Key Facts Fit4S4 (2025)

• 14 Hochschulen im SAP-Kooperationsverbund

• 9.000 migrierte Projektbudgets

• Rechnungswesen S/4HANA-ready

• Kernkomponenten produktiv

Im Programm S4HANA@TU wurde 2025 gemeinsam mit dem CCHH-Verbund der hessischen Hochschulen im Projekt Fit4S4 ein zentraler Transformationsschritt zur S/4HANA-Readiness vollzogen.

Dazu zählten die Einführung zentraler Komponenten des Rechnungswesens (Neues Hauptbuch & Anlagenbuchhaltung), die Umstellung auf ein einheitliches Geschäftspartnerkonzept sowie die Migration des Drittmittelbereichs einschließlich Budget- und Controllingsystem.

Mit der Migration der zentralen Komponenten des Rechnungswesens wurde die SAP-Finanzmodule der TU Darmstadt strukturell erneuert und langfristig zukunftsfähig aufgestellt.

Was wurde erreicht?

• Neues Hauptbuch & Anlagenbuchhaltung

Migration des internen und externen Rechnungswesens auf eine moderne Struktur. Teilprojektleitung: Frau Herdt, Frau Schade (Dez. III).

• Einheitliches Geschäftspartnerkonzept

Harmonisierung und Zusammenführung von Kreditoren und Debitoren.

Teilprojektleitung: Frau Schade, Frau Herdt (Dez. III).

• Budget Control System (BCS)

Migration des Drittmittelbereichs einschließlich Budget- und Controllingsystem

(u. a. wurden rund 9.000 Projektbudgets ab 2010 migriert). Die neue Budgetierungsmethode vereinfacht zentrale Arbeitsschritte für die Erstellung der Budgets.

Teilprojektleitung: Herr Holm (Dez. VI).

Was bedeutet das für die TU Darmstadt?

Die neue Architektur schafft die Grundlage für:

• langfristig schnellere und stabilere Finanzabschlüsse

• eine engere Verzahnung von Landes- und Drittmittelverwaltung

• einheitliche Standards im SAP CCHH-Kooperationsverbund der 14 Hochschulen

• S/4HANA-Readiness im Rechnungswesen

Für die SAP-Nutzenden bleiben bewährte Darstellungen (z. B. im Kontoauszug) weiterhin wie gewohnt sichtbar.

Blick nach vorn

Einsatzuntersuchung Projektsystem

Ergänzend prüften 4 Hochschulen, darunter die TU Darmstadt (Frau Baumann (Dez. V), Frau Knop (Dez. III), Herr Holm (Dez. VI) im Rahmen einer Einsatzuntersuchung, inwieweit das Projektsystem künftig zusätzliche Möglichkeiten für eine verbesserte Projektsteuerung sowie Termin- und Kostenverfolgung bieten kann.

Die Untersuchung zeigte: Eine vertiefte Umsetzung ist fachlich sinnvoll, sollte jedoch nach Abschluss der technischen Migration auf S/4HANA weiterverfolgt werden. Damit wird die Gesamtarchitektur schrittweise weiterentwickelt und stabilisiert.

POC-Drittmittelbereich

Im Programm S4HANA@TU wurde 2025 im Rahmen des Projekts Fit4S4 ein Proof of Concept im Drittmittelbereich (Projektleitung: Herr Holm Dez.VI) durchgeführt.

Ziel war es, Potenziale für ein durchgängiges Forschungsmittelmanagement (von der Antragstellung bis zum Nachweis) auf Basis der bestehenden SAP-Architektur zu bewerten. Die Softwarelösung sollte ein End-to-End Forschungsmittelmanagementsystem mit einer durchgängigen Integration in SAP ERP ermöglichen. Die Ergebnisse des POC zeigten, dass mit Flexso eine geeignete Lösung vorhanden wäre, um den Prozess der Planung und Steuerung im Drittmittelbereich signifikant zu verbessern. Dadurch würden sich die Gelder der Drittmittelgeber besser verwalten lassen und den Fachbereichen hätten ein Instrument um den Personaleinsatz besser zu planen, zu strukturieren und Umbuchungen zu vermeiden. Die gezeigte Lösung wäre modular einsetzbar und könnte so zielorientiert die Bedarfe der Projektleiter zufriedenstellen. Aus unserer Sicht wäre die Lösung geeignet, um den gewünschten Zweck zu erfüllen und das Projekt an der TU Darmstadt umzusetzen. Eine Weiterverfolgung wurde aufgrund der aktuellen Haushaltslage und der strategischen Schwerpunktsetzung zunächst zurückgestellt.

Zusammenarbeit im CCHH-Verbund

Die Umsetzung erfolgte mit hohem Engagement der Kolleginnen und Kollegen der 14 beteiligten Hochschulen. Fit4S4 zeigt, wie durch die enge Zusammenarbeit im Verbund tragfähige Lösungen entstehen und gemeinsame Synergien wirksam genutzt werden können.