Corona-Virus-Krise – Umgang mit Stellenbesetzungsverfahren und Vorstellungsgesprächen

Umgang mit Stellenbesetzungsverfahren und Vorstellungsgesprächen in der Corona-Virus-Krise

Stand: 07.08.2020

Status: August 7, 2020

How to handle the recruitment process and job interviews during the coronavirus crisis

The coronavirus crisis has an impact on the recruitment processes already under way and those still in planning. These processes can either be continued or initiated as long as the current circumstances are taken into account carefully. In this respect, supervisors/managers, as in many other situations at the moment, are encouraged to tackle the current situation responsibly and mindfully by balancing the interests and circumstances of the university, our employees and staff as well as of the candidates while adhering to the requirements specified by our federal and state governments to protect the public. With regard to university interests, supervisors/managers should consider case by case the urgency with which vacant positions need to be filled. Last but not least, they also need to consider whether and to what extend it will be possible in the current situation to offer new employees or staff a proper work place orientation. Consequently, there will be various scenarios requiring that the selection process is either postponed or put on hold (which may also depend on how far this process has advanced already). This should be especially considered if a proper work place orientation cannot sufficiently be ensured.

If postponing or putting on hold recruitment processes already under way, we suggest you provide short-listed candidates with an update of our intention to interview them at a later date. All other candidates should also receive such an update advising them that, given the current situation, we are unable to continue our selection process in the foreseeable future.

A personal interview is and will continue to be an essential part of the selection process at the TU Darmstadt, which we hold dear but are unable to implement the traditional way in the current situation.

After careful weighting of the provisional conditions detailed below, video-supported remote interviews will be permissible for all selection and recruitment processes that need to be concluded promptly for urgent operational reasons and that cannot be postponed or put on hold in a responsible manner.

In the current situation, job interviews on site should only be considered if after careful weighting of all circumstances such an on-site interview is absolutely necessary and unavoidable. Such on-site interviews are subject to the currently applicable strict regulations on social distancing and, thus, entail considerable effort.

We recommend to conduct video-supported remote interviews, if in doubt, to protect the health of all parties involved and to help slow down the spreading of the SARS-CoV-2 virus. Please consider the following advice:

Provisional guidelines on how to use video-supported remote interviews in the selection process during the coronavirus crisis

In cooperation with the administrative bodies, we have agreed on the following advice regarding the use of video-supported remote interviews for the selection process in the current situation. This advice is subject to change until we have concluded our discussions with all administrative bodies.

In accordance with data protection requirements, Zoom and other video-supported formats for remote interviews should be used as a telephone with image display would and not beyond that. Further information can be found under ‘Data Protection Requirements’.

The following provisional conditions need to be observed:

Technical requirements – both for candidates and selection panel

  • Stable Internet connection
  • Suitable software/applications supporting video conferencing
  • Suitable hardware, particularly webcam and microphone
  • Suitable rooms
  • (preferably offering a neutral background without background noise, without interruptions by third parties like people entering the room or telephones ringing etc.)
  • All interview partners must have the necessary technical capabilities to follow the interview simultaneously from different rooms
  • Background: It must be ensured that all interview partners are visible simultaneously while observing the currently applicable minimum distance between them. This will only be possible in different rooms.
  • Should it not be possible to establish the same technical requirements for all interview partners during a video-supported remote interview, then alternative modes of communication need to be found to include all interview partners simultaneously.

General requirements

  • Prerequisite: Ensuring comparability by relying on a uniform methodology applied in all interviews of a selection process
  • The number of participants, the date and time (incl. time zones) and the interview language must be specified.
  • The flow and agenda of the interview must be specified by:
  • Structuring the interview in sections, such as introduction, questions on personal development and qualifications etc., a technical task/a brief technical presentation if necessary,
  • Giving the candidates the opportunity to ask questions,
  • Informing the candidates of the remaining stages of the selection process
  • Specifying a uniform duration for all interviews within this recruitment process. A list of questions must be specified that has to be presented to the selection panel from the start and must be used for all interviews within this recruitment process; the duration of each interview must also be specified.
  • Should interviews be conducted during a selection process on site as well as remotely using video-support, the flow and agenda of the interviews and the list of questions need to be specified from the start and must be used consistently in all interviews.
  • The availability of an alternative communication channel (such as telephone, email, messenger services) must be ensured, particularly in case of a poor Internet connection, poor video and/or audio quality and in case of an unforeseen technical interruption of communication.

Data Protection Requirements

Job Interviews may only be carried out under conditions of confidentiality, as they involve the exchange of sensitive and personal information. This may be accomplished by adhering to the data protection conditions. Zoom software, for which the university has a license, fulfills these data privacy conditions – after having weighed the particular concerns during the current pandemic – if the following requirements are adhered to:

  • Only the host may start a meeting using his/her own account.
  • All meeting participants are to receive the Zoom invitation from the host and are able to log into the meeting through this link without their own account.
  • No data is to be saved from a meeting as some data would be saved to a server external to TU Darmstadt. For this reason, the following functions may not be activated during the meeting:
    • Recording the interview (video &/or telephone)
    • Saving documents‘Screen sharing’ in order to share documents. Documents (e.g. job application dossiers) may only be shared via Hessenbox.
    • Taking minutes of the meeting.

Further information on the use of Zoom software and necessary precautions may be found here.

General rules and requirements for interviewer

  • Interviews should have at least a 15-minute lead time to ensure that the technical requirements are met.
  • A technically well-versed person who is not involved in the selection process as such should also be available to take care of technical issues before and during the interview.
  • Interviews that are interrupted or cannot be started due to technical issues – even if it involves just one person of the selection panel – must be resumed or repeated. When repeating or resuming the interview, the same people need to sit in the selection panel and all of them must be present.
  • Certain “rules of the game” for the interview must be specified by the interviewer and these rules must be communicated to all parties involved at the start of the interview.
  • (Such as hand signals indicating intended audio contributions, and in case of sound failure, indicating whether or not audio contributions have been heard; audio contributions must not be interrupted etc.)
  • Everyone must be mindful of transmission delays for audio contributions of up to 5 seconds and of the need to match interaction accordingly.
  • Recording interviews (video and/or phone) is not permitted.

How to invite to a remote interview and how to specify interview conditions for candidates

Inform candidates about the interview conditions beforehand:

  • When does the interview take place (incl. reference to time zones, as necessary)?
  • How many people from TU Darmstadt participate?
  • How has the interview been arranged and how will it be structured (incl. duration, language to be used, overall structuring)?
  • Whom to contact and how in case of technical issues at the start and during the interview (by phone – providing phone numbers beforehand, email addresses, messenger services)?

In addition, candidates must be informed in their invitation notice of the following:

  • They are responsible for ensuring the technical requirements on their end (e.g. connection speed, software and hardware, separate camera and microphone, alternative reachability in case of technical issues).
  • They must ensure a neutral video background and be at a quietEinladung zum Auswahlverfahren location for the interview.
  • Recording interviews (video and/or phone) is not permitted.

How to involve administrative bodies (university staff association, gender equality officer and possibly the representative body for severely disabled persons as well as the representative body for youth and trainees)

  • The administrative bodies involved must – as is customary – be permitted to participate in the interviews.
  • The administrative bodies to be involved will be informed via email using the form “Einladung zum Auswahlverfahren (Invitation to the selection process)”. The invitation must point out that a video-supported remote interview will be conducted, who will be interviewed and who will conduct the interview (incl. all participating administrative bodies). “Video-supported remote interview” also needs to be indicated in the column “Ort/Raum/Gebäude (location/room/building)” of the form.
  • Hessenbox must be used to transmit application dossiers. This also needs to be indicated in the invitation (incl. granting access rights to Hessenbox).
  • The invitations must be sent off in time (with a generous lead time of more than the 3 working days in practice at the moment) to provide sufficient time to clarify whether the candidates or administrative bodies actually have access to the necessary technology to participate in such a video-supported remote interview (or by phone, alternatively).
  • Should the administrative bodies advise that they cannot participate because of technical issues, the reasons given for selecting a specific candidate need to be more detailed than usual to provide the information missed by not being able to participate.

General conditions for job interviews on site during the coronavirus crisis

  • Ultimately, supervisors/managers must decide whether they can justify responsibly and autonomously to conduct a job interview on site in the current situation.
  • Again, the restrictions formulated by the federal and state governments dated 22 March 2020 regarding social distancing in our private life physically and personally must be considered. This requires us to act responsibly and to avoid face-to-face contacts unless absolutely necessary. This, of course, would also restrict actual job interviews on site to the absolute minimum.
  • Likewise, we must consider that candidates may use public transport to get on site, for which we would have a responsibility, too.
  • In addition, the minimum distance of 1.5 m between each interview participant must be ensured on site at all times. Care must also be taken to adapt the group size to the room size.

Access to application dossiers – using Hessenbox

In the current situation, transmitting application dossiers (internally) to the participating administrative bodies and the Directorate VII – Human Resources & Legal Affairs must be handled electronically through Hessenbox until further notice.

Vorläufige Handlungsempfehlungen bei der Nutzung von videounterstützen Ferninterviews in Auswahlverfahren während der Corona-Virus-Krise

Rahmenbedingungen für Vorstellungsgespräche vor Ort während der Corona-Virus-Krise

Bereitstellung der Bewerbungsunterlagen – Verwendung der Hessenbox

Umgang mit Stellenbesetzungsverfahren und Vorstellungsgesprächen in der Corona-Virus-Krise

Die Corona-Virus-Krise hat Auswirkungen auf laufende sowie beabsichtigte Stellenbesetzungsverfahren. Diese können unter Einbezug aktueller Gegebenheiten mit Bedacht weiterbetrieben bzw. weiterhin aufgenommen werden. Insoweit sind die Führungskräfte – wie gegenwärtig auch in vielen anderen Situation– dazu aufgerufen, verantwortungsvoll mit der aktuellen Situation umzugehen und eine umsichtige Abwägung zwischen universitären Belangen, Interessen unserer Beschäftigten, der Bewerber_innen sowie den Vorgaben von Bund und Ländern zum Schutze der Bevölkerung anzustellen. In Zusammenhang mit universitären Belangen sollten sich Führungskräfte Gedanken darüber machen, welche Dringlichkeit einzelne Besetzungen von vakanten Stellen besitzen. Eine nicht unbedeutende Rolle spielt u.a. die vorausschauende Fragestellung, ob und inwieweit eine Einarbeitung in der derzeitigen Situation möglich erscheint. Dementsprechend wird es verschiedene Konstellationen geben, in denen Auswahlverfahren (letztlich auch abhängig vom Fortschritt bzw. Stadium des jeweiligen Verfahrens) verschoben werden bzw. erst einmal „auf Eis“ gelegt werden sollten. Insbesondere dann, wenn eine Einarbeitung nicht hinreichend gewährleistet werden kann, sollte diesem Umstand verantwortungsvoll Rechnung getragen werden.

Im Falle von Verschiebungen oder Aussetzungen von laufenden Auswahlverfahren regen wir an, den bereits für ein Vorstellungsgespräch vorgesehenen Bewerber_innenkreis eine Zwischennachricht zukommen zu lassen, in der ein persönliches Kennenlernen zu einem späteren Zeitpunkt in Aussicht gestellt wird. Den übrigen Bewerber_innen sollte ebenso eine Zwischennachricht erteilt werden, dass auf Grund der aktuellen Lage mit zusätzlichen, zeitlich nicht absehbaren Verzögerungen in Auswahl- und Besetzungsverfahren zu rechnen ist.

Das persönliche Kennenlernen ist und bleibt grundsätzlich ein elementarer Bestandteil von Auswahlverfahren an der TU Darmstadt, worauf auch weiterhin ein großer Wert gelegt wird, was aber angesichts der derzeitigen Situation nicht in der gewohnten Art und Weise angemessen ist.

In Auswahl- und Besetzungsverfahren, welche aus dringenden betrieblichen Belangen zeitnah durchgeführt werden müssen und nicht in nicht verantwortlicher Weise verschoben bzw. ausgesetzt werden können, können – unter Beachtung der nachfolgend aufgestellten vorläufigen Rahmenbedingungen – videogestützte Ferninterviews geführt werden.

Falls – unter Abwägung sämtlicher Einzelfall-Umstände – auf ein Vorstellungsgespräch vor Ort zurückgegriffen wird, unterliegen diese Gespräche den Vorgaben des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts der TU Darmstadt, insbesondere hinsichtlich der räumlichen Gegebenheiten und der Ausgestaltung.

Zum Schutz der Gesundheit der Beteiligten, aber auch als Beitrag zur Verlangsamung der Verbreitung des Virus SARS-CoV-2 sollten im Zweifel videogestützte Ferninterviews geführt werden. Bitte berücksichtigen Sie dabei die nachfolgenden Handlungsempfehlungen:

Vorläufige Handlungsempfehlungen bei der Nutzung von videounterstützen Ferninterviews in Auswahlverfahren während der Corona-Virus-Krise

Unter Einbindung der Gremien haben wir uns auf vorläufige, der aktuellen Situation Rechnung tragende Handlungsempfehlungen bei der Nutzung von videounterstützen Ferninterviews in Auswahlverfahren verständigen können. Sie stehen unter dem Vorbehalt einer zukünftigen Änderung und Ergänzung nach Abschluss des Beteiligungsverfahrens der Gremien.

Zoom oder andere Formate für videogestützte Ferninterviews sollen aus Datenschutzgründen wie ein Telefon mit Bild genutzt werden, nicht darüber hinaus. Näheres finden Sie unter Punkt "Datenschutzrechtliche Voraussetzungen“.

Folgende vorläufigen Rahmenbedingungen sind zu beachten:

  • Stabile Internetverbindung
  • Geeignete/s Software/Programm zur Unterstützung von „Videokonferenzen“
  • Geeignete Hardware, insbesondere Kamera und Mikrofon
  • Geeignete Räumlichkeiten (möglichst neutraler Hintergrund; möglichst ohne Hintergrundgeräusche; Störungen durch Dritte z. B. durch Betreten des Raums oder Telefonklingeln sind auszuschließen)
  • Sämtliche Gesprächsteilnehmer_innen müssen über adäquate technische Möglichkeiten verfügen, um das Gespräch gleichzeitig in verschiedenen Räumlichkeiten verfolgen zu können
    • Hintergrund: Es muss sichergestellt sein, dass alle Gesprächsteilnehmer_innen gleichzeitig zu sehen sind und der zur Zeit geltende Mindestabstand eingehalten wird. Dies wird nur in unterschiedlichen Räumlichkeiten machbar sein.
    • Sollten nicht für alle Gesprächsteilnehmer_innen gleichermaßen die technischen Voraussetzungen für ein videounterstütztes Ferninterview geschaffen werden können, sind alternative Kommunikationswege zur Durchführung des Auswahlgesprächs zu finden, die allen Beteiligten eine gleichzeitige Teilnahme ermöglichen.

Prämisse: Herstellung einer Vergleichbarkeit durch einheitliches Vorgehen in sämtlichen Gesprächen eines Auswahlverfahrens

  • Festlegung des Teilnehmer_innenkreises, des Zeitpunkts (ggf. sind unterschiedliche Zeitzonen zu beachten) und der Sprache, in welcher das Gespräch geführt wird
  • Erstellung eines Gesprächsablaufs
    • Einteilung des Gesprächs in Abschnitte, etwa Vorstellung, Fragen zum Werdegang und zur Qualifikation etc., ggf. fachliche Aufgabe/fachlicher Kurzvortrag,
    • Fragen der Bewerber_innen,
    • Informationen zum Fortgang des Auswahlverfahrens,
    • Festlegung einer zeitlichen Dauer einheitlich für sämtliche Gespräche im Rahmen des Besetzungsverfahrens
  • Erstellung eines Fragenkatalogs, welcher dem Auswahlgremium vor Beginn aller Gespräche vorliegen und für alle Gespräche im Rahmen dieses Besetzungsverfahrens genutzt werden muss, sowie Festlegung der zeitlichen Gesprächsdauer
  • Sollten in einem Auswahlverfahren sowohl Gespräche vor Ort als auch videounterstützte Ferninterviews durchgeführt werden, ist ebenso für sämtliche Gespräche der Gesprächsablauf und der Fragenkatalog vor Beginn aller Gespräche zu erstellen und für diese auch zu nutzen.
  • Sicherstellung eines weiteren Kommunikationskanals (z.B. Telefon, Mail, Messengerdienst), insbesondere für den Fall, dass das Gespräch aufgrund schlechter Qualität der Internetverbindung, des Bildes und/oder Tons sowie sonstiger technischer Schwierigkeiten unvorhergesehen abbricht.

Vorstellungsgesprächen können nur in einem vertraulichen Umfeld geführt werden, weil darin sensible und personenbezogene Informationen ausgetauscht werden. Voraussetzung dafür ist die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Software Zoom, für die eine Campuslizenz besteht, erfüllt – unter Abwägung der jeweiligen Interessen in der derzeitigen Pandemie – diese datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bei Einhaltung der nachfolgenden Regeln:

  • Nur der Host erzeugt eine Sitzung über seinen Account.
  • Alle Teilnehmer*innen erhalten die Einladungsmail durch den Host und können sich ohne Account über den versandten Link einloggen.
  • Eine Speicherung der Daten darf nicht erfolgen, weil entsprechende Daten auf einem Server außerhalb der TU Darmstadt gespeichert würden. Aus diesem Grund muss auf folgende Funktionen verzichtet werden:
    • Die Aufzeichnung des Auswahlgesprächs (Video und/oder Telefon),
    • Speichern von Dokumente
    • „Bildschirm teilen“ und damit Teilen von Dokumenten. Für das (Ver)Teilen von Dokumenten (wie z.B. Bewerbungsunterlagen) kann die Hessenbox genutzt werden.
    • Protokollierungen

Weitere Informationen zu der Nutzung der Software Zoom und den vorzunehmenden Voreinstellungen, finden Sie hier.

  • Gespräche sollten jeweils einen Vorlauf von mindestens 15 Minuten haben, um sicherzustellen, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind.
  • Eine technisch versierte Person, die nicht am Auswahlprozess beteiligt ist, sollte verfügbar sein, um sich notfalls um die technischen Voraussetzungen vor und während des Gesprächs zu kümmern.
  • Gespräche, die aus technischen Gründen abbrechen – auch wenn hiervon nur eine einzelne Person aus dem Auswahlgremium betroffen sein sollte – oder gar nicht erst begonnen werden können, müssen fortgesetzt bzw. wiederholt werden. Bei einer Wiederholung oder auch Fortsetzung des Gesprächs ist auf eine gleiche und vollständige Besetzung des Auswahlgremiums zu achten.
  • Festlegung gewisser „Spielregeln“ für das Gespräch durch die Gesprächsleitung und Kommunikation dieser Regeln an alle Beteiligten zu Beginn des Gesprächs (z.B. Handzeichen bei beabsichtigtem Wortbeiträgen und bei Tonausfall; Nonverbales Feedback, ob das Gesagte auch ankommt; Wortbeiträge dürfen nicht unterbrochen werden etc.)
  • Berücksichtigung von Zeitverzögerungen der Gesprächsbeiträge (bis zu 5 Sekunden) und Anpassung der Interaktion auf diese Gegebenheiten.
  • Bewerber_innen sind mit der Einladung über die Konditionen des Gesprächs zu informieren:
    • Zeitpunkt des Gesprächs (ggf. mit Hinweis auf unterschiedliche Zeitzonen)
    • Kreis der Teilnehmer_innenn von Seiten der TU Darmstadt
    • Verlauf der Vorbereitung und des Gesprächsablaufs (inklusive der zeitlichen Dauer, der Sprache, Einteilung des Gesprächs in Abschnitte)
    • Mitteilung über die kontaktaufnehmende Person im Falle von technischen Problemen zu Beginn und während des Gesprächs und die Art der Kontaktaufnahme (via Telefon – Austausch der Telefonnummern im Vorfeld notwendig; Mail; Messengerdienst)
  • Bewerber_innen sind in der Einladung zudem darauf hinzuweisen,
    • dass sie für die technischen Voraussetzungen in der eigenen Sphäre selbst zu sorgen haben (u.a. Verbindungsgeschwindigkeit, Software und Hardware, separate Kamera und Mikrofon, alternative Erreichbarkeit im Falle von technischen Problemen),
    • dass sie einen neutralen Bildhintergrund sicherzustellen und sich an einem ruhigen Ort aufzuhalten haben und
    • dass die Aufzeichnung des Auswahlgesprächs (Video und/oder Telefon) verboten ist.
  • Die Teilnahme an den Gesprächen ist – wie üblich –den zu beteiligenden Gremien zu ermöglichen.
  • Einladung der zu beteiligenden Gremien via Mail unter Verwendung des Formulars „Einladung zum Auswahlverfahren“ Mit der Einladung ist darauf hinzuweisen, dass und mit wem videogestützte Ferninterviews geführt werden. Zudem ist dies in dem Formular unter der Angabe „/Ort/Raum/Gebäude“ zu vermerken.
  • Für die Übermittlung der Bewerbungsunterlagen ist die Hessenbox zu nutzen, was ebenfalls auf der Einladung vermerkt sein soll (inklusive der Einräumung von Zugriffsmöglichkeiten).
  • Versendung der Einladung hat so rechtzeitig (großzügigere Vorlauffrist als die aktuellen 3 Arbeitstage) zu erfolgen, dass eine technische Teilnahme an einem beabsichtigten videounterstützten Ferninterview im Vorfeld (ggf. telefonisch) abgeklärt werden kann.
  • Sollten die Gremien mitteilen, dass eine Teilnahme aus technischen Gründen nicht möglich ist, ist diesem Umstand im weiteren Verfahren dadurch Rechnung zu tragen, dass die Auswahlbegründung entsprechend ausführlicher auszufallen hat.

Letztlich liegt es in der Entscheidungssphäre der Führungskräfte, ob sie es in eigener Verantwortung vertreten können, ein Vorstellungsgespräch vor Ort in der aktuellen Situation zu bewerkstelligen.

In diesem Zusammenhang gilt es weiterhin, verantwortungsvoll zu handeln und persönliche Kontakte zu vermeiden, die nicht zwingend erforderlich sind, und damit auch Vorstellungsgespräche vor allem vor Ort auf die allernotwendigsten Fälle zu beschränken.

Das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt ist zu beachten, insbesondere die Wahrung eines Mindestabstands von 1,5 Metern der jeweils an dem Gespräch beteiligten Teilnehmer_innen ist sicherzustellen. Außerdem wäre dafür Sorge zu tragen, die Gruppengröße der Raumgröße anzupassen. Weitere Informationen finden Sie im Hygiene- und Infektionsschutzkonzept unter den Ziffern 2.1 (Grundsätzliche Verhaltensregeln) und 3.1 (Büroarbeit und Meetings).

Auch ist zu bedenken, dass die_der Bewerber_in ggf. öffentliche Verkehrsmittel nutzen und dies verantwortet werden muss.

Die (interne) Übermittlung der Bewerbungsunterlagen an die zu beteiligenden Gremien und das Dezernat VII – Personal- und Rechtsangelegenheiten – hat wegen der aktuellen Situation bis auf Weiteres ausschließlich auf dem elektronischen Wege unter Nutzung der Hessenbox zu erfolgen.“