Prozessmanagement

Die Aufgaben des Prozessmanagements liegen in der Dokumentation, Analyse und Restrukturierung von Arbeitsabläufen (Prozessen). Im Rahmen des Prozessmanagements werden bestehende Prozesse zunächst erfasst. Damit können Inkonsistenzen und Schwachstellen in der Organisation von Arbeitsabläufen gut erkannt –und sofern erforderlich- neu modelliert werden, um Optimierungspotentiale bestmöglich zu nutzen. Die Modulation von Prozessen dient auch zur vereinfachten Darstellung von komplexen Sachverhalten und zur Unterstützung in der Dokumentation.

An Schnittstellen zwischen Organisationseinheiten entstehen häufig Missverständnisse. Durch Prozessmodelle wird allen Prozessbeteiligten aufgezeigt, welche Tätigkeiten vor bzw. nach der eigenen Zuständigkeit anfallen. Auf diese Weise können ein flüssigerer Ablauf begünstigt und Schnittstellen eindeutig definiert werden.


Aufgaben der Stabsstelle Prozessmanagement

Die Stabsstelle FM/PM unterstützt die Referate und Stabsstellen des Dezernates IV bei der Administration ihrer Prozesse. Im Zuge der Modellierung eines Prozesses setzen sich die Organisationseinheiten intensiv mit den Abläufen auseinander, erste Verbesserungsmöglichkeiten oder veraltete Abläufe können so bereits identifiziert werden.

Alle modellierten Prozesse werden in einem Prozessportal veröffentlicht, auf diese Weise wird Transparenz geschaffen.

Ein weiterer Aspekt des Prozessmanagements ist es Prozesse aktuell zu halten. Schon kleinere gesetzliche Änderungen oder veränderte Rahmenumstände können eine Anpassung erforderlich machen. Daher müssen die Prozesse in regelmäßigen Abständen auf Aktualität überprüft werden. Dies erfolgt in erster Linie durch die Organisationseinheiten, die Stabsstelle unterstützt falls Änderungen notwendig sind.


Das Prozessportal

Möchten Sie Zugang zum Prozessportal des Dezernats IV, dann wenden Sie sich an die Mitarbeiterinnen der Stabsstelle Flächen- und Prozessmanagement.

Mitarbeiter_innen, die bereits Zugang zum Prozessportal haben, können sich via Signavio Velocity Edition einloggen.

Dazu folgen Sie diesem Link: https://editor.signavio.com/p/login und loggen sich mit Ihrer TU E-Mail Adresse sowie Ihrem Passwort ein.