Abschluss des Evaluationsverfahrens der zentralen Verwaltung
16.09.2019
Die gesteckten Ziele sind umgesetzt. Der inQM-Beirat diskutiert Umsetzungsbericht und empfiehlt Themen für die künftige Entwicklung.
Im Rahmen des integrierten Qualitätsmanagements der TU Darmstadt wird – neben Fachbereichen und zentralen Einrichtungen – auch die zentrale Verwaltung evaluiert. Deren Zielvereinbarung wurde erstmalig im Jahr 2014 vereinbart und ist nun abgeschlossen.
Präsident Prof. Prömel und Kanzler Dr. Efinger blicken auf ein erfolgreiches aber auch recht aufwändiges Verfahren; die zentrale Verwaltung hat sich mit ihrer (wird in neuem Tab geöffnet) umfangreiche Themen zur Bearbeitung vorgenommen und von 2014-2019 alle Ziele bis auf eines umgesetzt. Dabei sind nicht alle Prozesse, die begonnen wurden, bereits beendet, sondern werden weiter intensiv vorangetrieben. Das nicht umgesetzte Ziel (zum Thema interne Kommunikation) wird dem neuen Präsidium übergeben und in der nächsten Evaluation eingespeist. Zielvereinbarung
Die Ergebnisse der Entwicklungen wurden regelmäßig TU-intern bspw. über die internen Internetseiten, Berichte im Senat oder Artikel in der hoch3 an die Universität kommuniziert. Abschließend sind sie nun in einem (wird in neuem Tab geöffnet) zusammengefasst. Umsetzungsbericht
Der begleitete das Evaluationsverfahren seit 2013 von Anfang an, beriet u.a. bei Auswahl der Evaluationskommission, zum Selbstbericht und begleitete das Monitoring. Er gab Input zum Qualitätsmanagement-Beirat der Universität (wird in neuem Tab geöffnet) in 2017 und hat nun im August 2019 auch den Umsetzungsbericht zur Zielvereinbarung der zentralen Verwaltung kommentiert. Anhand des Berichts und eingeholter Rückmeldungen aus der Universität schätzt der inQM-Beirat die Umsetzung der Ziele positiv ein. Er begrüßt die Entwicklung hin zu einer modernen serviceorientierten Verwaltung. Für ein künftiges Evaluationsverfahren der zentralen Verwaltung könnte der Fokus aus Sicht des Beirats weiterhin auf Entwicklungsfeldern für die universitäre Verwaltung, Digitalisierung und interne Kommunikation liegen. Zwischenbericht der zentralen Verwaltung
Einige wichtige Entwicklungen in den fünf Jahren:
- Statt eines Leitbilds allein für die zentrale Verwaltung wurden in einem TU-weiten Diskussionsprozess an der TU Darmstadt insgesamt erarbeitet. Entwicklungsfelder der Verwaltung
- Das wurde neu eingerichtet, es wurden Angebote und Prozesse im Bereich Internationales zusammengeführt und (weiter)entwickelt. Dezernat VIII (Internationales)
- In einem Organisationsentwicklungsprozess im wurden Strukturen und Prozesse im Bereich Studium & Lehre überarbeitet. Die Schnittstellenprozesse zum Bereich Internationales wurden neu definiert. Dezernat II (Studium & Lehre)
- Es fand eine Neustrukturierung von Aufgaben und Prozessen zwischen den Dezernaten Immobilien- und Baumanagement (Dezernate IV und V) statt. Aufgaben und Prozesse im Dezernat Immobilienmanagement wurden optimiert.
- Im IT-Bereich wurden Projekte zur stärkeren Digitalisierung weiterentwickelt und reflektiert, um Verwaltungsprozesse und Schnittstellen mit Fachbereichen stärker zu unterstützen ( , Drittmittelcontrolling, Personalplanung, elektronische Beschaffung). Data Warehouse
- Es wurde eine professionelle IT-Bedarfserhebung für die zentrale Verwaltung entwickelt und Einbindung in die HRZ-AG etabliert (Stabsstelle IT- und Prozesskoordination).
- Auch im Bereich Kommunikation und Personalentwicklung wurden entsprechende Tools (weiter)entwickelt: u.a. , englischsprachiger Webauftritt für alle TU-Beschäftigten, Geschäftsführer_innen-Austausch, Toolbox für Jahresgespräche, Informationsportal , interkulturelle Kompetenz und interne Hospitation . Personalmobilität
Ablauf des Evaluationsverfahrens
10/2011 – (wird in neuem Tab geöffnet) der zentralen Verwaltung auf Basis einer TU-internen Befragung mit anschließender Ergebnisreflexion zu der Befragung und Vorbereitung Selbstberichtserstellung in 2012/13. Bericht zur Dienstleistungsqualität
08/2013 – Selbstbericht der zentralen Verwaltung
10/2013 – Vor-Ort-Begehung der zentralen Verwaltung: Gespräche der externen Evaluationskommission mit Vertreter_innen zentraler Verwaltung, Präsidium und Fachbereichen
09/ 2014 – Abschluss der Zielvereinbarung mit Laufzeit von fünf Jahren
05/2016 – (wird in neuem Tab geöffnet) zum Umsetzungsstand durch inQM-Beirat Monitoring-Gespräch
07/2017 – Stellungnahme des inQM-Beirats zum Zwischenbericht der zentralen Verwaltung
08/2019 – Kommentierung des abschließenden Umsetzungsberichts durch den inQM-Beirat