Hintergrund

Die Hessischen Hochschulen haben vor einiger Zeit das gemeinsame Projekt „Hochschul-Einkauf für Lehre und Forschung“ (HELF) ins Leben gerufen. Dieses bietet die Möglichkeit über unser Intranet ‚online’-Bestellungen bei einer Auswahl von Lieferanten aufzugeben, welche direkt an die Lieferanten und an unser SAP-System übergeben werden.

Über HELF stehen Ihnen die bestehenden Rahmenverträge zwischen den Hochschulen und Lieferanten sowie des Landes Hessen zur Verfügung. Mit Hilfe einer Oberfläche können Sie auf die Kataloge der Lieferanten, auf Sonderaktionen, auf Rahmenverträge und auf Shop-Systeme zugreifen.

Zugangsbeantragung

Grundsätzlich ist es jedem Bediensteten der TU Darmstadt möglich, von seinem EDV-Arbeitsplatz das Online-Bestellsystem zu nutzen und Bestellungen durchzuführen.

Voraussetzung ist, dass der Kostenstellenverantwortliche dazu seine Zustimmung gegeben hat. Der Zugang wird elektronisch über das SAP-FIORI-Portal Rubrik „Anträge & Formulare“ und “Antrag zum Bestellportal" beantragt, d.h. dies kann nur durch einen aktiven Nutzer durchgeführt werden. Für Neueinsteiger ins SAP-System muss eine TU-ID vorliegen, bevor ein Antrag für das Bestellportal gestellt werden kann.

Die Antragstellung wurde digitalisiert. Der Antrag ist auszufüllen und zu beantragen. Statt dem bisherigen Ausdrucken des Antrages und Genehmigung durch Unterschrift der budgetverantwortlichen Person wird nun automatisch durch das System ein Workflow und eine E-Mail an die budgetverantwortliche Person erzeugt. Die budgetverantwortliche Person bestätigt den Antrag durch die digitale Funktion „Berechtigungsantrag genehmigen“. Nach der Genehmigung des Antrages erfolgt die automatische Weiterleitung zur Bearbeitung und Freigabe durch die Keyuser im Einkauf bzw. der SAP-Basis.

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