Corona-Virus-Krise und Erholungsurlaub

Was ist mit Urlaub in der Corona-Krise?

Stand: 28.03.2020

We are currently receiving inquiries as to whether leave already approved by the supervisor can be postponed and saved until the corona crisis is over.

According to the Hessian Ministry of the Interior and Sports (HMDIS) (status: 24.03.2020) “leave already applied for should be taken and not be cancelled.”

It stands to reason that you might consider postponing your holidays in times of crisis when plans are thwarted and trips among other things have to be cancelled. However, please remember that postponing your holidays will also affect the personal and work-related planning of many other employees and staff, particularly as no one can make a reliable prediction at present as to when, for instance, travel restrictions will be lifted again. Postponing your holidays to a later date, therefore, is neither a solution nor a remedy to handle the current situation.

Statutory regulations
When scheduling leave, the wishes of the employees and staff must be taken into account, unless urgent operational needs or holiday wishes of other employees and staff, which deserve priority for social reasons, are in conflict.

If leave has been approved by the supervisor already, it cannot be cancelled or withdrawn unilaterally. This also applies when the holidays are linked to travel plans made impossible at the moment due to travel restrictions.

In case of urgent operational reasons that, for instance, require the presence of a particular employee or staff member for maintaining the infrastructure, then an amicable solution should be sought by both parties if the holiday has already been approved. Should this employee or staff member be indispensable for maintaining basic operations, the supervisor can cancel leave unilaterally on a case-by-case basis.

Please remember that any remaining holidays for the leave year 2019 that you could have taken but failed to apply for in time and did not claim by 30 September 2020 will expire without replacement. Unfortunately, there are no other transfer options for remaining holidays. Hence, saving your leave for a later date does not make sense just because of travel restrictions. These regulations also apply for holiday entitlement for the leave year 2020, which on principal will expire by 30 September 2021.

Even if the situation gets less strenuous in the next few weeks and months, which we all are hoping for, there are still challenging times and tasks ahead of us at TU Darmstadt. It might prove necessary and difficult as well to find a balance between possibly rising numbers of requests for time off following the corona crisis and keeping up operations. In some cases, requests for leave may require a closer look and consideration prior to approval.

Conclusion: Any leave already approved has to be taken. Only in the most exceptional cases, a withdrawal is permitted, and preferably by mutual agreement. An exceptional case is deemed to exist if being able to reach or having the employee or staff member present at the university is absolutely necessary to ensure basic operations. In such cases, already approved leave can be cancelled, if necessary.

To ensure a well-informed decision-making process, we offer counselling in close cooperation with our team of experts who will coordinate all queries and responses and will include all experts at TU Darmstadt, the TU crisis response team and the Executive Board of TU Darmstadt in this process. You can get in touch with this team via email at .

Derzeit erreichen uns Anfragen, ob ein bereits mit der bzw. dem Vorgesetzten abgestimmter Urlaub zurückgenommen und aufgespart werden kann, bis die Corona-Krise beendet ist.

Laut des hessischen Ministeriums für Inneres und Sicherheit (HMDIS), Stand: 24.03.2020) „sollen bereits beantragte Urlaube angetreten und nicht zurückgenommen werden.“

Es ist verständlich, dass Sie in Zeiten, in denen Pläne durchkreuzt werden und unter anderem Reisen storniert werden müssen, über eine Urlaubsverschiebung nachdenken. Bedenken Sie aber, dass eine Aufschiebung des Urlaubs auch die privaten und dienstlichen Planungen vieler anderer Beschäftigter mitbetreffen würde – zumal zum jetzigen Zeitpunkt niemand eine verlässliche Aussage treffen kann, wann z.B. Reisebeschränkungen wieder aufgehoben werden. Die Situation wird sich daher durch eine Verschiebung des Urlaubs nicht lösen oder heilen lassen.

Die gesetzlichen Regelungen
Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, es sei denn, dass dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Beschäftigter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, dem entgegenstehen.

Ist der Urlaub bereits mit der bzw. dem Vorgesetzten abgestimmt worden, so kann dieser grundsätzlich nicht einseitig widerrufen bzw. zurückgenommen werden. Dies gilt auch dann, wenn die mit dem Urlaub verknüpfte Urlaubsreise aufgrund der Reisebeschränkungen zum geplanten Zeitpunkt nicht möglich ist.

Wenn aus dringenden betrieblichen Gründen die bzw. der einzelne Beschäftigte trotz geplanten Urlaubs z.B. zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur unverzichtbar ist, sollte eine einvernehmliche Lösung mit der oder dem Beschäftigten angestrebt werden. Ist zur Aufrechterhaltung des Basisbetriebs die Person absolut unverzichtbar, so kann der oder die Vorgesetzte im Einzelfall den Urlaub einseitig widerrufen.

Bitte beachten Sie, dass restliche Urlaubstage aus dem Jahr 2019 grundsätzlich ersatzlos verfallen, wenn Sie diese zwar hätten nehmen können, aber nicht rechtzeitig beantragt und bis spätestens zum 30. September 2020 angetreten haben. Weitere Übertragungsmöglichkeiten gibt es leider nicht. Insoweit ist ein „Aufsparen“ des Urlaubs – z.B. wegen der derzeitigen Reisebeschränkungen – nicht sinnvoll. Auch für den Urlaubsanspruch des Jahres 2020 gilt dieselbe Regelung – dieser verfällt grundsätzlich zum 30. September 2021.

Auch wenn sich die Lage im Laufe der nächsten Wochen und Monate entspannen sollte – was wir alle hoffen–, so werden doch verstärkt herausfordernde Aufgaben auf die TU Darmstadt zukommen. Es ist nicht auszuschließen, dass eine (nicht einfache) Balance gefunden werden muss zwischen einer womöglich stark erhöhten Zahl an Urlaubsanträgen nach der Corona-Krise und erforderlichen dienstlichen Interessen. Gegebenenfalls kann der Urlaubswunsch nicht immer ohne eine ausführlichere Prüfung und Abwägung erfüllt werden.

Fazit: Bereits abgestimmter Urlaub ist grundsätzlich anzutreten. Nur im absoluten Ausnahmefall ist eine Rücknahme – möglichst im gegenseitigen Einvernehmen – zulässig. Ein Ausnahmefall liegt insbesondere dann vor, wenn die Erreichbarkeit oder sogar die Anwesenheit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters an der Universität zwingend erforderlich ist, um den Basisbetrieb zu sichern. In diesen Fällen, kann ein bereits abgestimmter Urlaub –soweit erforderlich – auch widerrufen werden.

Für eine Beratung aber auch eine Abstimmung steht Ihnen ein Expertenteam zur Verfügung, welches die Anfragen und Antworten unter Einbeziehung sämtlicher Expertinnen und Experten der TU Darmstadt koordiniert und in enger Abstimmung mit dem Krisenteam und der Universitätsleitung steht. Sie erreichen das Team unter .