CM Anwendungsbetrieb und -entwicklung

Referat Campus Management

Im Sachgebiet CM Anwendungsbetrieb und -entwicklung stehen die technischen Aspekte des Systems im Vordergrund.

Neben dem technischen Support für alle Personen, die das System nutzen, sind Vorbereitungen für Aktualisierungen von Hardware und Software ein Schwerpunkt. Alle technischen Schnittstellen und zusätzliche IT-Tools werden hier entwickelt und gepflegt, Unterstützung bei Im- und Exports geboten und Datenreports programmiert. Die gesamte Vorlagenprogrammierung und -pflege gehört ebenfalls zu den Hauptaufgaben des Teams.

Durch die Bereitstellung eines wöchentlich aktualisierten Testsystems können Studienbüros und Verwaltung bei Problemfällen nach Behebungen suchen, ohne die Daten im Produktivsystem zu gefährden. Ein jährlich aufgefrischtes Demosystem hilft neuen Studierenden, sich im Rahmen der Orientierungsphase mit den Abläufen für Anmeldungen zu Modulen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen vertraut zu machen.

Die Systemumgebung betreiben, konfigurieren und überwachen

TUCaN ist das zentrale IT-System für die Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung von Lehre. Damit das System sicher und dauerhaft zur Nutzung zur Verfügung steht, betreibt das Team im Sachgebiet die Standardsoftware CampusNet auf Servern des HRZ und konfiguriert sie so, dass die Nutzer an der TU Darmstadt die größtmögliche Unterstützung erhalten.

Die Server für den Betrieb von TUCaN werden nach Vorgaben aus dem Campus Management vom Hochschulrechenzentrum betrieben. Durch eine Überwachungssoftware im HRZ wird sicher gestellt, dass technische Probleme und Störungen möglichst frühzeitig erkannt und gemeldet werden. In einem solchen Fall arbeiten die Teams gemeinsam an einer Problemlösung und Behebung.

Erforderliche Änderungen in Form von Anpassungen oder Erweiterungen der Hardware bzw. Aktualisierung der integrierten Campus Management Software TUCaN werden gemeinsam eingeplant und in engem Austausch auch mit dem Softwarehersteller vor einer Produktivsetzung ausführlich getestet.

IT Tools zur Unterstützung von Campus Management Prozessen

Beim Betrieb einer Standardsoftware müssen in der Regel Abstriche in der Einpassung an die Prozesse vor Ort gemacht werden. In den Fällen, wo durch spezielle Tools Abhilfe, Anpassungen oder Umgehungen geschaffen werden können, werden diese durch eigene Programmierung des Entwicklungsteams bereit gestellt.

Dadurch können z.B. Schnittstellen passgenau bedient werden, so dass Prozesse reibungsloser laufen.

Als weitere Beispiele sind zu nennen eine automatische Unterstützung der Prüfung auf konsistente Daten im System, die Bereitstellung von portionierten Datenmengen für den Ausdruck von Studierendendatenblättern und Anpassungen für den Import von Daten aus Drittsystemen.

Vorlagen für einheitliche Dokumente

In TUCaN wird die Ausgabe verschiedener Dokumente benötigt (z.B. Leistungsspiegel, Abschlusszeugnis, Urkunde, Bewerbungsanträge, Zulassungsbescheide).

Die Vorlagen für die Dokumente müssen programmiert, gewartet und regelmäßig aktualisiert werden. In enger Zusammenarbeit mit den fachlich verantwortlichen Personen werden zudem Änderungsanfragen bewertet und umgesetzt.

Unterstützung der Prozesse im Uni Alltag

Die Administration der Studierenden erfordert vielfältige Prozesse in den Studienbüros der Fachbereiche und in der zentralen Verwaltung der TU. Für einige dieser Prozesse ist eine gesonderte Datenausgabe aus TUCaN notwendig.

Je nach Anforderung werden die erforderlichen Daten aus dem TUCaN System ausgelesen und den Nutzer_innen auf einem internen Server bereitgestellt. Auch dient das Reporting der Qualitätssicherung, bei der die Daten einer Plausibilitätsprüfung unterzogen werden.

Modulhandbücher automatisiert generieren

Modulhandbücher bieten eine klare Übersicht für Studienbüros und Studierende über den Aufbau und die Inhalte von Modulen..

Studienbüros haben mit dieser Software die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu ihren Modulen in einem übersichtlichen Format ausgeben zu lassen. Studierende nutzen die Modulhandbücher, um sich besser in den Vorgaben und Abläufen ihres Studiums zu orientieren.

Ein Modulhandbuch dient auch dem Akkreditierungsverfahren bei neuen oder zu aktualisierenden Studiengängen. Da das Modulhandbuch auf die in TUCaN hinterlegten Daten zugreift, sind die Datenbestände stets aktuell und identisch.

Verbindung von TUCaN und Moodle

Die eigen entwickelte Schnittstelle TUCaN-Moodle verbindet die beiden Systeme miteinander: Bei der Bearbeitung einer Lehrveranstaltung in TUCaN kann unkompliziert ein dazugehöriger Moodle-Kurs angelegt werden. Sämtliche Details der Veranstaltungsbeschreibung werden automatisch übernommen und müssen nicht mehr zusätzlich in Moodle eingetragen werden.

Alle Studierenden, die sich zur Lehrveranstaltung anmelden, sind automatisch auch in dem Moodle-Kurs als Teilnehmende übernommen und sparen sich die manuelle Registrierung.

Informationen über Raumbelegungen für Heizung und Lüftung

Alle großen Hörsäle werden klimatisiert und belüftet. Auch bei einer hohen Auslastung bleiben gelegentlich Zeitslots ungenutzt. Damit in diesen Fällen nicht Energie verschwendet wird, können die Belegungsdaten von Hörsälen an das Steuerungssystem der Gebäudeleittechnik im Dezernat Baumanagement und technischer Betrieb übermittelt werden.

Die Übermittlung der Daten erfolgt an allen Werktagen, damit auch kurzfristige Änderungen berücksichtigt werden können. Für welche Räume die Daten geliefert werden, kann durch eine einfache Markierung in TUCaN konfiguriert werden.

Planungswerkzeug für die TU Darmstadt – TU Lehr- und Prüfungsplanung elektronisch

Das Sachgebiet entwickelt mit TULPe derzeit ein Planungswerkzeug, um Studienbüros in der Lehr- und Prüfungsplanung optimal unterstützen zu können.

TULPe erweitert die bisherigen Suchoptionen, stellt Raumkonflikte aller Art dar und wird künftig bei interdisziplinär verflochtenen Lehrveranstaltungen Vorschläge zur Vermeidung von Parallelveranstaltungen für Studierende machen können. Auf diese Weise wird die Planung transparenter, die Raumbelegung optimiert und das Studium sorgenfreier.

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