Beteiligung und Zusammenarbeit mit den Personalvertretungen

Die TU Darmstadt als Arbeitgeberin legt großen Wert auf eine enge und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Personalrat sowie den anderen Personalvertretungen wie der Gleichstellungsbeauftragten und Schwerbehindertenvertretung.

Die Zusammenarbeit dient einer transparenten und rechtssicheren Entscheidungsfindung und ist auch gesetzlich vorgeschrieben.

Die Beteiligung des Personalrats erfolgt hierbei auf Grundlage des für die TU Darmstadt geltenden Hessischen Personalvertretungsgesetz (HPVG) und trifft insbesondere bei personellen, sozialen, organisatorischen und wirtschaftlichen Maßnahmen zu.

Die Beteiligungsrechte stellen ein zentrales Element der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen der Dienststelle und dem Personalrat dar. Um diese gewährleisten zu können, ist der Personalrat möglichst frühzeitig und umfassend durch die Dienststelle über beabsichtigte Maßnahmen zu unterrichten, für die eine Beteiligung vorgesehen ist.

Hierzu finden Gespräche zwischen der Dienststellenleitung und dem Personalrat statt, in denen die beabsichtigten Maßnahmen, die der Beteiligung unterliegen, rechtzeitig und eingehend erörtert werden. Die Schwerbehindertenvertretung sowie die Gleichstellungsbeauftragte sind hierbei ebenfalls entsprechend involviert.

Auf dieser Seite möchten wir Sie über die unterschiedlichen Formen der Beteiligung sowie das interne Verfahren zur entsprechenden Beteiligung der oben genannten Gremien informieren

Beteiligungsarten

Je nach geplanter Maßnahme sind laut Gesetz vier verschiedene Arten der Beteiligung der Personalvertretungen vorgesehen. Diese sind:

Bei der Mitbestimmung gemäß § 66 ff., § 75, § 78 Abs. 1 HPVG muss die Dienststelle die Zustimmung des Personalrats einholen, bevor eine Maßnahme umgesetzt werden kann, die z.B. in die Rechte von Beschäftigten eingreift. Insbesondere bei personellen Einzelmaßnahmen oder bei Kollektivmaßnahmen wie der Einführung von technischen Einrichtungen (i.d.R. handelt es sich um Softwareimplementierungen). ist dies erforderlich.

Das heißt, solche Maßnahmen dürfen nur mit Zustimmung des Personalrats bzw. nach Abschluss einer Dienstvereinbarung umgesetzt werden. Ohne Zustimmung ist die Entscheidung nicht wirksam.

Für den Fall, dass es zu keiner Einigung zwischen Personalrat und der Dienststelle kommt, kann ein Einigungsstellenverfahren eingeleitet werden.

Beispiele:

  1. Arbeitszeitregelungen (§ 78 Abs. 1 Nr. 1 HPVG)
  2. Einführung von Zeiterfassungssystemen oder Softwareimplementierungen (§ 78 Abs. 1 Nr. 5 HPVG)
  3. Bei Kollektivmaßnahmen erfolgt die Mitbestimmung ggfs. durch Abschluss einer Dienstvereinbarung. (Bereits bestehende Dienstvereinbarungen.)

Beispiele aus dem Bereich der personellen Einzelmaßnahmen:

  1. Einstellung und Beförderung, Eingruppierungen, Höhergruppierungen (§ 75 Abs. 1 (Beamt:innen), Abs. 2 HPVG (Arbeitnehmer:innen)
  2. Weiterbeschäftigung über die Altersgrenze hinaus (§ 75 Abs. 1 / Abs. 2 Nr. 9 HPVG)
  3. Entlassungen oder ordentliche Kündigungen (§ 75 Abs. 1 / Abs. 2 Nr. 10 HPVG)
  4. Versetzungen (§ 75 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 2 Nr. 4 HPVG)

Bei der Mitwirkung gemäß § 72, § 78 Abs. 2 HPVG wird der Personalrat beteiligt und hat das Recht seine Bedenken zu äußern. Er kann Einwände erheben, und die Dienstelle muss diese mit dem Ziel der Verständigung vor einer Entscheidung berücksichtigen.







Beispiele:

  • Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden (§ 78 Abs. 2 Nr. 2 HPVG), insbesondere für Verfahren der Verwaltungsdigitalisierung, die z.B. infolge der Einführung von neuen Softwarelösungen oder durch Änderung im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung, Arbeitsabläufe, Bearbeitungsprozesse oder die Art und Weise der Aufgabenerledigung der Beschäftigten nachhaltig und strukturell verändern.
  • Einführung/Änderung automatisierter Verfahren mit personenbezogenen Daten (§ 78 Abs. 2 Nr. 7 HPVG)
  • Festlegung von Grundsätzen der Arbeitsplatzbewertung (§ 78 Abs. 2 Nr. 8 HPVG)

Bei einer Anhörung gemäß § 73, § 78 Abs. 3 HPVG wird der Personalrat über eine geplante Maßnahme informiert und erhält Gelegenheit zur Stellungnahme. Die Entscheidung liegt jedoch allein bei der Dienststelle und kann nach Ablauf der Anhörungsfrist getroffen werden.








Beispiele:

Grundsätzlich gilt gemäß § 61 HPVG ein allgemeines Informationsrecht des Personalrats damit er entsprechend der oben genannten Beteiligungsformen agieren kann. Hierfür benötigt er alle Unterlagen, die für eine Maßnahme notwendig sind, damit er umfassend und rechtzeitig informiert ist.

Auch bei Themen, die die oben genannten Bereiche berühren, jedoch nicht direkt der Beteiligung des Personalrats unterliegen, ist es ein Anliegen die Personalvertretungen einzubeziehen und entsprechend zu informieren.

Verfahrensablauf für allgemeine Maßnahmen

Sofern Sie ein Projekt oder eine Maßnahme außerhalb einer Personaleinzelmaßnahme betreuen, die entweder soziale Angelegenheiten (§ 74 HPVG) oder organisatorische und wirtschaftliche Maßnahmen (§ 78 HPVG) betreffen, sollte die Beteiligung des Personalrats frühzeitig eingeplant und mitgedacht werden.

Nehmen Sie deshalb frühzeitig Kontakt mit dem Dezernat VII – Referat VIIA auf. Wir begleiten die Beteiligung des Personalrats gerne von Beginn an und stellen diesem im Rahmen der jeweiligen Beteiligungsart die entsprechend notwendigen Informationen zur Verfügung.

Bereiten Sie alle erforderlichen Informationen vor, insbesondere eine Projekt- bzw. Maßnahmenbeschreibung, Angaben zum Zeitplan sowie alle relevanten Anlagen (z. B. Konzepte, Verträge, Datenschutzbeteiligung, etc.). Benennen Sie eine Ansprechperson für Rückfragen und fügen Sie alle notwendigen Unterlagen bei.

Zur Unterstützung verwenden Sie gerne unser Formular (PDF-Datei) (wird in neuem Tab geöffnet) zur Bereitstellung aller Informationen für die Beratung und Vorlage einer Maßnahme.

Reichen Sie die Unterlagen beim Personaldezernat ein. Dort wird der Vorgang geprüft und die Maßnahme entsprechende der passenden Beteiligungsform (Information, Anhörung, Mitwirkung oder Mitbestimmung) an den Personalrat weitergeleitet. Dazu stehen wir jeweils im Austausch, so dass Sie informiert sind, wenn der Personalrat die Unterlagen erhält.

Rückfragen des Personalrats werden durch das Personaldezernat koordiniert weitergeleitet oder bei Bedarf wird ein direkter Austausch organisiert.

Nach Abschluss der Beteiligung der Personalvertretungen erhalten Sie eine Rückmeldung über das Personaldezernat und setzen die Maßnahme entsprechend um.

Bei Fragen zu dem hier genannten Vorgehen wenden Sie sich gerne an Referat VIIA.

Beschäftigtenbefragung

Beschäftigtenbefragungen sind grundsätzlich auf das notwendige Maß zu beschränken. Über geplante Befragungen sind vorab Referat VIIC und VIIA zu informieren. Dazu können Sie ebenfalls das bereitgestellte Formular (PDF-Datei) (wird in neuem Tab geöffnet) nutzen.

Der Antrag muss folgende Unterlagen enthalten:

  • die Umfrage selbst,
  • eine Begründung von Ziel und Notwendigkeit,
  • Angaben zur geplanten Auswertung,
  • Veröffentlichung und Weitergabe der Ergebnisse,
  • Zeitpunkt und Adressatenkreis der Befragung,
  • einen Informationstext für die Beschäftigten sowie ein Datenschutzkonzept.
  • Bei studentischen Arbeiten ist zusätzlich eine Bestätigung der betreuenden Person (Professor:in) über die qualitätsgesicherte Durchführung erforderlich.

Die Sinnhaftigkeit der Befragung ist aus Sicht der Universität überzeugend darzulegen und wird durch die fachlich zuständigen Bereiche geprüft. Umfragen müssen datenschutzkonform sowie qualitätsgesichert konzipiert, durchgeführt und ausgewertet werden. Befragungen externer Stellen sind nur bei besonderem Interesse der TU Darmstadt zulässig. Die Entscheidung trifft das zuständige Präsidiumsmitglied nach Vorlage aller erforderlichen Unterlagen.

Referat VIIC prüft die Vollständigkeit der Unterlagen und leitet den Antrag zur fachlichen Prüfung weiter. Bei positiver Bewertung wird der Vorgang dem zuständigen Präsidiumsmitglied zur Freigabe vorgelegt. Nach der Freigabe beteiligt das Personaldezernat den Personalrat gemäß den einschlägigen Bestimmungen des HPVGs. Hierfür ist ein Zeitraum von mindestens sechs Wochen einzuplanen. Rückfragen oder Änderungswünsche des Personalrats werden über das Personaldezernat geklärt. Beachten Sie, dass bei der Erhebung von personenbezogenen Daten zusätzlich das Datenschutzteam der TU Darmstadt involviert werden muss.

Die Rückmeldung des Personalrats erfolgt ebenfalls über das Personaldezernat. Diese bereitet anschließend die Datenauswertung vor und stellt die vereinbarten Ergebnisse zur Verfügung.

Personelle Einzelmaßnahmen

Das Verfahren zur Einbindung des Personalrats bei personellen Einzelmaßnahmen wie Einstellung/Weiterbeschäftigung/Umsetzung ist bereits etabliert und es stehen entsprechende Formulare zur Verfügung. Einzelmaßnahmen wie Höhergruppierung/Beförderung werden formlos beantragt. Die jeweilige Vorlage zur Erörterung mit dem Personalrat erfolgt auf Basis Ihres Antrags durch das Dezernat VII.

Die Zuständigkeit liegt hier bei der einzelnen Personalsachbearbeitung der Referate VIIA und VIIB.

WICHTIG: Dez. VII benötigt ebenfalls Vorbereitungszeiten und legt die Maßnahmen spätestens am Donnerstag vor der jeweiligen Erörterung dem Gremium vor.