Abschluss des Evaluationsverfahrens der zentralen Verwaltung

Im Rahmen des integrierten Qualitätsmanagements der TU Darmstadt wird – neben Fachbereichen und zentralen Einrichtungen – auch die zentrale Verwaltung evaluiert. Deren Zielvereinbarung wurde erstmalig im Jahr 2014 vereinbart und ist nun abgeschlossen.

Präsident Prof. Prömel und Kanzler Dr. Efinger blicken auf ein erfolgreiches aber auch recht aufwändiges Verfahren; die zentrale Verwaltung hat sich mit ihrer Zielvereinbarung (wird in neuem Tab geöffnet) umfangreiche Themen zur Bearbeitung vorgenommen und von 2014-2019 alle Ziele bis auf eines umgesetzt. Dabei sind nicht alle Prozesse, die begonnen wurden, bereits beendet, sondern werden weiter intensiv vorangetrieben. Das nicht umgesetzte Ziel (zum Thema interne Kommunikation) wird dem neuen Präsidium übergeben und in der nächsten Evaluation eingespeist.

Die Ergebnisse der Entwicklungen wurden regelmäßig TU-intern bspw. über die internen Internetseiten, Berichte im Senat oder Artikel in der hoch3 an die Universität kommuniziert. Abschließend sind sie nun in einem Umsetzungsbericht (wird in neuem Tab geöffnet) zusammengefasst.

Der Qualitätsmanagement-Beirat der Universität begleitete das Evaluationsverfahren seit 2013 von Anfang an, beriet u.a. bei Auswahl der Evaluationskommission, zum Selbstbericht und begleitete das Monitoring. Er gab Input zum Zwischenbericht der zentralen Verwaltung (wird in neuem Tab geöffnet) in 2017 und hat nun im August 2019 auch den Umsetzungsbericht zur Zielvereinbarung der zentralen Verwaltung kommentiert. Anhand des Berichts und eingeholter Rückmeldungen aus der Universität schätzt der inQM-Beirat die Umsetzung der Ziele positiv ein. Er begrüßt die Entwicklung hin zu einer modernen serviceorientierten Verwaltung. Für ein künftiges Evaluationsverfahren der zentralen Verwaltung könnte der Fokus aus Sicht des Beirats weiterhin auf Entwicklungsfeldern für die universitäre Verwaltung, Digitalisierung und interne Kommunikation liegen.

Einige wichtige Entwicklungen in den fünf Jahren:

• Statt eines Leitbilds allein für die zentrale Verwaltung wurden in einem TU-weiten Diskussionsprozess Entwicklungsfelder der Verwaltung an der TU Darmstadt insgesamt erarbeitet.
• Das Dezernat VIII (Internationales) wurde neu eingerichtet, es wurden Angebote und Prozesse im Bereich Internationales zusammengeführt und (weiter)entwickelt.
• In einem Organisationsentwicklungsprozess im Dezernat II (Studium & Lehre) wurden Strukturen und Prozesse im Bereich Studium & Lehre überarbeitet. Die Schnittstellenprozesse zum Bereich Internationales wurden neu definiert.
• Es fand eine Neustrukturierung von Aufgaben und Prozessen zwischen den Dezernaten Immobilien- und Baumanagement (Dezernate IV und V) statt. Aufgaben und Prozesse im Dezernat Immobilienmanagement wurden optimiert.
• Im IT-Bereich wurden Projekte zur stärkeren Digitalisierung weiterentwickelt und reflektiert, um Verwaltungsprozesse und Schnittstellen mit Fachbereichen stärker zu unterstützen (Data Warehouse, Drittmittelcontrolling, Personalplanung, elektronische Beschaffung).
• Es wurde eine professionelle IT-Bedarfserhebung für die zentrale Verwaltung entwickelt und Einbindung in die HRZ-AG etabliert (Stabsstelle IT- und Prozesskoordination).
• Auch im Bereich Kommunikation und Personalentwicklung wurden entsprechende Tools (weiter)entwickelt: u.a. englischsprachiger Webauftritt, Informationsportal für alle TU-Beschäftigten, Geschäftsführer_innen-Austausch, Toolbox für Jahresgespräche, interne Hospitation, interkulturelle Kompetenz und Personalmobilität .

Ablauf des Evaluationsverfahrens

10/2011 – Bericht zur Dienstleistungsqualität (wird in neuem Tab geöffnet) der zentralen Verwaltung auf Basis einer TU-internen Befragung mit anschließender Ergebnisreflexion zu der Befragung und Vorbereitung Selbstberichtserstellung in 2012/13.

08/2013 – Selbstbericht der zentralen Verwaltung

10/2013 – Vor-Ort-Begehung der zentralen Verwaltung: Gespräche der externen Evaluationskommission mit Vertreter_innen zentraler Verwaltung, Präsidium und Fachbereichen

09/ 2014 – Abschluss der Zielvereinbarung mit Laufzeit von fünf Jahren

05/2016 – Monitoring-Gespräch (wird in neuem Tab geöffnet) zum Umsetzungsstand durch inQM-Beirat

07/2017 – Stellungnahme des inQM-Beirats zum Zwischenbericht der zentralen Verwaltung

08/2019 – Kommentierung des abschließenden Umsetzungsberichts durch den inQM-Beirat

Für Fragen zum Ablauf des Evaluationsverfahrens steht Ihnen Frau Dubsky vom Referat Qualitätsmanagement und Gremien gern zur Verfügung.