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Corona-Virus – Handlungsanweisungen für Beschäftigte

Stand: 05.11.2020

Die fortdauernde Corona-Pandemie macht es erforderlich, Ihnen als Beschäftigte der Technischen Universität Darmstadt weiterhin besondere Handlungsanweisungen zur Verfügung zu stellen. Die bisherige Fassung wurde der aktuellen Situation angepasst. Ergänzt, erweitert und aktualisiert wurden die Handlungsanweisungen insbesondere bei den Themen Risikogruppen und Reisetätigkeit. Da die Infektionszahlen steigen, ist ein äußerst verantwortungsvolles Verhalten und das Minimieren von Risiken unerlässlich. Die überarbeiteten Richtlinien finden Sie nachfolgend.

Die Handlungsanweisungen sollen dazu beitragen, angemessene und klare Regelungen und Empfehlungen zu treffen, die einerseits den Notwendigkeiten eines unter diesen besonderen Bedingungen geordneten Dienstbetriebes gerecht werden, andererseits aber auch die Belange und individuellen Situationen der Mitglieder unserer Universität, ihre Ängste und Sorgen so weit wie nur irgendwie möglich zu berücksichtigen. Ein eigens zusammengestelltes Team steht bereit, um Sie zu beraten sowie Anfragen und Antworten unter Einbeziehung sämtlicher Expert*innen der TU Darmstadt zu koordinieren. Sie erreichen das Team, das im engen Austausch mit dem Krisenteam und der Universitätsleitung, steht, unter .

Tagesaktuelle Informationen und Handlungsempfehlungen sowie -anweisungen finden Sie auf unserer Homepage.

Vorbemerkung

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst hat eine neue Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus gültig vom 01. November 2020 bis 15. Februar 2021 erlassen.

Nachfolgend haben wir die Erwartungen der Universitätsleitung in diesem Zusammenhang neu zusammengestellt, an denen Sie sich bitte bei Ihren Entscheidungen nunmehr orientieren.

Allgemein gilt, dass persönliche Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen auf ein Mindestmaß zu reduzieren und stattdessen Telefon- oder Videokonferenzen sowie elektronische Post vorwiegend zu nutzen sind. Dies gilt insbesondere auch für dienstlich veranlasste Zusammenkünfte, vgl. Punkt 3.

Sofern die Anwesenheit an der Universität unerlässlich ist, müssen die Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts zum Schutz vor dem Corona-Virus Sars-CoV-2 beachtet werden. Insbesondere sind dies die Abstandsregel (mindestens 1,5 m), Hygieneregeln, das Tragen einer Alltagsmaske und das regelmäßige Lüften in geschlossenen Räumen.

Das Robert-Koch-Institut (RKI) hat seine Informationen zu Risikogruppen für schwere Krankheitsverläufe angepasst. Nach den aktuellen Informationen des RKI machen die Vielfalt verschiedener potentiell prädisponierender Vorerkrankungen und ihrer Schweregrade (z. B. bereits bestehende Organschäden) sowie die Vielzahl anderer Einflussfaktoren (z. B. Alter, Geschlecht, Gewicht, bestimmte Verhaltensweisen, adäquate medikamentöse/therapeutische Einstellung) und deren individuelle Kombinationsmöglichkeiten die Komplexität einer Risiko-Einschätzung deutlich. Daher ist eine generelle Festlegung zur Einstufung in eine Risikogruppe nicht möglich. Vielmehr erfordert dies eine personenbezogene Risiko-Einschätzung im Sinne einer medizinischen Beurteilung. Hierzu bedarf es eines ärztlichen Attestes. Das ärztliche Attest muss die Bestätigung enthalten, dass im Falle einer Infektion mit dem Corona-Virus SARS CoV-2 nach den Kriterien des Robert-Koch-Instituts aufgrund der besonderen Disposition die Gefahr eines schweren Krankheitsverlaufs besteht. Die Kosten für das ärztliche Attest haben die Beschäftigten selbst zu tragen. Die Universitätsleitung kann in unklaren Fällen eine betriebsmedizinische Untersuchung initiieren.

Auf die Arbeitsmedizinische Empfehlung „Umgang mit aufgrund der SARS-CoV-2-Epidemie besonders schutzbedürftigen Beschäftigten“ wird hingewiesen.

Insbesondere den Beschäftigten, die aufgrund einer personenbezogenen, ärztlichen Risiko-Einschätzung zur Risikogruppe gehören, wird die Möglichkeit eingeräumt, ihren Dienst/ihre Arbeitsleistung im Rahmen der mobilen Arbeit von zuhause zu erbringen, sofern dies im Hinblick auf technische und datenschutzrechtliche Voraussetzungen und Aufgabengebiete möglich ist.
Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.

Soweit ein Arbeiten in der mobilen Arbeit nicht möglich ist, sind geeignete Maßnahmen umzusetzen, um auch den Risikogruppen ein Arbeiten in der Dienststelle zu ermöglichen. Zu denken ist dabei auch an die Zuweisung eines Einzelzimmers, oder bei gemeinschaftlicher Büronutzung ein zeitversetztes Arbeiten in „Schichten“, insbesondere bei Teilzeitbeschäftigung, die Zuweisung einer Tätigkeit in Randzeiten oder auch die Zuweisung einer anderen Tätigkeit innerhalb der arbeitsvertraglich vereinbarten Entgeltgruppe.
Grundsätzlich sind die Verantwortlichen der einzelnen Organisationseinheiten verpflichtet, auf Basis einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erforderlich sind, um die Beschäftigten vor den mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verbundenen gesundheitlichen Gefahren, gerade im Hinblick auf das aktuelle Infektionsgeschehen, effektiv zu schützen (Hygiene- und Infektionsschutzkonzept sowie Gefährdungsanalyse).

Die andauernde Corona-Pandemie stellt Beschäftigte, denen die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen obliegt, vor besondere Herausforderungen. Die TU Darmstadt wird im Rahmen der ihr obliegenden Fürsorgepflicht versuchen, diesen besonderen Anforderungen durch geeignete Maßnahmen Rechnung zu tragen. Dies entspricht auch dem Anspruch der TU Darmstadt als familienfreundliche Hochschule. Hierzu ist bei Bedarf ein enger Austausch und eine Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften erforderlich. Das Corona-Expert*innen-Team, die Servicestelle Familie und Vertreter*innen des Personaldezernats und der Personalvertretung stehen für Rückfragen und für einen Austausch ebenfalls gerne zur Verfügung.

Werden wegen der Corona-Pandemie Einrichtungen zur Betreuung von Kindern oder Schulen vorübergehend geschlossen, wird deren Betreten untersagt oder werden diese lediglich eingeschränkt betrieben, kann nach billigem Ermessen hiervon betroffenen sorgeberechtigten Beschäftigten die Erfüllung der Aufgaben teilweise oder vollständig in mobiler Arbeit gewährt werden. Die Entscheidung, ob und bis zu welchem Umfang dies ermöglicht wird, hat auf Antrag der Beschäftigten die von der Dienststellenleitung festgelegte Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen.

Eine teilweise oder vollständige Freistellung von der Dienstpflicht, unter Fortzahlung der Bezüge, aufgrund der Kinderbetreuung kommt in der Regel nicht in Betracht. In außergewöhnlichen Härtefällen kann nach billigem Ermessen Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge gewährt werden. Die Entscheidung, ob und bis zu welchem Umfang Dienstbefreiung gewährt wird, ist nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen.

Dem Antrag auf Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge, der auf dem Dienstweg an das Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten zu richten ist, ist in der Regel zu entsprechen, wenn und soweit – ggf. auch nur für einzelne Tage oder stundenweise – die in der Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK vom 28. Oktober 2020 unter Ziffer 10. genannten Voraussetzungen alle erfüllt sind.

Entsprechendes gilt für die Betreuung eines Pflegebedürftigen nahen Angehörigen (SGB XI, Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz) in einer Tagespflegeeinrichtung, wenn diese aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen wegen des Corona-Virus schließt bzw. eine Aufnahme nicht möglich ist.

Wird im Arbeitnehmer*innenbereich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts gewährt, handelt es sich hierbei um eine Vorausleistung des Arbeitgebers gemäß § 56 Abs. 1a IfSG i.V.m. Abs. 5 IfSG, die den Entschädigungsanspruch für Verdienstausfälle nach § 56 Abs. 1a IfSG im Regelfall zum Erlöschen bringt. Im Übrigen bleibt das IfSG unberührt.

Die zu treffenden Maßnahmen (Arbeits- und Dienstbefreiung und/oder Mobile Arbeit) sind zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiter*innen abzustimmen. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben im Falle von mobiler Arbeit sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen. Über die Gewährung von Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge ist auf Antrag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Führungskräfte zu entscheiden. Die Führungskräfte führen eine Übersicht über diejenigen, die aufgrund dieser Regelung vom Dienst freigestellt sind, und legen diese in regelmäßigen Abständen dem Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten vor (jeweils zum Ende eines Monats).

Bei Bedarf und bei Vorliegen der Voraussetzungen stellt die TU Darmstadt sog. Arbeitgeber*innen-Bestätigungen zur Vorlage bei den jeweiligen Betreuungseinrichtungen aus. Diese Härtefallanträge werden von dem Team entgegengenommen und nach entsprechender Bestätigung der Voraussetzungen durch die Führungskraft so schnell wie möglich zentral gezeichnet.

Das Präsidium erwartet – wie bisher –, dass Führungskräfte und Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter von der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, Gebrauch machen, wenn dies ohne größere Einschränkung möglich ist.

Auch die Hessische Landesregierung sieht als oberstes Ziel aller Maßnahmen, die Ermöglichung gesundheitlich sicheren Arbeitens in der Pandemie, effektive Krisenbewältigung sowie die Handlungsfähigkeit der Landesregierung, ihrer Dienststellen und ihrer Aufsicht unterstehenden Körperschaften. Die Dienststellenleitungen haben die Arbeitsfähigkeit sicherzustellen und insbesondere zu erhalten.

Aufgrund der beschleunigt ansteigenden Infektionszahlen und der damit verbundenen erhöhten Infektionsgefahr ist ein besonders sensibler Umgang mit Präsenzarbeit erforderlich. Diese ist auf das notwendige Minimum zu beschränken. Dies gilt auch dann, wenn eine Präsenzarbeit aus Hygiene- und Infektionsschutzgründen vertretbar wäre.

Von Mobiler Arbeit ist unabhängig davon Gebrauch zu machen, ob die Beschäftigten unter den Geltungsbereich der seit 1. September 2019 geltenden Regelung zur mobilen Arbeit fallen und unabhängig von den dort getroffenen Regelungen. Sie ist zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren. Führungskräfte und Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.

Alle Beschäftigten, die über einen dienstlichen Laptop oder ein anderes dienstliches mobiles Endgerät verfügen, haben diese Geräte bei Dienstschluss mit nach Hause zu nehmen, um sicherzustellen, dass auch kurzfristig mobiles Arbeiten realisiert werden kann.

Grundsätzlich ist die Universität und mit ihr die verantwortlichen Vorgesetzten verpflichtet, auf Basis einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erforderlich sind, um die Beschäftigten vor den mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verbundenen gesundheitlichen Gefahren, gerade im Hinblick auf das aktuelle Infektionsgeschehen, effektiv zu schützen.

Hierzu wird empfohlen und im Bedarfsfall erwartet, dass sich die verantwortlichen Vorgesetzten durch das Gesundheitsteam und die Betriebsärzte, Personaldezernat, Personalvertretung und Schwerbehindertenvertretung beraten und unterstützen lassen. Abzuleitende Maßnahmen unterliegen ggf. der Mitbestimmung. Es ist zu beachten, dass technische Schutzmaßnahmen Vorrang vor organisatorischen und diese wiederum Vorrang vor personenbezogenen Schutzmaßnahmen haben. Auf die Beachtung der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im August 2020 veröffentlichten SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards und der Handreichungen der Berufsgenossenschaften wird ausdrücklich hingewiesen.

Die in diesem Zusammenhang zu treffenden Maßnahmen sind zwischen den Führungskräften und den Beschäftigten abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren.

Sofern eine Präsenz an der Universität unerlässlich ist, sind die Hygieneregeln zu beachten. Grundsätzlich sind in den Dienstgebäuden auf den Verkehrsflächen und den Sitzungsräumen bis zum Einnehmen des Platzes eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Ist dies aufgrund eines begründeten ärztlichen Attests nicht möglich, wird das Tragen eines Gesichtsvisiers gestattet. Die gleichzeitige Nutzung der Aufzüge ist auf max. zwei Personen mit Mund-Nasen-Bedeckung zu begrenzen. Für Gäste werden diese Regelungen von der Dienststellenleitung im Wege des Hausrechts angeordnet.

Wo zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes auch ein Arbeiten in Präsenz erforderlich ist, sind Teams zu bilden, die im Wechsel in Präsenz und mobil arbeiten, ohne dass eine Begegnung zwischen den Mitgliedern der jeweiligen Teams erfolgt, um Infektionen zwischen den Teams zu verhindern (sog. Pairingverfahren).

Dokumentation von dienstlich veranlassten Zusammenkünften (ab drei Personen)

Mobile Arbeit muss aufgrund der derzeitigen Situation gegenüber Arbeit in Präsenz den Vorrang haben und sollte, wo immer es umsetzbar ist, den Mitarbeitenden ermöglicht werden. Daher sind dienstliche veranlasste Zusammenkünfte in Präsenz wo immer möglich zu vermeiden. Telefon- oder Videokonferenzen stellen eine Ersatzkommunikation sicher.

Sollten dienstlich veranlasste Zusammenkünfte (ab drei Personen) in Präsenz tatsächlich erforderlich sein, sind die nachstehenden Regelungen zu beachten.

Da die Infektionszahlen steigen, ist ein äußerst verantwortungsvolles Verhalten und das Minimieren von Risiken unerlässlich. Alle dienstlich veranlassten Zusammenkünfte (ab drei Personen) finden als Telefon- oder Videokonferenz statt. Nähere Informationen zu „dienstlich veranlasste Zusamenkünfte“ sind unter diesem Link zu finden. Davon ausgenommen sind genehmigte Präsenzveranstaltungen sowie bereits bestehende, unter Einhaltung des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts und den entsprechenden Gefährdungsbeurteilungen eingerichtete Arbeitsbereiche.

Treffen in Präsenz sind nur im Ausnahmefall gestattet, etwa wenn Teilnehmenden kein Computer bzw. Telefon zur Verfügung steht. Präsenz-Besprechungen sollten möglichst ohne persönlichen Kontakt durchgeführt werden. Sollte die persönliche Anwesenheit erforderlich sein, sind die Örtlichkeiten so zu wählen, dass ein Mindestabstand von 1,5 Metern einge-halten werden kann. Es ist auf geringstmögliche Gruppengröße, kurze Dauer und große Räumlichkeiten zu achten und das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept zu befolgen.

Damit die Hochschulleitung einen Überblick über die notwendigen Präsenztermine sowie über die Gründe für solche erhält, bitten wir die Führungskraft diese nachträglich zu Dokumentationszwecken anzuzeigen (). Für jede durchgeführte dienstlich veranlasste Zusammenkunft in Präsenz ab drei Personen dokumentiert die verantwortliche Führungskraft die Zahl der Teilnehmenden, die Dauer und den Ort vertraulich und gibt dabei den Grund für die erforderliche Zusammenkunft in Präsenz an. Nach einer Aufbewahrungsfrist von vier Wochen wird die Unterlage gelöscht. Für die Hochschulleitung ist es wichtig, gerade in Zeiten, in denen die Infektionszahlen steigen, diese Informationen zu erhalten, damit eventuelle weitere notwendige Maßnahmen und Entscheidungen auf der Grundlage von belastbaren Zahlen getroffen werden können.

Im Laufe der Corona-Pandemie wurden nach den anfänglichen starken Einschränkungen zunehmend Arbeitsplätze an der Universität – in Präsenz – so eingerichtet, dass sie den strengen Sicherheitsvorkehrungen in der Krisensituation unter Einhaltung der Vorgaben des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts der TU Darmstadt entsprechen. Dies ist im Rahmen entsprechender Gefährdungsbeurteilungen zu dokumentieren und nachzuweisen. Diese Präsenzarbeitsplätze sind prioritär für Beschäftigte vorzusehen, die im Rahmen mobiler Arbeit nicht in vollen Umfang arbeitsfähig sind, entweder, weil die Art der Tätigkeit für ein mobiles Arbeiten nicht oder nur eingeschränkt geeignet ist oder weil sie ihre Tätigkeit in mobiler Arbeit nicht oder nicht in dem erforderlichen Umfang und in der erforderlichen Qualität erbringen können.

Sobald es das Pandemiegeschehen ermöglicht, ist es Ziel, die Möglichkeit zu schaffen, perspektivisch Arbeitsplätze in Präsenz unter Einhaltung der strengen Sicherheitsvorkehrungen für sämtliche Beschäftigte anbieten zu können, um eine variable Handhabung mit mobiler Arbeit, d.h. eine sinnvolle Kombination aus mobiler Arbeit und Präsenzarbeit, zu ermöglichen. Diese Bemühungen haben weiterhin eine große Bedeutung zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit und des Betriebes im Rahmen einer länger andauernden Pandemie. Im Laufe einer Pandemie kommt es immer wieder zu Schwankungen der Infektionszahlen. Deshalb ist es wichtig, auf diese Situationen vorbereitet zu sein.

Als Reaktion auf eben diese Schwankungen des derzeitigen Infektionsrisikos ist eine Präsenz am Arbeitsplatz bis auf weiteres auf ein notwendiges Minimum zu beschränken. Dies gilt auch dann, wenn eine Präsenzarbeit aus Hygiene- und Infektionsschutzgründen vertretbar wäre.

Alle Beschäftigten haben sich im Falle einer Erkrankung, wie bisher, am ersten Tag der Erkrankung bei ihrer Dienststelle krank zu melden. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeits-/Dienstunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Dies entspricht der allgemeinen Regelung, die bereits vor der Corona-Pandemie bestand.

Von den Beschäftigten der TU Darmstadt wird erwartet, dass sie keine Reisen in Staaten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland unternehmen, wenn die Bundesregierung nicht nur eine Reisewarnung erteilt, sondern das Reiseziel als Risikogebiet eingestuft hat und diese Reise nicht dringend erforderlich ist. Die Liste der Risikogebiete ist auf der Homepage des Robert-Koch-Instituts veröffentlicht.

Beschäftigte haben ihre Vorgesetzten in den nachfolgenden Fällen unaufgefordert zu informieren:

  • Einstufung als Kontaktperson der Kategorie I mit engem Kontakt („höheres“ Infektionsrisiko) nach der RKI-Definition,
  • Quarantäne/Absonderung nach § 1 Abs. 1 der Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus vom 13. März 2020 in der jeweils gültigen Fassung insbesondere aufgrund der Rückkehr aus einem ausländischen Risikogebiet
  • Anordnung einer Absonderung durch ein Gesundheitsamt
  • positives Testergebnis auf Sars-CoV-2

Es werden nachfolgende ergänzende Regelungen für Reiserückkehrende aus Risikogebieten nach der Liste des RKI getroffen:

  1. Beschäftigte, die länger als 72 Stunden in einem ausländischen Risikogebiet waren oder Schutz- und Hygienevorschriften nicht einhalten konnten, sind verpflichtet; sich entsprechend § 1 Abs. 1 der Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus abzusondern. Am 5. oder 6. Tag nach ihrer Einreise ist eine Testung, die den Anforderungen des RKI entspricht, durchzuführen. Nähere Informationen finden Sie in der FAQ-Liste des RKI unter „Diagnostik“. Die Kosten werden nur bei dienstlicher Veranlassung der Reise von der Dienststelle getragen. Das Testergebnis ist unverzüglich dem Personaldezernat mitzuteilen. Bis zum Vorliegen eines negativen Testergebnisses ist der Zutritt zur Dienstelle untersagt.
  2. Während der Absonderung oder Quarantäne bzw. dem Zutrittsverbot nach der Corona-Verordnung haben die Beschäftigten ihren Dienst bzw. ihre Arbeitsleistung – sofern möglich – von zu Hause aus zu erbringen. Sollte mobiles Arbeiten von zu Hause aus nicht möglich sein, sind Plusstunden, Über- und Mehrarbeitsstunden einzubringen.
  3. Die vom RKI veröffentlichten „Optionen zum Management von Kontaktpersonen unter Personal der kritischen Infrastruktur bei Personalmangel“ können angewandt werden.

Ebenso ist zu verfahren, wenn Beschäftigte sich in den letzten 14 Tagen in einem Reisegebiet aufgehalten haben, das nachträglich zum Risikostaat/Risikogebiet erklärt wird.

Für Beamtinnen und Beamte kann eine solche bewusste Inkaufnahme eines Risikos durch die Reise allerdings dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn sie infolgedessen nach Ende des genehmigten Abwesenheitszeitraums ihrer grundsätzlichen Pflicht zur vollen Wiederaufnahme ihres Dienstes nicht nachkommen können. Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern können sich arbeitsrechtliche Konsequenzen ergeben.

Des Weiteren gelten die Regelungen des Landes Hessen zur Quarantäne und Coronatests für Rückreisende und Einreisende (gültig ab 8. November 2020).

Ergänzend wird auf die Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus vom 13. März 2020 in der jeweils gültigen Fassung verwiesen.

Für nachweislich mit dem Coronavirus SARS-CoV2-Infizierte und Kontaktpersonen der Kategorie I mit engem Kontakt („höheres“ Infektionsrisiko) nach der RKI-Definition wird die Präsenzpflicht während der Dauer der vom Gesundheitsamt angeordneten Absonderung bzw. davor bis zu einer Entscheidung des Gesundheitsamts aufgehoben. Während dieser Zeit erbringen die Beschäftigten ihren Dienst/ihre Arbeitsleistung, sofern möglich, mit ihrem dienstlichen Laptop oder einem anderen dienstlichen mobilen Endgerät von zuhause aus.

Bei Dienstreisen haben die Vorgesetzten und die Dienstreisenden verantwortungsvoll in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Dienstreise zwingend notwendig ist.

Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind vorrangig zu prüfen.

Für die Entscheidung, ob eine Dienstreise unabwendbar bzw. verantwortbar ist, bieten die Abwägungshilfen eine Unterstützung. Seitens des Personaldezernats wird im Falle einer internationalen Dienstreise geprüft, ob die (dienstrechtlichen) Voraussetzungen zur Durchführung einer solchen Dienstreise unter dem Gesichtspunkt einer Entsendung (A1- oder anderweitige Entsendebescheinigung) vorliegen. Zur Prüfung legen Sie als Vorgesetzte*r bitte – unter Zugrundelegung der zuvor erwähnten Abwägungshilfen – dar, weshalb die internationale(n) Dienstreise(n) unerlässlich ist (sind) und welche Risikoabwägung Ihrerseits erfolgt ist. Dies ist im Zuge des Dienstreiseantrages zu dokumentieren und dem Personaldezernat/der zuständigen Personalsachbearbeiterin zuzuleiten.

Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden.
Beschäftigte sollen bei Dienstreisen nicht auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln verwiesen werden. Werden aber öffentliche Verkehrsmittel genutzt, ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen.
Bei der Reisekostenabrechnung ist davon auszugehen, dass für die Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe i.S.d. § 6 Abs. 1 des Hessischen Reisekostengesetzes vorliegen und eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,35 EUR gewährt wird.

Die gesundheitliche und politische Lage ist aufgrund der Pandemie derzeit nicht absehbar. Es ist daher zu prüfen, ob geplante Dienstreisen im Jahr 2020 wirklich wahrgenommen bzw. solche geplant werden. Es sollten nur kostenfrei stornierbare Reisen gewählt werden.

Kinder können derzeit leider nicht zum Dienst mitgebracht werden. Zur Betreuungssituation siehe oben Ziffer 2).

Status: 5 November 2020

Coronavirus – Instructions and Guidelines for Employees and Staff

 

The ongoing coronavirus pandemic requires us to provide employees and staff at Technical University of Darmstadt continuously with special instructions and guidelines on this matter. The previous version has been adapted to the current situation. The instructions and guidelines have been complemented, extended and updated particularly regarding issues such as groups at risk and travel. The rising number of infections requires that we act with utmost care and responsibility and minimise risks. You will find these revised instructions and guidelines in the following text.

These instructions and guidelines are intended to provide appropriate and clear regulations and recommendations to maintain operations and services at TU Darmstadt in these difficult times on the one hand and to consider the personal circumstances of our students, employees and staff, their fears and worries as much as possible on the other hand. We have a dedicated team in place that will assist and advise you and that will coordinate and answer your inquiries and questions in close contact with our experts here at TU Darmstadt. You can contact this team that is in close communication with the TU crisis response team and the Executive Board of TU Darmstadt via email: .

Please check the TU Darmstadt homepage daily for up-to-date information, recommendations and instructions.

Preliminary remarks

The Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts (HMWK) has passed a new “Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK” containing instructions for handling the coronavirus within its area of responsibility in effect from 01 November 2020 until 15 February 2021.

In the following, we compiled the updated expectations of the Executive Board of TU Darmstadt on this matter, which we ask you to consider in your decision-making process.

In general, the following rules apply: Keep direct personal contact with colleagues to a minimum. Use telephone or video conferencing and email instead. This applies in particular to gatherings on official business, refer to point 3.

If presence at the university is essential, the recommendations of the Robert Koch Institute (RKI) to protect yourself against the SARS-CoV-2 coronavirus must be observed. This particularly concerns observing the minimum distance rule (at least 4-5 steps, 1.5 m) and hygiene rules, wearing protective mouth-nose covers and ventilating closed rooms indoors regularly.

The Robert Koch Institute has modified its information on groups at risk to reflect severe progressions of illness. Based on current information from the RKI, the wide range of potentially predisposing underlying health conditions and their severity (regarding existing damage to inner organs) as well as the multitude of other key factors (such as age, gender, weight, habits, proper medical and therapeutical treatment) and their specific combination clearly demonstrate the complexity of a risk assessment. This makes it impossible to classify the risk group someone may belong to in general terms. On the contrary, it always requires a personal risk assessment based on a medical evaluation of a specific individual. This evaluation or assessment requires a medical certificate. This medical certificate must indicate that, in case of an infection with the SARS-CoV-2 coronavirus, there is a risk of a severely progressing disease based on the criteria of the Robert Koch Institute and due to a specific predisposition. The costs for such a medical certificate have to be carried by the employees and staff themselves. The Executive Board of Technical University of Darmstadt can initiate an in-house medical examination in case of ambiguous cases.

Please read the occupational health recommendation “Umgang mit aufgrund der SARS-CoV-2-Epedimie besonders schutzbedürftigen Beschäftigten” that addresses how best to treat employees and staff particularly vulnerable to the SARS-CoV-2 pandemic.

Employees and staff, in particular, who based on a personal medical risk assessment belong to a risk group will be given the opportunity to perform their duties as mobile work from home provided this can be arranged with regard to technical and privacy / data protection related prerequisites as well as areas of responsibility.

Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information.

For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

Should mobile work prove impossible, appropriate steps must be taken to give risk groups the opportunity to work safely on site. Consider assigning members of risk groups to a single room or, if the room needs to be shared, consider offset working hours in “shifts” particularly for those working part-time or peripheral hours. Alternatively consider assigning them to other tasks compatible with their salary group.

As a rule, those responsible for a specific organisational unit are required to ascertain which measures regarding health and safety at work must be taken based on their assessment of the existing working conditions. It is their responsibility to protect their employees and staff effectively from any risks to their health particularly in view of the current risk of infection (Hygiene and infection control concept as well as Risk assessment).

The ongoing coronavirus pandemic is particularly challenging for employees and staff taking care of children and dependent family members. TU Darmstadt seeks to follow up on its duty of care by implementing suitable measures that consider these additional challenges. This conforms with TU Darmstadt’s claim to being a family-friendly university. This may require close contact and coordination with the respective supervisors/managers. The coronavirus expert team, the Family Service team and members of the Directorate of Human Resources and Legal Affairs and the university employees and staff association will be happy to answer your queries and share information.

Should childcare facilities or schools be closed temporarily or access to them be denied or restricted because of the coronavirus pandemic, employees and staff concerned and entitled to custody can be granted mobile work in full or in parts to fulfil their duties as appears fair. Whether or not and to what degree this will be made possible must be decided by the person assigned to this position by the department management. The decision will be made upon request by the employee or staff member and must be based on careful assessment of the circumstances.

As a rule, partial or complete leave of absence with continued payment of remuneration due to childcare is not an option. However, in extraordinary cases of hardship, leave of absence with continued payment of remuneration can be granted as appears fair. Whether or not and to what degree leave of absence will be granted must be decided based on careful assessment of the circumstances.

The request for leave of absence with continued payment of remuneration must be submitted to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs through official channels. As a rule, this request will be granted if all requirements are met that are stated in Section 10 of the Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK, the instructions for handling the coronavirus by the Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts, dated 28 October 2020, even if it is for individual days or hours only.

The same considerations apply to employees or staff having to take care of dependent family members in day-care (refer to SGB XI of the German Social Security Code and the HVwVfG, the Hessian Administrative Procedure Act) should these day-care facilities close due to corona infection control measures or should it prove impossible to secure a place for them there.

Should leave of absence with continued payment of remuneration be granted to employees and staff who are not civil servants, these payments are considered advance payments by the employer according to §56(1a) of the Infektionsschutzgesetz (IfSG – German infection control act) in conjunction with §56(5) of the IfSG that as a rule voids any claims on indemnification through loss of earnings according to §56(1a) of the IfSG. Any other regulations of the IfSG remain unaffected.

Both supervisors/managers and employees and staff must agree on any measures or steps to be taken (leave of absence and/or mobile work). Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure in case of mobile work that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only). Supervisors/managers must decide whether or not to grant leave of absence with continued payment of remuneration as requested by their employees and staff. Supervisors/managers must also maintain a list of all those employees and staff exempted from duty and must present it in regular intervals (at the end of each month) to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

TU Darmstadt will issue so-called employer’s statements as proof to be presented at the respective care facilities as necessary, provided all requirements are met. The team gesundheit@tu-darmstadt.de accepts these requests in case of hardship and has them signed centrally as quickly as possible following a confirmation of the requirements by the respective supervisor/manager.

The Executive Board expects – as before – that supervisors/managers as well as employees and staff make use of the opportunity to work from home, if possible without serious restrictions. The Hessian Government considers working in a safe and healthy environment during the pandemic, managing the crisis effectively and ensuring the ability to act and operate of the State Government, its departments and all bodies under its supervision to be the primary goal of all the measures taken and to be taken. The department managements must ensure and maintain the ability and capacity to act.

Due to the increasing number of infections and consequently the higher risk of infection, working on site requires a sensitive and responsible approach. It must be limited to the required minimum. This applies even if working on site would be acceptable from a hygiene and infection control perspective.

The option to work from home (mobile) must be used independent of whether or not employees and staff fall within the scope of the regulations on mobile work in force since 1 September 2019 and independent of the individual regulations formulated then. Both supervisors/managers and employees and staff must agree on mobile work and must document this in writing. Supervisors/managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

All employees and staff having access to a university-provided laptop and/or mobile device are required to take these devices to their private quarters at the end of their workday to ensure that working from home is possible even on short notice.

As a rule, the university and consequently the supervisors/managers responsible are required to ascertain which measures regarding health and safety at work must be taken based on their assessment of the existing working conditions. It is their responsibility to protect their employees and staff effectively from any risks to their health particularly in view of the current risk of infection.

We recommend that supervisors and managers responsible seek advice and support from the health team and the university medical officers, the Directorate of Human Resources and Legal Affairs, the university employees and staff association as well as the representative body for severely disabled persons as necessary. Any measures derived from these guidelines and assessments may be subject to co-determination. Be aware that technical safety measures have priority over organisational measures which in turn have priority over personal safety measures. We explicitly point out that you must observe the SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard published in August 2020 (refer to translated versions available in English, “SARS-CoV-2 Occupational Safety and Health Standard”, and other languages on the bottom right of the BMAS webpage: https://www.bmas.de/DE/Schwerpunkte/Informationen-Corona/Arbeitsschutz/arbeitsschutz.html) and the guidelines of the German occupational safety and health associations.

Both supervisors/managers and the employees or staff must document in writing and agree on any measures to be taken.

If presence at the university is essential, the hygiene rules must be observed. Mouth-nose covers must always be worn indoors in all university buildings when using the so-called traffic areas (such as corridors, staircases etc.) and in meetings rooms until you are seated. Wearing a facial shield or visor instead is permitted only if a medical certificate indicates that a regular mouth-nose cover cannot be used. Only two people at a time are permitted to use an elevator or lift and only when wearing a mouth-nose cover each. The department management requires all guests/visitors to follow these rules in accordance with the TU Darmstadt’s domiciliary rights.

Wherever working on site in person is required to ensure operations, teams must be set up that will work alternately on site and mobile from home without encounters between members of differing teams (a so-called pairing procedure). This is to prevent cross-infection between teams.

Documentation of gatherings on official business (of three or more persons)

Due to the current situation, mobile work takes precedence over work-ing on site and should be made available to employees and staff wherev-er feasible. Therefore, gatherings on official business should be avoided wherever possible. Telephone and video conferencing offer a good communication alternative.

Should gatherings on official business (of three or more persons) really be necessary, the regulations below must be observed.

The rising number of infections requires that we act with utmost care and responsibility and minimise risks. All gatherings on official business (of three or more persons) will take place as telephone or video conferences. For more information regarding “gatherings on official business”, please follow this link. Approved face-to-face events and existing TU units are exempted provided the hygiene and infection control concept and the corresponding risk assessments have been set up and are observed.

Face-to-face meetings will be permitted by exception only, for instance, if participants do not have access to a computer or telephone. Meetings in person should take place with as little personal contact as possible. Should your presence in person be required, choose locations where a minimum distance of 1.5 meters (4-5 steps) can be maintained. In such a case, limit the group size to a minimum, keep the meeting as short as possible and make use of a sufficiently large room. In addition, observe the hygiene and infection control concept.

For the Executive Board of TU Darmstadt to be able to keep track of all required face-to-face meetings and the reasons behind them, we ask the responsible supervisor/manager to subsequently report these meetings for documentation purposes (). For any face-to-face gathering on official business, the responsible supervisor/manager reports confidentially the number of participants, the duration and the location of the gathering and provides the reasons why it was necessary to meet in person. This documentation will be deleted following a retention period of four weeks. It is essential particularly in view of rising numbers of infection that the Executive Board has access to this information to be able to take the necessary steps and make the required decisions based on reliable figures.

In the course of the corona pandemic following the serious restrictions at the beginning, more and more workplaces have been set up again at the university in such a way that they are in line with the strict safety precautions required in times of crises while observing the requirements of the hygiene and infection control concept of TU Darmstadt. This must be documented and accounted for based on individual workplace risk assessments. These workplaces on site must be made available to those employees and staff first who cannot fulfil all their duties when working from home. This may be either because their type of work is not suitable for mobile work or because their work cannot be done in the necessary scope and quality from home.

As soon as the course of the pandemic allows, it is our aim to provide the environment in which workplaces on site can be offered to all employees and staff members while adhering to strict safety precautions. This allows for managing mobile work more flexibly by combining it with work on site as necessary. These efforts continue to be of great importance to ensure the functioning of the university and that employees and staff can work safely during a longer-term pandemic. In the course of the pandemic, the number of infections fluctuates as a rule. Therefore, it is important to be prepared and plan ahead of time.

In response to these fluctuations in the current risk of infection, working on site must be limited to the required minimum until further notice. This applies even if working on site would be acceptable from a hygiene and infection control perspective.

In case of sickness, employees and staff have to notify their office / place of work as usual on the first day of sickness. Should employees or staff be unable to work for more than three calendar days, they need to submit a medical certificate of incapacity to work including a likely duration of illness by the next working day at the latest.
This is in line with the general rule that was in place before the corona pandemic.

We expect employees and staff at TU Darmstadt not to travel to states outside the Federal Republic of Germany should the German Federal Government consider this travel not only risky but a risk area, too, and should this travel not be crucial. The list of risk areas is published on the website of the Robert Koch Institute.

Employees and staff are required to inform their supervisors/managers unprompted if at least one of the conditions listed below applies:

- Classified as category I contact person in close contact with a confirmed infected person (“higher infection risk”) as defined by the RKI;

- In quarantine / self-isolation according to § 1(1) of the “Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus” (coronavirus control ordinance, status 13 March 2020) in its applicable updated version, particularly upon returning from a risk area abroad;

- Ordered to quarantine by the local Gesundheitsamt (public health department);

- Positive SARS-CoV-2 test result.

The following additional regulations apply to everyone returning from a risk area according to the RKI listing:

1. Employees and staff who have been in a risk area abroad for more than 72 hours or could not observe the rules of hygiene and infection control are required to self-quarantine according to § 1(1) of the “Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus” (coronavirus control ordinance). On day 5 or 6 following their entry to Germany, they must be tested according to the requirements indicated by the RKI. For more information, please refer to the FAQ list of the RKI listed under “Diagnostik” (diagnostics). The expenses will only be covered by the department, if the trip was on official business. The Directorate of Human Resources and Legal Affairs must be informed about test results immediately. Until a negative test result can be presented, the employee or staff member cannot return to his/her place of work on site.

2. During self-isolation or quarantine and/or access denial due to the corona control ordinance, employees and staff must work from home, if possible. Should mobile work from home not be possible, accumulated plus hours, overtime and extra hours must be used up for balancing.

3. The „Optionen zum Management von Kontaktpersonen unter Personal der kritischen Infrastruktur bei Personalmangel“ (options for managing contact persons among personnel working in critical infrastructure suffering from understaffing) can be applied.

This procedure also applies in case employees and staff have been in a travel area the past 14 days that was subsequently declared a risk state/risk area.

For civil servants, the conscious acceptance of such a travel risk can have consequences concerning civil servants employment law if they cannot fulfil their duties upon returning from their approved travel in full because of this. For non-civil servant employees and staff, this can have consequences concerning employment law.

In addition, the Regulations of the State of Hesse regarding quarantine and corona tests for returning and entering travellers to Germany apply (valid from 08 November 2020).

In addition, reference is made to the “Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus” (coronavirus control ordinance, status 13 March 2020) in its applicable updated version.

Duty of presence is suspended for any employee or staff member confirmed as infected with the SARS-CoV2 coronavirus and for any category I contact person in close contact (“higher infection risk”) as defined by the RKI for the entire length of quarantine ordered by the local Gesundheitsamt (public health department) and/or before until the Gesundheitsamt has come to a decision. During this time, employees and staff must work from home using their university-provided laptop or another university-provided mobile device, if possible.

For business trips, supervisors/managers and the travellers must check each case with due diligence to decide whether or not this business trip is absolutely necessary.

Alternative forms of communication such as video and telephone conferencing must be given first choice.

When deciding whether or not a business trip is inevitable and justifiable, the following assessment guide may be helpful. The Directorate of Human Resources and Legal Affairs will check in case of a business trip abroad whether or not the legally relevant requirements for such a trip on official business based on transferring staff abroad (A1 or other transfer confirmation) have been met. As supervisor/manager, please explain – based on the above-mentioned assessment guide – why this trip or these trips on official business abroad is or are inevitable and how you assessed the risks involved. This must be documented in the course of a travel authorisation request and forwarded to the Human Resource Administrator in charge at the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

Should a business trip prove unavoidable, this trip should preferably be done with a university vehicle without any additional passengers and not with a private car.
Employees and staff should not be asked to use public transport when going on business trips. However, should public transport be used, they must wear a protective mouth-nose cover.
When using a private car, valid reasons in accordance with §6(1) of the HRKG (Hessian travel expense law) will be assumed for your travel expense report and a compensation of EUR 0.35 per kilometre travelled will be granted.

Due to the pandemic, the political and health-related development of the current situation is not foreseeable. Therefore, please reconsider any upcoming business trips for the year 2020 already scheduled or still in planning. Should you decide on travelling, only book travel that can be cancelled without extra costs.

Unfortunately, children cannot be taken along to work at the moment. For more information about taking care of children, refer to Section 2.