Einstellung internat. WissenschaftlerInnen

Leitfaden für die Einstellung internationaler WissenschaftlerInnen

Bei der Einstellung einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin oder eines wissenschaftlichen Mitarbeiters aus dem Ausland gibt es bereits im Vorfeld der Einreise nach Deutschland bzw. kurz nach der Ankunft einige Formalien zu berücksichtigen. Dies ist wichtig, um den Einstellungsprozess reibungslos und zügig abwickeln zu können.

Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an die zuständigen PersonalsachbearbeiterInnen.

1. Vor der Einstellung, vor der Einreise:
Aufenthaltstitel
Prüfung des im Ausland erworbenen Abschlusses

2. Nach der Einreise nach Deutschland:
Anmeldung bei den Behörden
Steuer-ID
Aufenthaltstitel (Ausländerbehörde)
Krankenversicherung
Bankkonto

3. Weitere erforderliche Unterlagen für die Einstellung:
ELStAM-Formular
Vorlage Führungszeugnis

 

1. Vor der Einstellung / vor der Einreise nach Deutschland:

Aufenthaltstitel

Sie planen, eine wissenschaftliche Mitarbeiterin oder einen wissenschaftlichen Mitarbeiter mit ausländischer Staatsangehörigkeit einzustellen:
Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem/der Wissenschaftlichen Mitarbeiter/in um eine/n Angehörige/n eines EU-Mitgliedslandes oder um eine/n Angehörige/n eines Nicht-EU-Landes (sog. Drittstaaten) handelt.

EU-Mitgliedsstaat:

Angehörige eines EU-Mitgliedstaates genießen nach Artikel 45 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) volle Arbeitnehmerfreizügigkeit. Dies bedeutet, dass jede/r Arbeitnehmer/in, egal aus welchem EU-Mitgliedsstaat er/sie kommt, in jedem anderen Mitgliedsstaat gleichbehandelt wird in Bezug auf Beschäftigung, Entlohnung und sonstigen Arbeitsbedingungen. Eine Vorlage eines Aufenthaltstitels oder eine Meldung bei der Ausländerbehörde ist nicht erforderlich.

Nicht-EU-Mitgliedsstaat:

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter/innen aus sog. Drittstaaten (Nicht-EU-Staaten) ein gültiges Visum benötigen, welches die Arbeitsaufnahme gestattet. Ohne Visum bzw. ohne entsprechenden Aufenthaltstitel darf keine Arbeitsaufnahme erfolgen, selbst wenn die Einreise nach Deutschland (z.B. für Staatsgehörige aus den USA oder Südkorea) visumfrei ist.

Um den Prozess für das Visum zu beschleunigen, können wir bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine sog. „Aufnahmevereinbarung“ abschließen. Ausführliche Informationen sowie ein Muster finden Sie unter dem Stichwort Aufnahmevereinbarung. Auf dieser Seite finden Sie auch Informationen zu alternativen Aufenthaltstiteln. Unterstützung und weitere Informationen erhalten Sie insbesondere auch durch das Welcome Centre der TU Darmstadt.

Prüfung des im Ausland erworbenen Abschlusses

Voraussetzung für die Einstellung als Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in nach Entgeltgruppe 13 ist der Abschluss an einer deutschen Universität. Bei Personen, die einen Abschluss im Ausland erworben haben, ist nicht immer klar erkennbar, ob der ausländische Abschluss einem deutschen Hochschulabschluss gleichgestellt ist. Daher muss das Personaldezernat die Abschlüsse der zukünftigen internationalen Mitarbeiter/innen auf Äquivalenz prüfen. Dies geschieht bei Bachelor/Master-Abschlüssen, in dem wir die Zeugnisse zur Überprüfung an das Dezernat VIII – Zulassung International weitergeben.
Promotionen können bei Einstellungen als Post-Doc ebenfalls einer Äquivalenzprüfung unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen daher, sobald feststeht, dass Sie eine/n Mitarbeiter/in mit im Ausland erworbenen Abschluss (dabei ist es egal, ob der Abschluss in einem EU-Mitgliedsstaat oder eines Nicht-EU-Mitgliedsstaat erworben wurde) einstellen wollen, uns die Unterlagen über die Abschlüsse schnellstmöglich weiterzuleiten.

Für eine korrekte Prüfung werden immer folgende Unterlagen benötigt:

  • Bachelorurkunde plus Leistungsübersicht (sowohl in Originalsprache als auch mit Übersetzung in Englisch oder Deutsch)
  • Masterurkunde plus Leistungsübersicht (sowohl in Originalsprache als auch mit Übersetzung in Englisch oder Deutsch)

Wenn die Überprüfung des Abschlusses ergibt, dass der im Ausland erworbene Abschluss einem deutschen Abschluss nicht gleichwertig ist, erfolgt eine Eingruppierung nach EG 12. Wir empfehlen daher, parallel zur Überprüfung des Abschlusses, schnellstmöglich einen Antrag beim Promotionsausschuss des Fachbereichs auf Annahme als Doktorand/in zu stellen. Sobald der/die Mitarbeiter/in ohne Auflagen als Doktorand/in angenommen wird, akzeptieren wir dies ebenfalls als Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Universitätsabschluss, sodass eine Eingruppierung nach EG 13 möglich ist. Bitte kommen Sie dann auf uns zu, um die Höhergruppierung zu veranlassen.

Sollte der/die Mitarbeiter/in bereits eine Promotion im Ausland abgeschlossen haben, benötigen wir neben den oben genannten Unterlagen auch die Kopie der Promotionsurkunde. Mit Vorlage der Promotionsurkunde akzeptieren wir diese als mindestens gleichwertig mit einem deutschen Diplom/Masterabschluss einer Universität. Eine Überprüfung durch das Dez. VIII ist dann nicht mehr zwingend erforderlich.

 

2. Nach der Einreise nach Deutschland:

Ist Ihr/e Wissenschaftler/in eingereist und hat eventuell schon seinen/ihren Arbeitsvertrag erhalten, sind die nachfolgenden Schritte zu beachten bzw. zu erledigen.Unterstützung und weitere Informationen erhalten Sie insbesondere auch durch das Welcome Centre der TU Darmstadt

Unter den Stichworten „Erste Schritte“ sowie „Ankunft und Orientierung“ finden Sie und Ihre Wissenschaftler_innen weiterführende und unterstützende Informationen sowie Ansprechpartner, Insbesondere zu folgenden Themen:

  • Anmeldung bei den Behörden (u.a. Einwohnermeldeamt)
  • Steuer-ID
  • Aufenthaltstitel (Ausländerbehörde)
  • Krankenversicherung
  • Bankkonto

Wir empfehlen den Wissenschaftler_innen die frühzeitige Registrierung beim Welcome Centre, dies erleichtert die Kontaktaufnahme und die Inanspruchnahme der Serviceleistungen.

3. Weitere erforderliche Unterlagen für die Einstellung:

Spätestens mit der Bestätigung der Einstellung werden weitere Unterlagen angefordert, unter anderem das ELStAM-Formular(Selbstauskunft für das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale-Verfahren), ohne dessen Vorlage eine Gehaltsabrechnung nicht bzw. nicht korrekt erfolgen kann. Umgehend benötigt wird auch die Steuer-ID und ein Führungszeugnis.

Beantragung Führungszeugnis:

Auf dem Einwohnermeldeamt/Bürgeramt kann Ihr/e neue/r Mitarbeiter/in bei der Anmeldung ein polizeiliches Führungszeugnis „Belegart O“ zur Vorlage bei Behörden beantragen. Dieses Führungszeugnis wird direkt dem Arbeitgeber zugeschickt (i. d. R. innerhalb von 2 Wochen). Folgende Adresse sollte daher angegeben werden:

An das
Präsidium der TU Darmstadt
Dezernat VII – z. Hd. Name SachbearbeiterIn
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt

Derzeit beträgt die Gebühr 13 Euro. Die Kosten des Führungszeugnisses können nicht erstattet werden, jedoch können diese bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Stand: April 2019

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