Spenden korrekt abwickeln

Was sind Spenden und wie gehen wir damit um?

Spenden sind Geld- oder Sachzuwendungen, die eine Person oder ein Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung gemeinnütziger Zwecke (z.B. Forschung und Lehre) bereitstellt. Das Prinzip der Gegenleistung ist dabei strikt ausgeschlossen.

Ihr Vorteil bei einer Spende: Sie müssen diese Zuwendungen nicht versteuern!

Außerdem sind Sie weder zu Gegenleistungen verpflichtet, noch werden solche vertraglich vereinbart. Ein Spender handelt als Förderer und nicht unter dem Aspekt des betrieblichen Nutzens bzw. einer geldwerten Gegenleistung. Oft erwartet er absolute Diskretion oder eine sehr zurückhaltende Kommunikation.

Sobald die Universität eine Gegenleistung erbringt, erfolgt die Zuwendung NICHT mehr unentgeltlich. Vielmehr findet ein Leistungsaustausch statt. Dies gilt auch, wenn die Zuwendung den Wert der Gegenleistung übersteigt. Mehr dazu beim Thema Sponsoring.

Kaufpreisermäßigung

Bei Kaufpreisermäßigungen für die TU Darmstadt, handelt es sich um einen Leistungsaustausch. Daher kann über den gewährten Preisnachlass unmittelbar keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden.

Was jedoch geht:

  • Sie bekommen Waren zum regulären Preis, die Verkäuferin spendet zudem einen Geldbetrag und die TU stellt über diesen Geldbetrag eine Spendenbescheinigung aus.
    oder
  • Die Verkäuferin verzichtet bei ihrer Warenlieferung auf einen Teil oder auch auf den gesamten Kaufpreis. Der Vorgang wird auf der Rechnung transparent dargestellt: Der Neupreis ist dabei eindeutig erkennbar, ebenso der Nachlass als Spende. Über diesen Betrag stellt die TU eine Spendenbescheinigung aus.

Spende einer Dienstleistung

Auch eine Dienstleistung kann gratis und damit als Spende erfolgen, z.B. das Erstellen von Fotografien für ein gemeinnütziges Projekt. Auch in diesem Fall ist eine Rechnung als Beleg erforderlich.

  • Variante 1:
    Ihr Dienstleister spendet seine Arbeitszeit, Sie erstatten alle Auslagen (z.B. Benzin, Material)
    Dafür erstellt Ihr Dienstleister eine erste Rechnung über seine Leistung mit dem üblicherweise veranschlagten Betrag sowie folgendem Vermerk: Statt Überweisung des Rechnungsbetrages bitten wir um Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung.
    Über die Auslagen erstellt er eine zweite Rechnung inkl. Angabe der Mehrwertsteuer. Diesen Betrag bezahlen Sie.
  • Variante 2:
    Ihr Dienstleister spendet den vollen Betrag (Arbeitszeit und Auslagen). Darüber erstellt er eine einzige Rechnung mit folgendem Vermerk: Statt Überweisung des Rechnungsbetrages bitten wir um Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung.

In diesen Beispielen handelt es sich NICHT um Spenden einer Sache bzw. Dienstleistung, sondern um Geldzuwendungen. Denn die Geschäftspartner*innen verzichten auf einen Teil ihrer Einnahmen. Es ist so, als wäre der Rechnungsbetrag zunächst voll bezahlt und dann ein Teil des Betrages wieder gespendet worden.

Sachspenden

Bei Sachspenden ist vorab eine Absichtserklärung des Spenders notwendig. Neben der genauen Bezeichnung (Art, Alter, Zustand, Kaufpreis) jeder einzelnen Sache muss darin auch der Wert im Sinne des §10b Abs. 3 Einkommensteuergesetz hervorgehen, damit eine entsprechende Zuwendungsbescheinigung ausgestellt werden kann.

  • Sachzuwendungen aus dem Betriebsvermögen des Spenders sind unter Angabe des Entnahmewerts (ggf. mit dem niedrigeren gemeinen Wert) vom Spender zu bewerten und der Universität mitzuteilen.
  • Bei Sachzuwendungen aus dem Privatvermögen ist grundsätzlich der gemeine Wert der Spende (Verkehrswert) maßgebend. Grundsätzlich müssen der Wert und die genaue Bezeichnung jeder einzelnen Sache vom Spender angegeben werden.

Bitte prüfen Sie vor Annahme einer solchen Sachspende, ob Sie einen entsprechenden Bedarf haben.

Die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung (umgangssprachlich: Spendenbescheinigung) ist nur möglich, wenn es sich um eine Spende zur Förderung gemeinnütziger Zwecke handelt.

Diese Mittel müssen zwingend für steuerbegünstigten Zwecke verwendet werden. Forschung und Lehre sind als wissenschaftlicher Zweck gemeinnützig, soweit sie im hoheitlichen Bereich stattfinden.

Die Verwendung einer Spende im steuerpflichtigen (wirtschaftlichen) Bereich (Betrieb gewerblicher Art, z.B. Auftragsforschung, Anwendung gesicherter Erkenntnisse) ist nicht zulässig. Ebenso verbietet sich die ausschließliche Verwendung von Spenden für repräsentative Ausgaben wie die Bewirtung von Gästen anlässlich eines Workshops oder eines Arbeitstreffens/-essens mit überwiegend auswärtiger Beteiligung.

Gibt eine Spenderin einen Spendenzweck an, ist dies für die TU bindend. Sprich: Können Sie den Zweck nicht erfüllen und möchten Sie die Spende daher anderweitig verwenden, ist eine Einwilligung der Spenderin dafür erforderlich, sonst geht das Geld zurück.

Möchte ein Spender seine Zuwendung steuerlich geltend machen, benötigt er bei Sachspenden und Beträgen über 200 € eine Zuwendungsbestätigung, die nach amtlichen Vorgaben zu erstellen ist. Zuständig innerhalb der Universität ist ausschließlich die Präsidialverwaltung, Dezernat III!

Einnahmen aus Spenden sind für die Universität steuerfrei. Eine Zweckbindung der Spende ist steuerlich unschädlich, solange es sich um einen steuerbegünstigten Zweck handelt.

Für die korrekte buchhalterische Abwicklung des Projekts benötigen Sie eine entsprechende Projektnummer. Diese beantragen Sie im Dezernat VI Forschung, Referat Drittmittel, per E-Mail an unter Beifügung einer Willenserklärung des Spenders.

Wichtig: Melden Sie bitte alle angenommenen Spenden (Sach- oder Geldspenden) der Finanzbuchhaltung zum Buchen. Erfahren Sie hier, was dafür nötig ist.

Die Förderung kann durch namentliche Nennung gewürdigt werden: Wir danken der xxx-AG für ihre freundliche Unterstützung.

Im Beispiel rechts würdigt die TU Darmstadt auf einer Spendertafel Spenderinnen und Spender, die zur Sanierung des Schlossgrabens in besonderer Weise beigetragen haben. Dafür ist vorab die Einwilligung der genannten Personen erforderlich.