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Corona-Virus Handlungsanweisungen für Beschäftigte

(English version see below)


Stand: 24.06.2021 (Links ergänzt am 22.07.2021)

Die immer noch anhaltende Corona-Pandemie macht es erforderlich, Ihnen als Beschäftigte der Technischen Universität Darmstadt weiterhin besondere Handlungsanweisungen zur Verfügung zu stellen. Die bisherige Fassung vom 02. März 2021 wurde der aktuellen Situation angepasst. Aktualisiert wurden die Handlungsanweisungen insbesondere bei den Themen Mobile Arbeit/Präsenzarbeit und Reisetätigkeit. Da die Pandemie immer noch nicht beendet ist, ist weiterhin ein äußerst verantwortungsvolles Verhalten und das Minimieren von Risiken unerlässlich. Die überarbeiteten Richtlinien finden Sie nachfolgend.

Die Handlungsanweisungen sollen dazu beitragen, angemessene und klare Regelungen und Empfehlungen zu treffen, die einerseits den Notwendigkeiten eines unter diesen besonderen Bedingungen geordneten Dienstbetriebes gerecht werden, andererseits aber auch die Belange und individuellen Situationen der Mitglieder unserer Universität, ihre Ängste und Sorgen so weit wie nur irgendwie möglich zu berücksichtigen. Das Corona-Expert*innen-Team steht weiterhin bereit, um Sie zu beraten sowie Anfragen und Antworten unter Einbeziehung sämtlicher anderweitiger Expert*innen der TU Darmstadt zu koordinieren. Sie erreichen das Team, das im engen Austausch mit dem Krisenteam und der Universitätsleitung, steht, unter

Tagesaktuelle Informationen und Handlungsempfehlungen sowie -anweisungen finden Sie auf unserer Homepage.

Vorbemerkung

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst hat seine neue Dienstanweisung noch nicht erlassen, in diesen Handlungsanweisungen wird demnach noch auf die Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus vom 12. Februar 2021 jeweils verwiesen. Sobald die neuen Regelungen des HMWK vorliegen, werden diese an der jeweiligen Stelle in diesen Handlungsanweisungen hinterlegt. Sollten sich Änderungen für diese Handlungsanweisungen durch das Inkrafttreten von neuen Landesregelungen ergeben, wird diese Handlungsanweisung entsprechend aktualisiert und angepasst.

Nachfolgend haben wir die Erwartungen der Universitätsleitung in diesem Zusammenhang neu zusammengestellt, an denen Sie sich bitte bei Ihren Entscheidungen nunmehr orientieren.

Allgemein gilt, dass persönliche Kontakte auch am Arbeitsplatz weiterhin zu vermeiden sind, um die Gefahr von Corona-Infektionen zu reduzieren. Stattdessen sollten, wie bisher in der Pandemie, Telefon- oder Videokonferenzen sowie elektronische Post genutzt werden.

Die nachfolgenden Regelungen gelten mit der Änderung der Corona-Arbeitsschutzverordnung und dem Außerkrafttreten des § 28b Infektionsschutzgesetz (sog. Bundes-Notbremse) zum 30. Juni 2021 sodann ab dem 1. Juli 2021. Die Regelungen orientieren sich an dem Hessischen Eskalationskonzept (Stand 19.Juli 2021) und gelten für die Stufe „Grün/Gelb“ (Inzidenz unter 50) am Standort Darmstadt (Stadt). Für den Fall des Erreichens der Stufe „Orange"ab Inzidenz 50- treten die Handlungsanweisungen in der Fassung vom 2. März 2021 wieder in Kraft.

Bei Anwesenheit an der Universität , müssen die aktuellen Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts zum Schutz vor dem Corona-Virus Sars-CoV-2, das aktuelle Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt sowie die aktuellen Handlungsanweisungen beachtet werden . Insbesondere sind dies die Abstandsregel (mindestens 1,5 m), Hygieneregeln, das Tragen von medizinischen Masken und das regelmäßige Lüften in geschlossenen Räumen. Büroarbeitsplätze sollten weiterhin nach Möglichkeit alternierend genutzt werden, so dass sich immer nur eine Person in einem Raum aufhält.

Nach den aktuellen Informationen des Robert-Koch-Instituts (RKI) zu Risikogruppen für schwere Krankheitsverläufe, machen die Vielfalt verschiedener potentiell prädisponierender Vorerkrankungen und ihrer Schweregrade (z. B. bereits bestehende Organschäden) sowie die Vielzahl anderer Einflussfaktoren (z. B. Alter, Geschlecht, Gewicht, bestimmte Verhaltensweisen, adäquate medikamentöse/therapeutische Einstellung) und deren individuelle Kombinationsmöglichkeiten die Komplexität einer Risiko-Einschätzung deutlich. Daher ist eine generelle Festlegung zur Einstufung in eine Risikogruppe nicht möglich. Vielmehr erfordert dies eine personenbezogene Risiko-Einschätzung im Sinne einer medizinischen Beurteilung. Hierzu bedarf es eines ärztlichen Attestes. Das ärztliche Attest muss die Bestätigung enthalten, dass im Falle einer Infektion mit dem Corona-Virus SARS CoV-2 nach den Kriterien des Robert-Koch-Instituts aufgrund der besonderen Disposition die Gefahr eines schweren Krankheitsverlaufs besteht. Die Kosten für das ärztliche Attest haben die Beschäftigten selbst zu tragen. Die Universitätsleitung kann in unklaren Fällen eine arbeitsmedizinische Untersuchung initiieren.


Auf die Arbeitsmedizinische Empfehlung „Umgang mit aufgrund der SARS-CoV-2-Epidemie besonders schutzbedürftigen Beschäftigten“ wird hingewiesen.


Insbesondere den Beschäftigten, die aufgrund einer personenbezogenen, ärztlichen Risiko-Einschätzung zur Risikogruppe gehören, wird die Möglichkeit eingeräumt, ihren Dienst/ihre Arbeitsleistung im Rahmen der mobilen Arbeit von zuhause zu erbringen, sofern dies im Hinblick auf technische und datenschutzrechtliche Voraussetzungen und Aufgabengebiete möglich ist.
Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.


Soweit ein Arbeiten in der mobilen Arbeit nicht möglich ist, sind geeignete Maßnahmen umzusetzen, um auch den Risikogruppen ein Arbeiten in der Dienststelle zu ermöglichen. Zu denken ist dabei auch an die Zuweisung eines Einzelzimmers, oder bei gemeinschaftlicher Büronutzung ein zeitversetztes Arbeiten in „Schichten“, insbesondere bei Teilzeitbeschäftigung, die Zuweisung einer Tätigkeit in Randzeiten oder auch die Zuweisung einer anderen Tätigkeit innerhalb der arbeitsvertraglich vereinbarten Entgeltgruppe.
Grundsätzlich sind die Verantwortlichen der einzelnen Organisationseinheiten verpflichtet, auf Basis einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erforderlich sind, um die Beschäftigten vor den mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verbundenen gesundheitlichen Gefahren, gerade im Hinblick auf das aktuelle Infektionsgeschehen, effektiv zu schützen (Hygiene- und Infektionsschutzkonzept sowie Gefährdungsanalyse).

Die immer noch andauernde Corona-Pandemie stellt Beschäftigte, denen die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen obliegt, weiterhin vor besondere Herausforderungen. Die TU Darmstadt wird im Rahmen der ihr obliegenden Fürsorgepflicht versuchen, diesen besonderen Anforderungen durch geeignete Maßnahmen Rechnung zu tragen. Dies entspricht auch dem Anspruch der TU Darmstadt als familienfreundliche Hochschule. Hierzu ist bei Bedarf ein enger Austausch und eine Abstimmung mit den jeweiligen Führungskräften erforderlich. Das Corona-Expert*innen-Team, die Servicestelle Familie und Vertreter*innen des Personaldezernats und der Personalvertretung stehen für Rückfragen und für einen Austausch ebenfalls gerne zur Verfügung.


2.1 Kinder

Werden wegen der Corona-Pandemie

  • Einrichtungen zur Betreuung von Kindern oder Schulen vorübergehend geschlossen,
  • wird deren Betreten untersagt (z.B. wegen Absonderungspflichten) oder
  • werden diese mit Auswirkung auf ein Kind des/der Beschäftigten lediglich eingeschränkt betrieben oder durch Empfehlung der Landesregierung der Besuch freigestellt,

kann nach billigem Ermessen hiervon betroffenen sorgeberechtigten Beschäftigten die Erfüllung der Aufgaben teilweise oder vollständig in mobiler Arbeit gewährt werden. Die Entscheidung, ob und bis zu welchem Umfang dies ermöglicht wird, hat auf Antrag der Beschäftigten die von der Dienststellenleitung festgelegte Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen.


Bei Vorliegen der Voraussetzungen für eine Notbetreuung stellt die TU Darmstadt sog. Arbeitgeber*innen-Bestätigungen zur Vorlage bei den jeweiligen Betreuungseinrichtungen aus. Ansprechpartner*innen sind die jeweiligen Personalsachbearbeiter*innen im Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten.


Die nachfolgenden Regelungen gelten vorbehaltlich abweichender Anwendungshinweise durch das Hessischen Ministerium des Inneren und für Sport zu § 56 IfSG und § 45 Abs. 2 a SGB V:


Eine teilweise oder vollständige Freistellung von der Dienstpflicht, unter Fortzahlung der Bezüge, aufgrund der Kinderbetreuung kommt in der Regel nicht in Betracht. In außergewöhnlichen Härtefällen kann nach billigem Ermessen Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge gewährt werden. Die Entscheidung, ob und bis zu welchem Umfang Dienstbefreiung gewährt wird, ist nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen.


Dem Antrag auf Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge, der auf dem Dienstweg an das Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten zu richten ist, ist in der Regel zu entsprechen, wenn und soweit – ggf. auch nur für einzelne Tage oder stundenweise – die in der Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK vom 12. Februar 2021 unter Ziffer 10.1 genannten Voraussetzungen alle erfüllt sind.


Wird im Arbeitnehmer*innenbereich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts gewährt, handelt es sich hierbei um eine Vorausleistung des Arbeitgebers gemäß § 56 Abs. 1a IfSG i.V.m. Abs. 5 IfSG, die den Entschädigungsanspruch für Verdienstausfälle nach § 56 Abs. 1a IfSG im Regelfall zum Erlöschen bringt. Im Übrigen bleibt das IfSG unberührt.


2.2 Pflegebedürftige oder sterbende Angehörige

Müssen Beschäftigte,

  • pflegebedürftige Angehörigen (mit einem Pflegegrad nach SGB XI) pflegen, weil wegen der Corona-Pandemie die Betreuungseinrichtung vorübergehend geschlossen ist oder der Pflegedienst ausfällt oder ausländische Pflegekräfte nicht einreisen können, oder
  • eine nahestehende Person im Sterbeprozess begleiten,

kann nach billigem Ermessen hiervon betroffenen sorgeberechtigten Beschäftigten die Erfüllung der Aufgaben teilweise oder vollständig in mobiler Arbeit in der eigenen Wohnung oder an einem anderen Ort gewährt werden. Die Entscheidung, ob und bis zu welchem Umfang dies ermöglicht wird, hat auf Antrag der Beschäftigten die von der Dienststellenleitung festgelegte Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen zu treffen.


2.3 Umsetzung der Maßnahmen unter 2.1 und 2.2.

Die zu treffenden Maßnahmen (Arbeits- und Dienstbefreiung und/oder Mobile Arbeit) sind zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiter*innen abzustimmen. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben im Falle von mobiler Arbeit sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zu-griff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen. Über die Gewährung von Arbeits- oder Dienstbefreiung unter Fortzahlung der Bezüge ist auf Antrag der Mitarbeiter*innen durch die Führungskräfte zu entscheiden. Die Führungskräfte führen eine Übersicht über diejenigen, die aufgrund dieser Regelung vom Dienst freigestellt sind, und legen diese in regelmäßigen Abständen dem Dezernat Personal- und Rechtsangelegenheiten vor (jeweils zum Ende eines Monats).

Das Präsidium erwartet, dass allen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit eingeräumt wird, mobil zu arbeiten, und diese auch davon Gebrauch machen, wenn dies ohne größere Einschränkung möglich und im Hinblick auf das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt erforderlich ist.


Dies gilt unabhängig davon, ob die Beschäftigten unter den Geltungsbereich der seit 1. September 2019 geltenden Regelung zur mobilen Arbeit fallen und unabhängig von den dort getroffenen Regelungen. Sie ist zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiter*innen abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren. Führungskräfte und Mitarbeiter*innen haben sicherzustellen, dass vertrauliche Daten und Informationen dabei so zu schützen sind, dass Dritte keine Einsicht nehmen können und keinen Zugriff haben. Weitere Details sind der Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt zu entnehmen.


Alle Beschäftigten, die über einen dienstlichen Laptop oder ein anderes dienstliches mobiles Endgerät verfügen, haben diese Geräte bei Dienstschluss mit nach Hause zu nehmen, um sicherzustellen, dass auch kurzfristig mobiles Arbeiten realisiert werden kann.


Präsenzarbeit kann nach vorheriger Rücksprache mit den Vorgesetzten unter Einhaltung des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts in Bezug auf den eigenen Arbeitsplatz, aber auch auf den Arbeitsbereich erfolgen. Büroarbeitsplätze sollten weiterhin nach Möglichkeit alternierend genutzt werden, so dass sich immer nur eine Person in einem Raum aufhält.


Das Präsidium erwartet, dass alle Mitarbeiter*innen und Führungskräfte in der noch immer andauernden Pandemie, verantwortungsvoll von der nun wieder eingeräumten Möglichkeit des Arbeitens in Präsenz Gebrauch machen und die Voraussetzungen gemäß des Hygiene- und Infektionsschutzkonzeptes der TU Darmstadt geschaffen und eingehalten werden.


Grundsätzlich ist die Universität und mit ihr die verantwortlichen Vorgesetzten verpflichtet, auf Basis einer Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erforderlich sind, um die Beschäftigten vor den mit der Ausübung ihrer Tätigkeit verbundenen gesundheitlichen Gefahren, auch im Hinblick auf das aktuelle Infektionsgeschehen, effektiv zu schützen.


Hierzu wird empfohlen und im Bedarfsfall erwartet, dass sich die verantwortlichen Vorgesetzten durch das Gesundheitsteam und die Betriebsärzte, Personaldezernat, Personalvertretung und Schwerbehindertenvertretung beraten und unterstützen lassen. Abzuleitende Maßnahmen unterliegen ggf. der Mitbestimmung. Es ist zu beachten, dass technische Schutzmaßnahmen Vorrang vor organisatorischen und diese wiederum Vorrang vor personenbezogenen Schutzmaßnahmen haben. Auf die Beachtung der vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im August 2020 veröffentlichten SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandards und der Handreichungen der Berufsgenossenschaften wird ausdrücklich hingewiesen.


Die in diesem Zusammenhang zu treffenden Maßnahmen sind zwischen den Führungskräften und den Beschäftigten abzustimmen und schriftlich zu dokumentieren.


Im Falle einer Präsenz an der Universität , ist das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt in der aktuellsten Fassung zu beachten. In den Dienstgebäuden auf den Verkehrsflächen und den Sitzungsräumen sind medizinische Masken zu tragen. Die gleichzeitige Nutzung der Aufzüge ist auf max. eine Person mit medizinischer Maske zu begrenzen. Für Gäste werden diese Regelungen von der Dienststellenleitung im Wege des Hausrechts angeordnet.


Wo zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes ein Arbeiten in Präsenz erforderlich ist, sind nach Möglichkeit Teams zu bilden, die im Wechsel in Präsenz und mobil arbeiten, ohne dass eine Begegnung zwischen den Mitgliedern der jeweiligen Teams erfolgt, um Infektionen zwischen den Teams zu verhindern (sog. Pairingverfahren).


Im Laufe der Corona-Pandemie wurden nach den anfänglichen starken Einschränkungen zunehmend Arbeitsplätze an der Universität – in Präsenz – so eingerichtet, dass sie den strengen Sicherheitsvorkehrungen in der Krisensituation unter Einhaltung der Vorgaben des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts der TU Darmstadt entsprechen. Dies ist im Rahmen entsprechender Gefährdungsbeurteilungen für jeden Bereich zu dokumentieren und nachzuweisen. Arbeitsplätze sind prioritär für Beschäftigte vorzusehen, die im Rahmen mobiler Arbeit nicht in vollen Umfang arbeitsfähig sind, entweder, weil die Art der Tätigkeit für ein mobiles Arbeiten nicht oder nur eingeschränkt geeignet ist oder weil sie ihre Tätigkeit in mobiler Arbeit nicht oder nicht in dem erforderlichen Umfang und in der erforderlichen Qualität erbringen können.


Im Sinne der oben getroffenen Regelungen zur Präsenzarbeit sind dienstlich veranlasste Zusammenkünfte weiterhin auf ein Minimum zu reduzieren und die Notwendigkeit stets zu hinterfragen.


Kann einem digitalen Format nicht der Vorzug gegeben werden und finden dienstliche Zusammenkünfte nach Abwägung der Interessen an einer Reduzierung des Infektionsgeschehens und der Funktionsfähigkeit des jeweiligen Bereichs statt, sind die Örtlichkeiten so zu wählen, dass ein Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten werden kann. Alle Teilnehmenden, deren Präsenz unbedingt notwendig ist, müssen eine medizinische Maske tragen, weiterhin ist auf eine kurze Dauer, ausreichende Belüftung und auf ausreichend große Räumlichkeiten zu achten. Das aktuellste Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt ist stets zu befolgen.


Für jede durchgeführte dienstlich veranlasste Zusammenkunft in Präsenz ab drei Personen dokumentiert die verantwortliche Führungskraft die Zahl der Teilnehmenden, die Dauer und den Ort vertraulich und gibt dabei den Grund für die erforderliche Zusammenkunft in Präsenz an. Nach einer Aufbewahrungsfrist von vier Wochen wird die Unterlage gelöscht.

Alle Beschäftigten haben sich im Falle einer Erkrankung, wie bisher, am ersten Tag der Erkrankung bei ihrer Dienststelle krank zu melden. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeits-/Dienstunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Dies entspricht der allgemeinen Regelung, die bereits vor der Corona-Pandemie bestand.

5.1 Informationspflichten

Beschäftigte haben ihre Vorgesetzten in den nachfolgenden Fällen unaufgefordert zu informieren:

  • Einstufung als Kontaktperson der Kategorie I mit engem Kontakt („höheres“ Infektionsrisiko) nach der RKI-Definition,
  • Absonderungspflicht („Quarantänepflicht“) gemäß der Corona-Quarantäneverordnung in der jeweils gültigen Fassung insbesondere aufgrund der Rückkehr aus einem ausländischen Risikogebiet oder, aufgrund eines Testergebnisses oder des gemeinsamen Hausstandes mit einer absonderungspflichtigen Person,
  • Anordnung einer Absonderung durch ein Gesundheitsamt.


5.2 Reisen

Von den Beschäftigten der TU Darmstadt wird erwartet, dass sie keine Reisen in Staaten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland unternehmen, wenn bereits bei Abreise die Bundesregierung nicht nur eine Reisewarnung erteilt, sondern das Reiseziel als Risikogebiet eingestuft hat und davon auszugehen ist, dass sie nach Ende des genehmigten Abwesenheitszeitraums ihrer grundsätzlichen Pflicht zur vollen Wiederaufnahme ihres Dienstes nicht nachkommen können. Die Liste der Risikogebiete ist auf der Homepage des Robert-Koch-Instituts veröffentlicht.


Ergänzend gelten für Reiserückkehrende aus Risikogebiete die unter 2.6 im Hygiene- und Infektionsschutzkonzept der TU Darmstadt getroffenen Regelungen.


Für Beamtinnen und Beamte kann ohne entsprechende Abstimmung mit der Führungskraft eine solche bewusste Inkaufnahme eines Risikos durch die Reise allerdings dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn sie infolgedessen nach Ende des genehmigten Abwesenheitszeitraums ihrer grundsätzlichen Pflicht zur vollen Wiederaufnahme ihres Dienstes nicht nachkommen können. Für Arbeitnehmer*innen gilt dies entsprechend1.


5.3 Kontaktpersonen

Für nachweislich mit dem Corona-Virus SARS-CoV2-Infizierte und Kontaktpersonen der Kategorie I mit engem Kontakt („höheres“ Infektionsrisiko) nach der RKI-Definition wird die Präsenzpflicht für 14 Tage nach dem Letztkontakt aufgehoben und – sofern möglich – mobile Arbeit von zu Hause aus bewilligt. Besteht aufgrund der Verordnung zur Bekämpfung des Corona-Virus (Corona-Quarantäneverordnung) oder aufgrund der Anordnung des Gesundheitsamts eine längere Absonderungspflicht, ist diese maßgeblich.


1 Hinweis: Nach insoweit maßgeblicher Auffassung des Hessischen Ministeriums des Inneren und für Sport besteht z.B. kein Anspruch auf Entgeltzahlung bzw. auf Entschädigung für den Verdienstausfall nach § 56 IfSG, wenn die Reise, die in ein Risikogebiet angetreten wurde, vermeidbar war und sich die*der Arbeitnehmer*in nach Reiserückkehr in Quarantäne begeben muss.

Bei Dienstreisen haben die Vorgesetzten und die Dienstreisenden verantwortungsvoll in jedem Einzelfall zu prüfen, ob die Dienstreise zwingend notwendig ist.


Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind vorrangig zu prüfen.


Für die Entscheidung, ob eine Dienstreise unabwendbar bzw. verantwortbar ist, bieten die Abwägungshilfen eine Unterstützung. Seitens des Personaldezernats wird im Falle einer internationalen Dienstreise geprüft, ob die (dienstrechtlichen) Voraussetzungen zur Durchführung einer solchen Dienstreise unter dem Gesichtspunkt einer Entsendung (A1- oder anderweitige Entsendebescheinigung) vorliegen. Zur Prüfung legen Sie als Vorgesetzte*r bitte – unter Zugrundelegung der zuvor erwähnten Abwägungshilfen – dar, weshalb die internationale(n) Dienstreise(n) unerlässlich ist (sind) und welche Risikoabwägung Ihrerseits erfolgt ist. Dies ist im Zuge des Dienstreiseantrages zu dokumentieren und dem Personaldezernat der zuständigen Personalsachbearbeiterin zuzuleiten.


Ist die Durchführung einer Dienstreise erforderlich, soll die Dienstreise möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden. Für Dienstfahrten mit Mitreisenden sind die Regelungen des Hygiene- und Infektionsschutzkonzepts der TU Darmstadt zu beachten.


Beschäftigte sollen bei Dienstreisen nicht auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln verwiesen werden. Werden aber öffentliche Verkehrsmittel genutzt, ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen.


Bei der Reisekostenabrechnung ist davon auszugehen, dass für die Benutzung eines privaten PKW triftige Gründe i.S.d. § 6 Abs. 1 des Hessischen Reisekostengesetzes vorliegen und eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,35 EUR gewährt wird.


Die gesundheitliche und politische Lage ist aufgrund der Pandemie derzeit nicht absehbar. Es ist daher zu prüfen, ob geplante Dienstreisen im Jahr 2021 wirklich wahrgenommen bzw. solche geplant werden. Es sollten nur kostenfrei stornierbare Reisen gewählt werden.


Für Auslandsdienstreisen gelten die Regelungen unter Ziffer 5.2

Das Mitbringen von Kindern sollte in der Regel vermieden werden, eine vorherige Absprache mit den Vorgesetzten ist grundsätzlich notwendig.

Status: 24 June 2021 (Links added 22.07.2021)

The still ongoing coronavirus pandemic requires that we continuously provide employees and staff at Technical University of Darmstadt with up-to-date special instructions and guidelines on this matter. The previous version, dated 02 March 2021, has been updated to the current situation. The instructions and guidelines have been updated particularly regarding working on site and mobile from home as well as travel. As the pandemic has not ended yet, it is still required that we act with utmost care and responsibility to minimise risks. You will find these revised instructions and guidelines in the following text.

These instructions and guidelines are intended to provide appropriate and clear regulations and recommendations to maintain operations and services at TU Darmstadt in these difficult times on the one hand and to consider the personal circumstances of our students, employees and staff, their fears and worries as much as possible on the other hand. Our dedicated team of coronavirus experts will continue to assist and advise you and will coordinate and answer your inquiries and questions in close contact with all other experts here at TU Darmstadt. You can contact this team of experts that is in close communication with the TU crisis response team and the Executive Board of TU Darmstadt via email: .

Please check the TU Darmstadt homepage daily for up-to-date information, recommendations and instructions.

Preliminary remarks

The Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts (HMWK) has not yet published its latest service instructions for handling the coronavirus; therefore, our instructions and guidelines still refer to the previous Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus, dated 12 February 2021. As soon as the latest instructions by the HMWK are published, they will be included in our instructions and guidelines at the respective place. Should further amendments be necessary due to these latest state regulations coming into force, our instructions and guidelines will be updated and amended accordingly.

In the following, we compiled the updated expectations of the Executive Board of TU Darmstadt on this matter, which we ask you to consider in your decision-making process.

Generally, you still have to avoid direct personal contacts even at work to reduce the risk of coronavirus infections. Please continue to use telephone and video conferencing as well as email instead, as you have done during the pandemic up until now.

The following regulations apply from 01 July 2021 in accordance with amendments to the Corona-ArbSchV (SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung – occupational health and safety regulation) and the expiry of Section 28b Infektionsschutzgesetz (IfSG – German infection control act) (also known as nationwide emergency brake) by 30 June 2021. The regulations are based on the Hessisches Eskalationskonzept (Hessian escalation concept, dated 19 July 2021) and applies for escalation level “green/yellow„ (incidence under 50) at the Darmstadt (city) location. Should the escalation level “orange“incidence from 50 – be reached, the Instructions and Guidelines for Employees and Staff at TU Darmstadt in the version, dated 02 March 2021 will come into effect again.

When on site at the university, you must observe the current Recommendations of the Robert Koch Institute (RKI) to protect yourself against the SARS-CoV-2 coronavirus, the current Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt and the current “Instructions and Guidelines for Employees and Staff at TU Darmstadt”. This particularly concerns observing the minimum distance rule (at least 4-5 steps, 1.5 m) and hygiene rules, wearing medical face masks and ventilating closed rooms regularly. Office workplaces should, if possible, be used alternately to ensure that only one person works in an office room at any given time.

Based on current information published by the Robert Koch Institute in RKI regarding groups at risk, the wide range of potentially predisposing underlying health conditions and their severity (regarding existing damage to inner organs) as well as the multitude of other influencing factors (such as age, gender, weight, habits, proper medical and therapeutic treatment) and their specific combination clearly demonstrate the complexity of a risk assessment. This makes it impossible to classify the risk group someone may belong to in general terms. On the contrary, it always requires a personal risk assessment based on a medical evaluation of a specific individual. This evaluation or assessment requires a medical certificate. This medical certificate must indicate that, in case of an infection with the SARS-CoV-2 coronavirus, there is a risk of a severely progressing disease based on the criteria of the Robert Koch Institute and due to a specific predisposition. The costs for such a medical certificate have to be carried by the employees and staff themselves. The Executive Board of Technical University of Darmstadt can initiate an in-house medical examination for ambiguous cases.

Please read the occupational health recommendation “Umgang mit aufgrund der SARS-CoV-2-Epedimie besonders schutzbedürftigen Beschäftigten” that addresses how best to treat employees and staff particularly vulnerable to the SARS-CoV-2 pandemic.

Employees and staff, particularly if they belong to a risk group based on a personal medical risk assessment, will be given the opportunity to perform their duties through mobile work from home, provided that this can be arranged with regard to technical and privacy / data protection related prerequisites as well as areas of responsibility. Senior managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

Should mobile work prove impossible, appropriate steps must be taken to give risk groups the opportunity to work safely on site. Consider assigning members of risk groups to a single room or, if the room needs to be shared, consider offset working hours in “shifts” particularly for those working part-time or peripheral hours. Alternatively consider assigning them to other tasks compatible with their salary group. As a rule, those responsible for a specific organisational unit are required to ascertain which measures regarding health and safety at work must be taken based on their assessment of the existing working conditions. It is their responsibility to protect their employees and staff effectively from any risks to their health particularly in view of the current risk of infection (Hygiene and infection control concept as well as Risk assessment).

The ongoing coronavirus pandemic is particularly challenging for employees and staff taking care of children and dependent family members. TU Darmstadt seeks to follow up on its duty of care by implementing suitable measures that consider these additional challenges. This conforms with TU Darmstadt’s claim to being a family-friendly university. This may require close contact and coordination with the respective senior managers. The Coronavirus Expert team, the Family Service team and members of the Directorate of Human Resources and Legal Affairs and the university employees and staff association will be happy to answer your queries and share information.

2.1 Children
Should, because of the coronavirus pandemic,

  • childcare facilities or schools be closed temporarily;
  • or access to them be denied (based on mandatory self-isolation, for instance);
  • or their operations be restricted and, thus, affect the child of an employee or staff member;
  • or their attendance be exempted based on recommendations by the state government,

employees and staff concerned and entitled to custody can be granted mobile work in full or in parts to fulfil their duties as appears fair. Whether or not and to what degree this will be made possible must be decided by the person assigned to this position by the department management. The decision will be made upon request by the employee or staff member and must be based on careful assessment of the circumstances.

TU Darmstadt will issue so-called employer’s statements as proof to be presented at the respective care facilities, provided all requirements for emergency childcare are met. Please contact the respective Human Resource Administrators at the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

The following regulations apply subject to deviating instructions by the Hessian Ministry of the Interior and Sports (HMdIS) on how to interpret and implement Section 56 IfSG (Infektionsschutzgesetz – German infection control act) and Section 45(2a) SGB V (Sozialgesetzbuch Fünftes Buch – Book V of the German Social Code):

As a rule, partial or complete leave of absence with continued payment of remuneration due to childcare is not an option. However, in extraordinary cases of hardship, leave of absence with continued payment of remuneration can be granted as appears fair. Whether or not and to what degree leave of absence will be granted must be decided based on careful assessment of the circumstances.

The request for leave of absence with continued payment of remuneration must be submitted to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs through official channels. As a rule, this request will be granted if all requirements are met that are stated in Section 10.1 of the “Dienstanweisung im Umgang mit dem Corona-Virus für den Geschäftsbereich des HMWK”, the instructions for handling the coronavirus by the Hessian Ministry of Higher Education, Research and the Arts, dated 12 February 2021, even if it is for individual days or hours only.

Should leave of absence with continued payment of remuneration be granted to employees and staff who are not civil servants, these payments are considered advance payments by the employer according to Section 56(1a) IfSG (Infektionsschutzgesetz – German infection control act) in conjunction with Section 56(5) IfSG which, as a rule, will void any claims on indemnification through loss of earnings according to Section 56(1a) IfSG. Any other regulations of the IfSG remain unaffected.

2.2 Dependent and dying family members
Should employees and staff have to

  • take care of dependent family members (with a care level according to SGB IX [Sozialgesetzbuch Elftes Buch – Book XI of the German Social Code]), because care facilities are temporarily closed or ambulant nursing services have been cancelled or foreign nursing personnel cannot enter Germany due to the coronavirus pandemic; or
  • accompany the process of dying of a close family member,

employees and staff concerned and entitled to custody or care can be granted mobile work at home or any other place in full or in parts to fulfil their duties as appears fair. Whether or not and to what degree this will be made possible must be decided by the person assigned to this position by the department management. The decision will be made upon request by the employee or staff member and must be based on careful assessment of the circumstances.

2.3 Implementation of measures stated in Sections 2.1 and 2.2
Both senior managers and employees and staff must agree on any measures or steps to be taken (leave of absence and/or mobile work). Senior managers as well as employees and staff must ensure in case of mobile work that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only). Senior managers must decide whether or not to grant leave of absence with continued payment of remuneration as requested by their employees and staff. Senior managers must also maintain a list of all those employees and staff exempted from duty and must present it in regular intervals (at the end of each month) to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

The Executive Board expects that employees and staff are given the opportunity to work mobile from home and that they make generous use of this opportunity, provided it is possible without burdensome restrictions and is required with regard to the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt.

This option to work from home (mobile) applies independent of whether or not employees and staff fall within the scope of the regulations in force since 01 September 2019 and independent of the individual regulations formulated then. Both senior managers and employees and staff must agree on mobile work and must document this in writing. Senior managers as well as employees and staff must ensure that confidential data and information are protected and third parties cannot read and/or access these data and information. For more information, refer to Benutzungsordnung für IT Systeme der TU Darmstadt (rules governing the use of IT systems at TU Darmstadt, in German only).

All employees and staff having access to a university-provided laptop and/or mobile device are required to take these devices to their private quarters at the end of their workday to ensure that working from home is possible even on short notice.

Working on site is possible after prior consultation with superiors, provided that the standards specified in the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt can be met without exception at your personal workplace and at the unit where you work. Office workplaces should, if possible, be used alternately to ensure that only one person works in an office room at any given time.

The Executive Board expects that employees and staff as well as senior managers make use of the reintroduced opportunity to work on site responsibly during the still ongoing pandemic and ensure that the prerequisites are set up and observed in accordance with the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt.

As a rule, the university and consequently the superiors responsible are required to ascertain which measures regarding health and safety at work must be taken based on their assessment of the existing working conditions. It is their responsibility to protect their employees and staff effectively from any risks to their health particularly in view of the current risk of infection.

We recommend that the responsible superiors seek advice and support from the health team and the competent medical officers, the Directorate of Human Resources and Legal Affairs, the university employees and staff association as well as the representative body for severely disabled persons as necessary. Any measures derived from these guidelines and assessments may be subject to co-determination. Be aware that technical safety measures have priority over organisational measures which in turn have priority over personal safety measures. We explicitly point out that you must observe the SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard (SARS-CoV-2 Occupational Safety and Health Standard) published in August 2020 and the guidelines of the German occupational safety and health associations.

Both senior managers and the employees or staff must agree on any measures to be taken and document them in writing.

Should anyone’s physical presence at the university be required, the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt in its latest version must be observed. Inside all university buildings, be it indoor traffic areas (such as corridors, staircases, etc.) and meeting rooms, medical face masks (such as surgical masks) must be worn. Only one person at a time is permitted to use an elevator or lift and only when wearing a medical face mask. The department management requires all guests/visitors to follow these rules in accordance with the TU Darmstadt’s domiciliary rights.

Wherever working on site in person is required to ensure operations, teams must be set up, if possible, that will work alternately on site and mobile from home without encounters between members of differing teams (a so-called pairing procedure). This is to prevent cross-infection between teams.

In the course of the coronavirus pandemic following the serious restrictions at the beginning, more and more workplaces have been set up again – on site – at the university in such a way that they are in line with the strict safety precautions required in times of crises while observing the requirements of the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt. Every work area must document and account for this based on individual workplace risk assessments. Workplaces must be made available to those employees and staff first who cannot fulfil all their duties when working from home. This may be either because their type of work is not suitable for mobile work or because their work cannot be done in the required scope and quality from home.

In accordance with the regulations set up for working on site, gatherings on official business still need to be minimised and their necessity needs to be well justified.

If digital formats prove to be inadequate and gatherings on official business on site prove to be the best option after considering all interests such as reducing the risk of infection and maintaining the functionality of the respective work area, a location needs to be selected that is large enough to keep a minimum distance of 1.5 m (4-5 steps) between everyone present. All participants who need to be on site must wear medical face masks. In addition, the gathering must be kept as brief as possible, and the location must be well ventilated and sufficiently large. The latest Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt must be observed at all times.

For any face-to-face gathering on official business of more than three people, the responsible senior manager has to document confidentially the number of participants, the duration and the location of the gathering and the reasons why it was necessary to meet in person. This documentation will be deleted following a retention period of four weeks.

In case of sickness, employees and staff have to notify their office / place of work as usual on the first day of sickness. Should employees or staff be unable to work for more than three calendar days, they need to submit a medical certificate of incapacity to work including a likely duration of illness by the next working day at the latest. This is in line with the general rule that was in place before the corona pandemic.

5.1 Duties to provide information
Employees and staff are required to inform their senior managers unprompted if at least one of the conditions listed below applies:

  • Classified as category I contact person in close contact with a confirmed infected person (“higher infection risk”) as defined by the RKI;
  • Mandatory self-isolation (“mandatory quarantine”) according to the Corona Quarantine Ordinance in its currently valid version, particularly when returning from a risk area abroad or due to a positive test result or because of a family member living in the same household who is in mandatory self-isolation;
  • Ordered to quarantine by the local Gesundheitsamt (public health department).

5.2 Travel
We expect employees and staff at TU Darmstadt to not travel to states outside the Federal Republic of Germany should it become known before departure that the German Federal Government has not only issued a travel warning but has categorised the destination a risk area, too. This is particularly important if employees and staff can presume that they will not be able to fulfil their duties in full at the end of their approved leave of absence because of this. The list of risk areas is published on the website of the Robert Koch Institute.

In addition, the regulations specified in section 2.6 of the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt apply for travellers returning from risk areas.

For civil servants, such a travel and the conscious acceptance of such a travel risk can have consequences under civil servants employment law if they failed to communicate and coordinate it with their senior manager, particularly if they cannot fulfil their duties in full at the end of their approved leave of absence because of this. This also applies similarly to employees and staff who are not civil servants1.

5.3 Contact persons
Duty of presence is suspended for 14 days for any employee or staff member confirmed as infected with the SARS-CoV2 coronavirus and for any category I contact person in close contact (“higher infection risk”) as defined by the RKI. Instead working mobile from home should be permitted, if possible. Should a longer mandatory self-isolation be required based on the Ordinance on the control of the coronavirus (Corona Quarantine Ordinance) or by order of the Gesundheitsamt (local health department), this obligation has precedence.

1 Note: According to the Hessian Ministry of the Interior and Sports (HMdIS), no claims on remuneration or indemnification through loss of earnings according to Section 56(1a) IfSG (Infektionsschutzgesetz – German infection control act) can be made by employees or staff, if travelling to a risk area could have been avoided and resulted in mandatory self-isolation upon return.

For trips on official business, superiors and travellers must check each case with due diligence to decide whether or not this trip on official business is absolutely necessary.

Alternative forms of communication such as video and telephone conferencing must be considered first.

When deciding whether or not a trip on official business is inevitable and justifiable, the following assessment guide may be helpful. The Directorate of Human Resources and Legal Affairs will check in case of a trip on official business abroad whether or not the legally relevant requirements for such a trip on official business based on transferring staff abroad (A1 or other transfer confirmation) have been met. As superior, please explain – based on the above-mentioned assessment guide – why this trip or these trips on official business abroad is or are inevitable and how you assessed the risks involved. This must be documented in the course of a travel authorisation request and forwarded to the Human Resource Administrator in charge at the Directorate of Human Resources and Legal Affairs.

Should a trip on official business prove necessary, this trip should preferably be done with a university vehicle without any additional passengers and not with a private car. For trips on official business of two and more persons, the regulations of the Hygiene and infection control concept of TU Darmstadt must be observed.

Employees and staff should not be asked to use public transport when going on trips on official business. However, should public transport be used, they must wear a medical face mask.

When using a private car, valid reasons in accordance with Section 6(1) of the HRKG (Hessischen Reisekostengesetz – Hessian travel expense law) will be assumed for your travel expense report and a compensation of EUR 0.35 per kilometre travelled will be granted.

Due to the pandemic, the political and health-related development of the current situation is not foreseeable. Therefore, please reconsider any upcoming trips on official business for the year 2021 already scheduled or still in planning. Should you decide on travelling, only book travel that can be cancelled without extra costs.

For trips on official business abroad, the regulations stated in Section 5.2 apply.

Taking children to work should be avoided as a rule. Prior consultation with your superior is required.