Referatsleitung und Stab

Referat Campus Management

Um die vielfältigen Aufgaben rund um das Thema Campus Management bearbeiten zu können und Prozesse optimal und verlässlich zu unterstützen, besteht das Referat aus der Referatsleitung, einem Stab und drei Sachgebieten. In der Leitung und im Stab werden Querschnittsaufgaben wie z.B. das Prozessmanagement für CM und die gesamte Kommunikation bearbeitet.

Die Referatsleitung hat neben der Steuerung des Referates auch die Verantwortung für das Thema Campus Management zur Aufgabe. Sie sorgt mit ihrem Stab u.a. für Abstimmungen und Priorisierungen der Aufgabenbearbeitung, der Schnittstellenbetreuung zu anderen Referaten und anderen Einheiten der Universität. Das Aufsetzen und Optimierung von neuen Prozessen, Gestaltung der Weiterentwicklung des Campus Management Systems, Prüfen von neuen Aufgaben und Planung der Umsetzung, Bearbeitung von Anfragen aus der Universität und dem Präsidium zum Themenbereich Campus Management gehören ebenfalls zum Aufgabenportfolio.

Exemplarisch einige Aufgabenbereiche der Referatsleitung im Detail:

Regelt die Arbeit mit sensiblen Daten

Für den Betrieb des Campus Management Systems (TUCaN) wurde eine Dienstvereinbarung zwischen Universitätsleitung und Personalrat abgeschlossen. Diese beinhaltet eine Fülle von weiteren relevanten Dokumenten wie

  • das Verfahrensverzeichnis zur Beschreibung der verarbeitenden Daten und Verantwortlichkeiten, um den Umgang mit den personenbezogenen Daten zu regeln
  • die Systembeschreibung und das Betriebsführungshandbuch einschließlich Sicherungskonzepten
  • Konzepten zum Datenschutz und zur Rollendefinition und daraus resultierenden Rechtevergaben
  • Beschreibungen von Prozessen und der Reportgenerierung
  • Beschreibungen von weiteren IT-Systemen auch in der dezentralen, die mit Daten aus dem Campus Management System betrieben werden
  • usw.

Alle Anlagen zur Dienstvereinbarung werden im Referat IIC jährlich aktualisiert, mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und über das Dez. VII dem Personalrat zur Freigabe vorgelegt. Fragen werden von der Referatsleitung geklärt.

Die Anlagen zur Dienstvereinbarung können von jedem Mitglied der TU im Web eingesehen werden.

Am Anfang steht der Bedarf

Neue rechtliche und gesetzliche Vorgaben oder Änderungen im universitären oder gesellschaftlichen Umfeld erfordern Anpassungen an bestehenden Abläufen, Prozessen oder Funktionalitäten im Campus Management.

Das Anforderungsmanagement nimmt den Bedarf nach diesen Anpassungen auf, analysiert die vorhandenen Lösungsmöglichkeiten, entwickelt ggf. gemeinsam mit einberufenen Fachteams neue Lösungsansätze und koordiniert deren Umsetzung. Ist eine Softwareanpassung sinnvoll, da TU-interne Lösungen nicht möglich sind, klärt das Anforderungsmanagement mit dem Softwarehersteller die entsprechenden Möglichkeiten.

Webseiten, FAQ, Flyer, Wissensdatenbanken, Info-Mails

Wo finde ich was? Das ganze Wissen an einem zentralen Ort. Im Netz der TU ist das gesamte Wissen rund um Campus Management zielgruppengerecht aufbereitet und inzwischen vermehrt zweisprachig bereit gestellt. Auf Webseiten und in Wissensdatenbanken finden die Nutzer_innen die gewünschten Informationen; können sich diese nach Themen oder A-Z-Listen anzeigen lassen oder die Suchfunktion nutzen. Von einfachen Informationen über FAQ und Klickanleiten bis hin zu komplexen Prozessen.

Ergänzend werden Flyer für Studierende und Lehrende zu Themen wie TUCaN oder Prüfungsmanagement bereit gestellt.

Strukturiert zum Ergebnis mit Prozessen

Was ist für wen zu tun bei einer Aufgabe? Wie ist der Ablauf? Wer spricht mit wem? Wer ist für was verantwortlich? Wenn diese Fragen geklärt sind, dann klappen Abläufe gut. Wenn alle wissen, was sie wie und wann zu tun haben, und was andere von ihnen benötigen und erwarten, dann gibt es keine Missverständnisse und Zusammenarbeit macht Spaß. Damit das funktioniert, müssen die vorhandenen Bedarfe und Abläufe dokumentiert und analysiert werden. Gemeinsam wird überprüft, ob dies für alle Beteiligten der optimale Ablauf ist. Das Ergebnis ist der „Prozess“.

Die Prozessmanager_innen begleiten und unterstützen die Prozessklärung und -dokumentation im Umfeld von Campus Management bis zum fertigen Prozess. Alle Prozesse werden den Beteiligten übersichtlich zur Verfügung gestellt, um dauerhafte Transparenz für alle zu schaffen.

Das Referat sorgt für die Kommunikation der rechtssicher geklärten Prozesse der unterschiedlichen Bereiche in die dezentralen Einheiten und in Schnittstellenbereiche.

Bei der Analyse von Prozessen orientiert sich das Referat an der Prozesslandkarte der Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung e.V. [https://www.zki.de/publikationen/ -> Prozesslandkarte]

Gemeinsam erreichen die CampusNet Hochschulen mehr

Um sich gegenseitig bei Fragestellungen zu helfen und bei Abstimmungen mit dem Hersteller der Standardsoftware Synergieeffekte zu nutzen, tauschen sich die Hochschulen mit dem identischen Softwareprodukt in unterschiedlichen Arbeitskreisen untereinander aus.

Eine enge Kooperation besteht zwischen den Universitäten

  • Hamburg
  • Mainz
  • Paderborn
  • Darmstadt
  • Dresden
  • Leipzig
  • Bremen

Diese Kooperationshochschulen sprechen in regelmäßigen Abständen zu bestimmten Themen untereinander und treten bei neuen Anforderungen als Gruppe gemeinsam dem Hersteller gegenüber auf. Testergebnisse bei neuen Releases werden untereinander ausgetauscht und beobachtetes Fehlverhalten vor einer Meldung beim Hersteller erst im Kooperationskreis miteinander besprochen und nach Lösungen gesucht.

Ein weiterer Austausch mit allen Hochschulen in Deutschland findet in der „Datenlotsen User Group“ statt, die sich halbjährlich im Rahmen der "Zentren für Kommunikationsverarbeitung in Forschung und Lehre“ (ZKI) im Arbeitskreises Campus Management trifft.

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