Sponsoring an der TU Darmstadt

So setzen Sie Kooperationen korrekt auf

An der TU erhalten wir sehr viele Angebote von Unternehmen für Zuwendungen. Doch wann handelt es sich dabei um eine Spende, wann um ein Sponsoring? Und wie setze ich das Ganze rechtlich einwandfrei auf, so dass am Schluss alle zufrieden sind? Hier Leitlinien, Tipps und Vorlagen und viele Antworten auf Ihre Fragen.

Die TU Darmstadt begrüßt Zuwendungen aus der Wirtschaft, von Stiftungen und Bürgerinnen und Bürgern und wirbt solche Mittel aktiv ein.

Die TU Darmstadt verpflichtet sich zum sensiblen und verantwortungsvollen Umgang mit Sponsoren, Spenderinnen und Spendern. Sie legt beim Einwerben von privaten Zuwendungen größten Wert auf Transparenz, Freiheit von Forschung und Lehre, Unabhängigkeit von wirtschaftlichen und sonstigen Interessen, und lehnt jedwede Form von Beeinflussung ab. Die TU Darmstadt hat diese Selbstverpflichtung in Verhaltensregeln dokumentiert.

Richtungsweisend ist der Leitfaden zur Durchführung von Sponsoring. Darin heißt es: „Sponsoring muss für die Öffentlichkeit erkennbar sein. Eine vollständige Transparenz des Umfangs und der Art von Sponsoring sowie der Sponsoren ist zur Vermeidung der Befangenheit der öffentlichen Hand unentbehrlich.“ Deshalb setzt „Sponsoring eine vertragliche Vereinbarung vor Annahme der Zuwendung voraus“ und muss TU-intern abgestimmt werden.

Bei Projekten mit einem Volumen von mehr als 20.000 Euro zeichnet der Kanzler die Verträge.

Für Hörsäle und Seminarräume gelten die Leitlinien zur Durchführung von Raumsponsoring.

Bei Sponsoring handelt es sich um einen Leistungsaustausch im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung bei der ein Unternehmen oder Partner der Universität Geld oder einen geldwerten Vorteil gewährt. Als Gegenleistung erhält das Unternehmen / der Partner eine öffentlichkeitswirksame Unterstützung für seine Kommunikationsziele. Je nach Ausgestaltung des Sponsorings (aktiv oder passiv) kann eine wirtschaftliche Tätigkeit vorliegen, die für die Universität zur Umsatzsteuerpflicht führt.

Bei Spenden ist das Prinzip der Gegenleistung strikt ausgeschlossen. Spenden sind Geld- oder Sachzuwendungen, die eine Person, Organisation oder ein Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung gemeinnütziger Zwecke (z.B. Forschung und Lehre an einer Universität) bereitstellt. Mehr dazu beim Thema Spenden.

Für den Gesponsorten, also die Universität, ist entscheidend, ob er kommunikative Gegenleistungen in eher „passiver“, zurückhaltender Form gewährt oder „aktiv“ durch klar hervorhebende öffentliche Kommunikation erbringt. Im ersten Fall muss die TU Darmstadt keine Steuern zahlen. Im zweiten Fall können die Gegenleistungen als gewerbliche Sponsoring-Aktivität eingestuft werden. Dann muss die Universität für die erzielten Einnahmen unter anderem Umsatzsteuer entrichten.

Die Grenzen sind je nach Bewertung naturgemäß fließend.

Unterschiede zwischen „aktivem“ und „passivem“ Sponsoring:

Beispiele für „passives“, „duldendes“ Einbinden des Sponsors in die Kommunikation:

  • Knappe schriftliche Danksagung z.B. in einer Broschüre, einem Veranstaltungs-Flyer, auf einer Webseite der TU Darmstadt
  • Knapper Hinweis auf die Unterstützung des Sponsors, Nennen seines Namens und/oder grafisch zurückhaltende Darstellung seines Logos z.B. auf einem Plakat bzw. als nicht verlinkte Abbildung im Web-Auftritt der TU Darmstadt
  • Freigabe der Referenz auf die TU Darmstadt und ggf. Überlassen eines Logos des gesponserten Fachgebiets / der gesponserten Einrichtung sowie des Logos der TU Darmstadt an den Sponsor zu angemessenen Werbezwecken
  • Beispiel eines gemeinsames Symposiums: Universität und Sponsor weisen in ihren Publikationen und Webauftritten informierend auf die Veranstaltung hin und binden auf ihren Webseiten wechselseitig das jeweilige Logo ohne Verlinkung ein

Beispiele für „aktives“, dezidiertes Platzieren des Sponsors in PR-Maßnahmen:

  • Deutlich hervorgehobene Verweise auf den Sponsor auf Flyern, Plakaten u.ä.
  • Hinweise auf Produkte des Sponsors oder Schalten von Werbeanzeigen in Broschüren des Gesponsorten, Product Placement im Rahmen einer TU-Veranstaltung
  • Möglichkeit des Aufbaus eines Messestandes durch den Sponsor
  • Schalten eines Links bzw. Einstellen des Logos des Sponsors auf der Webseite der TU, über die auf die Homepage oder andere Webseiten des Sponsors geführt wird
  • Verpflichtung gegenüber dem Sponsor, als Universität Medienmitteilungen mit nachrichtlichem Inhalt zu erstellen und zu veröffentlichen
  • Benennen einer Veranstaltung nach einem Sponsor

Die TU Darmstadt untersagt kommerziell tätigen Unternehmen die Abbildung (bzw. die Verwendung des TU-Logos mit Rück-Verlinkung auf die TU-Homepage) auf Webseiten bzw. in Druckpublikationen von Unternehmen – es sei denn, dies ist im Rahmen einer zentral geprüften vertraglichen Kooperation, etwa in Form von Sponsoring, geregelt.

Warum? Das Logo der TU Darmstadt ist markenrechtlich geschützt und hat einen finanziell bezifferbaren Werbewert. Wer mit uns werben will, muss dies bezahlen, inklusive aller steuerlichen Regelungen. Im Rahmen eines Kooperationsvertrags kann dies fixiert werden.

Nach der Rechtsprechung der Finanzgerichte ist die Abbildung des Logos mit und ohne Verlinkung (in diesem Fall zur TU Darmstadt-Webseite) auf einer kommerziellen Unternehmens-Webseite eine Werbeleistung, die von der TU Darmstadt als Einnahme versteuert werden muss. Auch könnte mit der unentgeltlichen Überlassung des Logos an ein Unternehmen ein Verstoß gegen EU-Beihilferecht vorliegen, denn die TU Darmstadt als Körperschaft des öffentlichen Rechts würde dem Unternehmen einen wettbewerblichen Vorteil einräumen.

Auch bei einer reinen Lieferanten-Beziehung wird das Logo der TU Darmstadt nicht zur Verwendung freigegeben. Lieferanten der TU Darmstadt wird erlaubt, die TU Darmstadt als Kunden zu nennen – aber nur mit ausgeschriebenem Namen, ohne Abkürzung (keinesfalls TUDA oder TUD), ohne Logo, ohne Verlinkung zur Website der TU Darmstadt – das wäre alles Werbung. Aus diesem Grund stellt die TU Darmstadt auch keine Referenzschreiben aus.

Beides ist jeweils möglich, sofern dies vorab im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung mit Ihrem Sponsoren fixiert wird. Das TU-Logo im jeweils erforderlichen Datei-Format stellt die Stabsstelle Kommunikation und Medien nach Vorlage der vertraglichen Vereinbarung gerne bereit.

Im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung mit Ihrem Sponsoren ist dies als Gegenleistung möglich. Beachten Sie bitte die Hinweise zu „passivem“ und „aktivem“ Sponsoring unter der Frage „Was darf und kann ich meinem Sponsoring-Partner an Gegenleistungen zusichern? Welche steuerrechtlichen Auswirkungen sind bei Sponsoring-Projekten zu beachten?“. Je nach Fall binden Sie das Logo des Sponsors entweder ohne oder mit Verlinkung auf Ihrer Webseite ein bzw. legen eine aktive Verknüpfung mit der Webseite Ihres Sponsors an.

Beachten Sie bitte auch die vom Präsidium der Universität verabschiedeten Richtlinien für den Online-Auftritt der TU Darmstadt („Das Bild der TU Darmstadt im Web“). Im Kapitel zu Sponsoring und Werbung heißt es:

„Die TU Darmstadt betreibt auf den von ihr originär erstellten und verantworteten Webseiten grundsätzlich keine kommerzielle Werbung. Das Einbinden von aktiven Links zu externen Kooperationspartnern (z.B. Firmenlogos oder URL), zu sonstigen Unternehmen, Dienstleistungs-Institutionen etc. ist eine Form von Sponsoring und bedarf einer schriftlichen Vereinbarung. Darin fixieren die jeweilige organisatorische Einheit der Universität und ihr Partner u.a. den Umfang und die Dauer von Leistungen und Gegenleistungen. Die redaktionelle Nennung von Kooperationspartnern in der Wirtschaft, außeruniversitären Forschung etc. ist selbstverständlich zu Referenzzwecken möglich.“

Link zum Thema:

Für das Veröffentlichen von Stellenanzeigen bietet die TU Darmstadt ein zentrales Jobportal, das stellenwerk.

Kontakt stellenwerk:

Wenn Sie Anzeigen etwa von Unternehmen oder Organisationen auf Ihren Webseiten online stellen, verlassen Sie den vertraglich geregelten Rahmen von stellenwerk und räumen Unternehmen einen Vorteil ein. Das ist problematisch, da der Eindruck entstehen kann, sich für Werbeinteressen vereinnahmen zu lassen. Vakante Stellen, Praktika-Plätze usw. in Ihrem Fachbereich bzw. an der TU Darmstadt können Sie selbstverständlich weiterhin frei veröffentlichen.

Das Präsidium der TU Darmstadt hat vor diesem Hintergrund eine verbindliche „Netiquette“ verabschiedet, die mehr Transparenz gewährleisten und dezentrale TU-Webredakteurinnen und -redakteure vor einer Involvierung in Werbung oder eine Form des aktiven Sponsoring und der daraus resultierenden Konsequenzen schützen soll.

Wer externe Stellenanzeigen in TU-Webseiten einstellt, hat folgende „Netiquette“-Kriterien zu beachten:

  • Die Stellenanzeige liegt als pdf-Dokument vor
  • Die Darstellung ist grafisch neutral, rein textbasiert unter Einbindung des Firmenlogos
  • Es gibt keine aktiven Verlinkungen zu den Webseiten des Unternehmens – auch nicht im pdf-Dokument selbst

Zur Erstellung des pdf-Dokuments können Sie unsere Mustervorlage verwenden oder an externe Dritte weitergeben:

Word-Mustervorlage für externe Stellenangebote

Die Räume können gemäß der allgemeinen Mietbedingungen der TU Darmstadt mit Hilfe eines Formulars angefragt bzw. angemietet werden.

Links zum Thema:

Nein. Alle Formen von Sponsoring-Leistungen für Lehrveranstaltungen der TU Darmstadt sind ausgeschlossen, um jeglichen Anschein von Einflussnahme zu vermeiden.

Angebote von Sponsoren, die sich zeitlich und inhaltlich klar von Lehrveranstaltungen trennen lassen, sind selbstverständlich prinzipiell möglich – zum Beispiel Ehrungen, Empfänge, Mitwirkung in einer Jury u.ä.

Ihre Ansprechpersonen für

  • Allgemeine Beratung bei Sponsoringfragen,
    Klärung aktives oder passives Sponsoring,
    Tipps zu Gegenleistungen: Inken Bergenthun
  • Steuer- und spendenrechtliche Fachfragen: Wolfgang Selzer
  Name Arbeitsgebiet(e) Kontakt
Referat VI C: Forschungstransfer
Inken Bergenthun
Mo -Do
Campuswerbung und Recruiting, interne Sponsoring-Beratung, Public Relations
+49 6151 16-27597
S4|17 106
III - Stabsstelle
S
Wolfgang SelzerSteuern, Zollangelegenheiten, Zahlstellen, HBFG-Anträge
+49 6151 16-24369
S1|01 406

Unten finden Sie Vorlagen der TU Darmstadt zur schriftlichen Vereinbarung von Spenden und Sponsoring. Diese sind bereits vom Dezernat VI freigegeben.

Angesichts der Fülle an Wünschen von Sponsoren und Empfängern sowie gewachsener Beziehungsstrukturen und unterschiedlicher Kulturen gibt es jedoch nicht den Vertrag „von der Stange“. Sie können daher auch einen eigenen Vertrag erstellen und zur Prüfung vorlegen. Hier daher eine Checkliste mit Anregungen zur Ausgestaltung der für Sie passenden Sponsoring-Vereinbarung.

Sponsoring-Vereinbarungen erfordern immer eine Schriftform und sollten folgende Inhalte klären:

  • Definition der Sponsoringziele und Leistungen des Sponsors
  • Definition der Gegenleistungen des Gesponserten:
    Gegenleistungen sind z.B. der Abdruck von Logo und Namenszug des, Sponsors auf Programmen, Plakaten, Erwähnungen in der Öffentlichkeit, Titelsponsoring, Prädikate, Schirmherrschaft, Überlassung des eigenen Logos und des Namenszuges, Hinweise auf Geschäftspapier.
    Legen Sie dabei Pflichten fest. (z.B. bis wann der Sponsor sein Logo für eine Publikation bereitstellen soll).
  • Zeit-räumliche Dimension/Dauer der Vereinbarung
  • Finanztechnische Abwicklung (d.h. wer bezahlt für was bis wann an wen)
  • Nennung des Nettobetrages zuzüglich MwSt. auf der Basis kostendeckender Kalkulation.
  • Vereinbarung über die (Nicht-) Einflussnahme des Sponsors auf inhaltliche Arbeit des Gesponserten
  • Haftung
  • Kündigung

Achten Sie auch darauf, dass in Aussicht gestellte Leistungen anderer TU-Abteilungen (z.B. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) vorab intern abgeklärt sind.

Komplexe, individuelle Verträge werden vom Dezernat VI Forschung geprüft. Dies ist Voraussetzung für die Vergabe einer Projektkonto-Nummer.

Ihre Ansprechpartnerinnen für

  • Rechtliche Unterstützung bei der Formulierung, Prüfung von komplexen Indivual-Verträgen
  • Aspekte des Sponsorings bei Drittmittelprojekten
  Name Arbeitsgebiet(e) Kontakt
Referat VI B: Forschungsadministration
Carina Barth LL.M.Industriekooperationen, Verbundforschung Bund, AiF-ZIM, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA), FB 1, 7, 16
+49 6151 16-57294
S4|25 311
Stefanie Koch LL.M.Industriekooperationen, Verbundforschung Bund, AiF-ZIM, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA), FB 18, 20
+49 6151 16-57490
S4|25 307

Die Projektnummer richtet sich immer nach der Art der Zuwendung. Sie ist Voraussetzung für eine korrekte buchhalterische Abwicklung des Projekts.

Daher gilt: Erst wenn alle wesentlichen Punkte (Spende, aktives oder passives Sponsoring, Vertragsgestaltung …) geklärt sind, können Sie eine Projektnummer im Dezernat VI Forschung, Referat Drittmittel, beantragen. Dies erfolgt per Antrag auf Vergabe einer Projektnummer oder E-Mail.

Folgende Unterlagen sind beizufügen:

  • bei Leistungsaustausch: Vertrag über aktives Sponsoring
  • bei Sponsoring ohne Gegenleistung: Bestätigung des Sponsors zu passivem Sponsoring
  • bei Förderung gemeinnütziger Zwecke: Willenserklärung des Spenders

Achtung: Eine nachträgliche Klärung und Bearbeitung ist problematisch und für alle Beteiligten mit Mehrarbeit verbunden!

Ihre Ansprechpartnerin für die Vergabe von Projekt-Konten-Nummern:

  Name Arbeitsgebiet(e) Kontakt
Referat VI B: Forschungsadministration
Andrea Seddiki (vorher Ascherl)Industrie, DFG Sachbeihilfen FB 13-20, Schwerpunktprogramme, Forschergruppen
+49 6151 16-57232
S4|25 305

Keinesfalls soll die Annahme von Spenden und Sponsoring unsere künftigen Entscheidungen, Abstimmungen und Aktivitäten an der TU beeinflussen. Insbesondere sollen Zuwendungen keine wettbewerbsbeschränkenden Auswirkungen haben, wenn z.B. mehrere Angebote für Sponsorschaften vorliegen.

Daher:

  • melden Sie alle angenommenen Spenden (Sach- oder Geldspenden) der Finanzbuchhaltung zum Buchen.
  • treffen Sie eine neutrale und objektive Auswahl Ihrer Sponsoren und dokumentieren diese schriftlich.

Mehr zur Korruptionsprävention

Ihre Ansprechpartnerin für Korruptionsprävention

  Name Arbeitsgebiet(e) Kontakt
Saskia Beyer
Diplom-Betriebswirtin Saskia Beyer
Leitung der Innenrevision, Geheimschutzbeauftragte, Ansprechpartnerin für Korruptionsprävention
Leitung der Innenrevision, Geheimschutzbeauftragte, Ansprechpartnerin für Korruptionsprävention, Durchführung von Prüfungen
+49 6151 16-26499
S1|03 367a