftigten der TU Darmstadt wird erwartet, dass sie keine Reisen in Staaten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland unternehmen, die vom RKI als internationales Risikogebiet eingestuft sind, und diese nicht dringend erforderlich ist.

Beschäftigte, die aus einem Staat zurückkehren, der als Risikostaat/Risikogebiet eingestuft wird, sind verpflichtet, sich unverzüglich nach der Einreise auf direktem Weg in die eigene Häuslichkeit oder eine andere geeignete Unterkunft zu begeben und die Hinweise für Reiserückkehrer (insbesondere Ziffer 2) zu beachten. Ebenso ist zu verfahren, wenn Beschäftigte sich in den letzten 14 Tagen in einem Reisegebiet aufgehalten haben, das nachträglich zum Risikostaat/Risikogebiet erklärt wird. Des Weiteren gelten die Regelungen des Landes Hessen zur Quarantäne und Coronatests für Rückreisende und Einreisende (gültig derzeit bis 31.Oktober 2020).

Ergänzend wird auf die Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus vom 13. März 2020 in der jeweils gültigen Fassung verwiesen.

Für nachweislich mit dem Coronavirus SARS-CoV2-Infizierte und Kontaktpersonen der Kategorie I mit engem Kontakt („höheres“ Infektionsrisiko) nach der RKI-Definition wird die Präsenzpflicht für 14 Tage aufgehoben, sofern nicht durch das Gesundheitsamt eine Absonderung angeordnet wird. Während dieser Zeit erbringen die Beschäftigten ihren Dienst/ihre Arbeitsleistung, sofern möglich, mit ihrem dienstlichen Laptop oder einem anderen dienstlichen mobilen Endgerät von zuhause aus. Über die Anordnung einer Quarantäne sind die Dienststellen durch die betroffenen Beschäftigten umgehend zu unterrichten.

Bei Dienstreisen haben die Vorgesetzten und die Dienstreisenden verantwortungsvoll in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Dienstreise zwingend notwendig ist.

Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind vorrangig zu prüfen.

Für die Entscheidung, ob eine Dienstreise unabwendbar bzw. verantwortbar ist, bieten die Abwägungshilfen eine Unterstützung. Seitens des Personaldezernats wird im Falle einer internationalen Dienstreise geprüft, ob die (dienstrechtlichen) Voraussetzungen zur Durchführung einer solchen Dienstreise unter dem Gesichtspunkt einer Entsendung (A1- oder anderweitige Entsendebescheinigung) vorliegen. Zur Prüfung legen Sie als Vorgesetzte*r bitte – unter Zugrundelegung der zuvor erwähnten Abwägungshilfen – dar, weshalb die internationale(n) Dienstreise(n) unerlässlich ist (sind) und welche Risikoabwägung Ihrerseits erfolgt ist. Dies ist im Zuge des Dienstreiseantrages zu dokumentieren und dem Personaldezernat/der zuständigen Personalsachbearbeiterin zuzuleiten.

Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden.
Beschäftigte sollen bei Dienstreisen nicht auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln verwiesen werden.
Bei der Reisekostenabrechnung ist davon auszugehen, dass für die Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe i.S.d. § 6 Abs. 1 des Hessischen Reisekostengesetzes vorliegen und eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,35 EUR gewährt wird.

Die gesundheitliche und politische Lage ist aufgrund der Pandemie derzeit nicht absehbar. Es ist daher zu prüfen, ob geplante Dienstreisen im Jahr 2020 wirklich wahrgenommen bzw. solche geplant werden. Es sollten nur kostenfrei stornierbare Reisen gewählt werden.

Kinder können derzeit leider nicht zum Dienst mitgebracht werden. Zur Betreuungssituation siehe oben Ziffer 2).

Status: 03 September 2020

Coronavirus – Instructions and Guidelines for Employees and Staff

 

The ongoing coronavirus pandemic requires us to provide employees and staff at Technical University of Darmstadt continuously with special instructions and guidelines on this matter. The previous version has been adapted to the current situation. The instructions and guidelines have been complemented, extended and updated particularly regarding issues such as working on site, mobile work, gatherings on official business and travel. The rising number of infections requires that we act with utmost care and responsibility and minimise risks. You will find these revised instructions and guidelines in the following text.

These instructions and guidelines are intended to provide appropriate and clear regulations and recommendations to maintain operations and services at TU Darmstadt in these difficult times on the one hand and to consider the personal circumstances of our students, employees and staff, their fears and worries as much as possible on the other hand. We have a dedicated team in place that will assist and advise you and that will coordinate and answer your inquiries and questions in close contact with our experts here at TU Darmstadt. You can contact this team that is in close communication with the TU crisis response team and the Executive Board of TU Darmstadt via email: .

Please check the TU Darmstadt homepage daily for up-to-date information, recommendations and instructions.

Preliminary remarks

The Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts (HMWK) has extended the validity of the Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK (i.e. the instructions for handling the coronavirus by the HMWK), dated 28 May 2020, to 31 October 2020.

In the following, we compiled the updated expectations of the Executive Board of TU Darmstadt on this matter, which we ask you to consider in your decision-making process. These instructions and guidelines are in force as of 03 September 2020.

In general, the following rules apply: Keep direct personal contact with colleagues to a minimum. Use telephone or video conferencing and email instead. This applies in particular to gatherings on official business, refer to point 3.

According to the Robert Koch Institute (RKI), the risk of getting seriously ill from COVID-19 rises disproportionally at the age of 50 and above. Various underlying health conditions such as cardiovascular diseases, diabetes, chronic diseases of the respiratory system, the liver, kidneys as well as cancer appear to result in a higher risk of serious illness independent of age according to the RKI. Supervisors/managers can request a medical certificate confirming that a specific employee or staff member is part of such a risk group.
Members of these risk groups will be given the opportunity to do mobile work from home provided this can be arranged with regard to technical and privacy / data protection related prerequisites as well as areas of responsibility.
Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

Should mobile work prove impossible, appropriate steps must be taken to give risk groups the opportunity to work safely on site. Consider assigning members of risk groups to a single room or, if the room needs to be shared, consider offset working hours in “shifts” particularly for those working part-time or peripheral hours. Alternatively consider assigning them to other tasks compatible with their salary group.
As a rule, those responsible for a specific organisational unit are required to ascertain which measures regarding health and safety at work must be taken based on their assessment of the existing working conditions. It is their responsibility to protect their employees and staff effectively from any risks to their health particularly in view of the current risk of infection (Hygiene and infection control concept as well as Risk assessment).

We recommend that supervisors and managers in charge seek advice and support from the health team and the university medical officers, the Directorate of Human Resources and Legal Affairs, the university employees and staff association as well as the representative body for severely disabled persons as necessary. Any measures derived from these guidelines and assessments may be subject to co-determination. Be aware that technical safety measures have priority over organisational measures which in turn have priority over personal safety measures. We explicitly point out that you must observe the SARS-CoV-2 Occupational Safety and Health Standard (SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard) published in August 2020.

Both supervisors/managers and the employees or staff must document in writing and agree on any measures to be taken.

The ongoing coronavirus pandemic is particularly challenging for employees and staff taking care of children and dependent family members. TU Darmstadt seeks to follow up on its duty of care by implementing suitable measures that consider these additional challenges. This conforms with TU Darmstadt’s claim to being a family-friendly university. This may require close contact and coordination with the respective supervisors/managers. The coronavirus expert team, the Family Service team and members of the Directorate of Human Resources and Legal Affairs and the university employees and staff association will be happy to answer your queries and share information.

Employees, staff and civil servants taking care of children under the age of 12 can still be granted mobile work and by exception, leave of absence with continued payment of remuneration beyond the 3 working days previously collectively agreed or provided under civil-service law, if and provided that children under 12 years need to be taken care of at home should childcare facilities such as nurseries, kindergarten or school close due to (coronavirus) infection control measures. The option to grant mobile work from home is also available should the child be sent home by the childcare facility or school because it displays symptoms that may indicate a coronavirus infection. In addition to the age of the child, this decision-making process must also consider available alternative childcare options. These include particularly and with priority mobile work from home, possibly at reduced hours outside school breaks.

Requests for leave of absence with continued payment of remuneration both for employees and staff as well as civil servants may be granted if all requirements are met that are stated in Section 8 of the Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK, the instructions for handling the coronavirus by the Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts, dated 28 May 2020, even if it is for individual days or hours only.

The same considerations apply to employees or staff having to take care of dependent family members in day-care (refer to SGB XI of the German Social Security Code and the HVwVfG, the Hessian Administrative Procedure Act) should these day-care facilities close due to corona infection control measures or should it prove impossible to secure a place for them there.

Should leave of absence with continued payment of remuneration be granted to employees and staff who are not civil servants, these payments are considered advance payments by the employer according to §56(1a) of the Infektionsschutzgesetz (IfSG – German infection control act) in conjunction with §56(5) of the IfSG that as a rule voids any claims on indemnification through loss of earnings according to §56(1a) of the IfSG. Any other regulations of the IfSG remain unaffected.

Both supervisors/managers and employees and staff must agree on any measures or steps to be taken (leave of absence and/or mobile work). Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure in case of mobile work that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only). Supervisors/managers must decide whether or not to grant leave of absence with continued payment of remuneration as requested by their employees and staff. Supervisors/managers must also maintain a list of all those employees and staff exempted from duty and must present it in regular intervals (at the end of each month) to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

TU Darmstadt will issue so-called employer’s statements as proof to be presented at the respective care facilities as necessary, provided all requirements are met. The team gesundheit@tu-darmstadt.de accepts these requests in case of hardship and has them signed centrally as quickly as possible following a confirmation of the requirements by the respective supervisor/manager.

The Executive Board expects – as before – that supervisors/managers as well as employees and staff make use of the opportunity to work from home, if possible without serious restrictions. Due to the increasing number of infections and consequently the higher risk of infection, working on site requires a sensitive and responsible approach. It must be limited to the required minimum. This applies even if working on site would be acceptable from a hygiene and infection control perspective.

The option to work from home (mobile) must be used independent of whether or not employees and staff fall within the scope of the regulations on mobile work in force since 1 September 2019 and independent of the individual regulations formulated then. Both supervisors/managers and employees and staff must agree on mobile work and must document this in writing. Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

All employees and staff having access to a university-provided laptop and/or mobile device are required to take these devices to their private quarters at the end of their workday to ensure that working from home is possible even on short notice.

Requirement to document and notify of gatherings on official business (of three or more persons)

The number of face-to-face meetings must be restricted to the absolute minimum. Alternative online communication formats should be used instead. Should gatherings on official business (of three or more persons) really be necessary, the regulations below must be observed.

The rising number of infections requires that we act with utmost care and responsibility and minimise risks. All gatherings on official business (of three or more persons) will take place as telephone or video conferences. For more information regarding “gatherings on official business”, please follow this link. Approved face-to-face events and existing TU units are exempted provided the hygiene and infection control concept and the corresponding risk assessments have been set up and are observed.

Face-to-face meetings will be permitted by exception only, for instance if participants do not have access to a computer or telephone. In such a case, limit the group size to a minimum, keep the meeting as short as possible and make use of a sufficiently large room. In addition, observe the Hygiene and infection control concept.

For the Executive Board of TU Darmstadt to be able to keep track of all required face-to-face meetings and the reasons behind them, any face-to-face gatherings on official business must be documented and justified by the responsible supervisor or manager by stating the number of participants, the duration and the location of the meeting and by providing substantiated reasons why this meeting cannot take place as a telephone or video conference. For each individual case, the responsible supervisor or manager must submit this documentation without delay to the Vice President, Administration and Financial Affairs by email (). This documentation will have to be deleted following a retention period of four weeks. It is essential particularly in view of rising numbers of infection that the Executive Board has access to this information to be able to take the necessary steps and make the required decisions based on reliable figures.

In the course of the corona pandemic following the serious restrictions at the beginning, more and more workplaces have been set up again at the university in such a way that they are in line with the strict safety precautions required in times of crises while observing the requirements of the hygiene and infection control concept of TU Darmstadt. This must be documented and accounted for based on individual workplace risk assessments. These workplaces on site must be made available to those employees and staff first who cannot fulfil all their duties when working from home. This may be either because their type of work is not suitable for mobile work or because their work cannot be done in the necessary scope and quality from home.

As soon as the course of the pandemic allows, it is our aim to provide the environment in which workplaces on site can be offered to all employees and staff members while adhering to strict safety precautions. This allows for managing mobile work more flexibly by combining it with work on site as necessary. These efforts continue to be of great importance to ensure the functioning of the university and that employees and staff can work safely during a longer-term pandemic. In the course of the pandemic, the number of infections fluctuates as a rule. Therefore, it is important to be prepared and plan ahead of time.

In response to these fluctuations in the current risk of infection, working on site must be limited to the required minimum until further notice. This applies even if working on site would be acceptable from a hygiene and infection control perspective.

In case of sickness, employees and staff have to notify their office / place of work as usual on the first day of sickness. Should employees or staff be unable to work for more than three calendar days, they need to submit a medical certificate of incapacity to work including a likely duration of illness by the next working day at the latest.
This is in line with the general rule that was in place before the corona pandemic.

The German Federal Ministry of Health, the Federal Foreign Office and the Federal Ministry of the Interior, Building and Community classify areas as risk areas based on joint analysis and decision-making. This classification can apply to countries or regions of the European Union and/or Schengen member states.

The German authorities, however, consider travelling to these states risky if such a state has more than 50 newly infected persons per 100,000 residents of its population cumulated during the last seven days. This data is based on statistical analyses and publications by the European Centre for Disease Prevention and Control. It is also indicated by the German Federal Government in their status report and published by the Robert Koch Institute in their Risk Areas report.

We expect employees and staff at TU Darmstadt not to travel to states outside the Federal Republic of Germany should the Robert Koch Institute list them as international risk areas and should this travel not be crucial.

Employees and staff returning from a state considered a risk state/risk area are required to return to their living quarters or any other suitable lodging directly and without delay. They also have to observe the instructions for anyone returning from travel (particularly point 2). This procedure also applies in case employees and staff have been in a travel area the past 14 days that was subsequently declared a risk state/risk area. In addition, the Regulations of the State of Hesse regarding quarantine and corona tests for returning and entering travellers to Germany apply (currently valid until 31 October 2020).

In addition, reference is made to the “Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus” (coronavirus control ordinance, status 13 March 2020) in its applicable updated version.

Unless the local Gesundheitsamt (public health department) has not already issued an order of quarantine, duty of presence is suspended for 14 days for any employee or staff member confirmed as infected with the SARS-CoV2 coronavirus and for any category I contact person in close contact (“higher infection risk”) as defined by the RKI. During this time, employees and staff must work from home using their university-provided laptop or another university-provided mobile device, if possible.
In case there is an order of quarantine, the respective employee or staff member is required to report this to their office / place of work without delay.

For business trips, supervisors/managers and the travellers must check each case with due diligence to decide whether or not this business trip is absolutely necessary.

Alternative forms of communication such as video and telephone conferencing must be given first choice.

When deciding whether or not a business trip is inevitable and justifiable, the following assessment guide may be helpful. The Directorate of Human Resources and Legal Affairs will check in case of a business trip abroad whether or not the legally relevant requirements for such a trip on official business based on transferring staff abroad (A1 or other transfer confirmation) have been met. As supervisor/manager, please explain – based on the above-mentioned assessment guide – why this trip or these trips on official business abroad is or are inevitable and how you assessed the risks involved. This must be documented in the course of a travel authorisation request and forwarded to the Human Resource Administrator in charge at the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

Should a business trip prove unavoidable, this trip should preferably be done with a university vehicle without any additional passengers and not with a private car.
Employees and staff should not be asked to use public transport when going on business trips.
When using a private car, valid reasons in accordance with §6(1) of the HRKG (Hessian travel expense law) will be assumed for your travel expense report and a compensation of EUR 0.35 per kilometre travelled will be granted.

Due to the pandemic, the political and health-related development of the current situation is not foreseeable. Therefore, please reconsider any upcoming business trips for the year 2020 already scheduled or still in planning. Should you decide on travelling, only book travel that can be cancelled without extra costs.

Unfortunately, children cannot be taken along to work at the moment. For more information about taking care of children, refer to Section 2.