Einheitliche E-Mail-Adressen für alle Beschäftigten

28.08.2019

Einheitliche E-Mail-Adressen für alle Beschäftigten

Bereitstellung ab 25. September 2019

Gut zu merken, schnell erklärt: vorname.nachname@tu-darmstadt.de – nach diesem Schema wird allen Beschäftigten der TU Darmstadt am 25. September 2019 die einheitliche E-Mail-Adresse bereitgestellt. Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) hat dafür die technischen Voraussetzungen geschaffen und einen entsprechenden Beschluss des Präsidiums zur „Groupware-Grundversorgung“ umgesetzt.

In einer E-Mail an alle Beschäftigten hat Vizepräsidentin Prof. Andrea Rapp die Hintergründe und Vorteile der neuen Konvention erläutert:

  • Beschäftigte, deren Fachgebiete und -bereiche eigene E-Mail-Server betreiben und nicht bzw. noch nicht den Service Groupware nutzen, verfügen ab dem 25.09.2019 über ein zweites E-Mail-Postfach mit aktiver E-Mail-Adresse in der zentralen Domäne @tu-darmstadt.de.
    Damit Sie alle an Sie gerichteten E-Mails erhalten, ist eine einmalige Einrichtung einer Weiterleitung auf Ihr bisheriges persönliches E-Mail-Postfach Ihrer Organisationseinheit erforderlich.
    Bitte richten Sie diese Weiterleitung direkt am 25.09.2019 ein. Eine Anleitung dazu erhalten Sie demnächst – wir werden Sie mit detaillierten Informations- und „Erinnerungs“-Nachrichten versorgen.
  • Beschäftigte, deren Organisationseinheiten den Service Groupware bereits nutzen, erhalten die zentrale E-Mail-Adresse ab dem 25.09.2019 zunächst als Alias an ihrem Postfach bereitgestellt. Das heißt, ab diesem Zeitpunkt sind Sie auch unter Ihrer persönlichen neuen E-Mail-Adresse erreichbar. Fachgebiete und -bereiche, die sich für die aktive Nutzung der E-Mail-Grundversorgung entscheiden, werden anschließend Zug um Zug umgestellt.
  • Allen voran wird das HRZ im Oktober auf die aktive Nutzung der einheitlichen E-Mail-Adresse umstellen. Deren Beschäftigte werden ab dann automatisch unter der jeweils persönlichen neuen E-Mail-Adresse kommunizieren. Sodann folgen die zentrale Verwaltung, die ja bereits in den Groupware-Service integriert ist, und die zentralen Einrichtungen. Für alle diese Einheiten heißt das mit anderen Worten: Ihre neue Mailadresse ist ab dem (Ihnen noch mitzuteilenden) Stichtag sowohl für den Empfang als auch den Versand Ihrer Nachrichten aktiv.

Das können Sie heute schon tun:

Alle Beschäftigten, die über mehrere Vor- bzw. Nachnamen verfügen, können Ihren E-Mail-Anzeigenamen im IDM Portal festlegen. Bitte führen Sie die Namensänderung bis zum 09.09.2019 durch.

Der ab diesem Tag hinterlegte Name wird dann zur Bildung des E-Mail-Präfix verwendet. Eine Anleitung finden Sie auf den Seiten zur Groupware.

Die Vorteile der zentralen E-Mail-Grundversorgung im Überblick:

  • Eine TU-weite einheitliche Konvention der E-Mail-Adresse für alle Beschäftigten. Sie setzt sich zusammen aus einem einheitlichen Präfix, also dem Teil, der vor dem @ steht und der einheitlichen Domain @tu-darmstadt.de, z.B. olivia.office@tu-darmstadt.de. Bei Namensdoppelungen wird die Stabsstelle Kommunikation und Medien mit Ihnen persönlich auf der Basis von Kriterien eine einvernehmliche Lösung erarbeiten.
  • Kosteneinsparung: Das Grundversorgungspostfach der Größe Standard wird kostenfrei zur Verfügung gestellt. Alle weiteren Postfachgrößen reduzieren sich um 21 Euro/Beschäftigte/Postfach.
  • Administrativer Aufwand reduziert sich spürbar: Das Anlegen und Löschen der zentralen E-Mail-Adresse ist an den Lebenszyklus des Beschäftigungsverhältnisses gekoppelt. Mit Aktivierung der TU-ID wird das zentrale Postfach und die einheitliche E-Mail-Adresse automatisch erzeugt.
  • Alle E-Mail-Adressen sind in einem globalen Adressbuch eingepflegt und abrufbar.
  • Vereinfachte Teamorganisation durch Einsicht in die Kalender gemäß der elektronischen Kalenderrichtlinie.

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