Anforderungsmanagement zentrale Verwaltung

Das Anforderungsmanagement spielt in der zentralen Verwaltung der TU Darmstadt eine große Rolle. Es ermöglicht einen systematischen Umgang mit Anforderungen, indem von der Idee bis zu erfolgreichen Umsetzung alle notwendigen Arbeitsschritte genau beschrieben werden. Alle Anforderungen werden strukturiert erfasst, dokumentiert, geprüft und mit allen Beteiligten abgestimmt und weiterentwickelt.

Besonders im Fokus steht dabei die Transparenz im Anforderungsprozess. Die Beteiligten sollen in jeder Phase des Entwicklungs- oder Änderungsprozesses über alles Notwendige informiert sein und sich auf gemeinsame Ziele verständigen können.

Durch den Einsatz des Anforderungsmanagements können IT-basierte Lösungen für Verwaltungsprozesse über mehrere Bereiche und Dezernate hinweg effizient entwickelt werden. Das Risiko, dass Bestandteile einer Lösung nicht zusammenpassen, der Lösung notwendige Eigenschaften fehlen oder sie nachgebessert werden muss, kann so minimiert werden.

IT-Anforderung

IT-Anforderungen sind Veränderungsanliegen, die entweder Auswirkung auf bestehende IT-Lösungen haben oder zu neuen IT-Lösungen führen. IT-Anforderungen können in vielen Formen auftreten: Ideen und Wünsche, notwendige Anpassungen, Mängelbeseitigungen, strategische Ausrichtungen, usw.. Um herauszufinden, ob es sich bei dem vorliegenden Anliegen oder Problem um eine Anforderung handelt (die damit nicht über das Ticketsystem des HRZ gelöst werden kann), kann ein erster Blick in die Kategorisierung von Anforderungen hilfreich sein.

Quelle: Talita Schlichting

Mögliche neue IT-Anforderungen werden über einen Anforderungssteckbrief bei der Stabsstelle IT- und Prozesskoordination eingereicht. Die IT- und Prozesskoordination koordiniert den Abstimmungsprozess innerhalb der Verwaltung und mit dem HRZ über deren IT-Koordination. Nur wenn die nötigen Anforderungen gemeinschaftlich evaluiert und abgestimmt sind, können daraus Vorprojekte und schließlich Projekte entstehen.

Der Anforderungsprozess

Von der Idee bis zu Umsetzung als Service oder Dienst müssen mehrere Teilprozesse durchlaufen werden. Neben dem Anforderungsprozess existieren auch die Teilprozesse Vorprojekt (optional), Projekt und Review. Der gesamte Prozess ist ein Ende-zu-Ende Prozess und wird übergeordnet durch die zentrale Verwaltung und das HRZ begleitet.

Der Anforderungsprozess ist der Teilprozess, den eine Anforderung bis zu ihrer Projektreife durchläuft. Dort werden Anforderungen erfasst, besprochen, abgestimmt und kumuliert. Der Anfordernde begleitet den Prozess und wird in jedem Schritt durch die IT- und Prozesskoordination beraten.

Im ersten Schritt berät und unterstützt die IT- und Prozesskoordination den Anfordernden bei der Formulierung der IT-Anforderung in einen Anforderungssteckbrief.

Ist die Anforderung erfasst und formuliert, kann sie im zweiten Schritt durch verschiedene Gremien weiterbearbeitet und abgestimmt werden. Dabei sei insbesondere der IT-Arbeitskreis zV und das IT-Koordinationsboard zu nennen. Im IT-Arbeitskreis zV finden beispielsweise Vorklärungen hinsichtlich Abhängigkeiten und Synergien, sowie die Vor-Priorisierung der Anforderungen statt. Das IT-Koordinationsboard trifft als gemeinsames zV-HRZ Gremium im Anforderungsprozess Entscheidungen zur Priorisierung oder internen bzw. externen Umsetzung. Bei strategischen oder großen Vorhaben sowie Eskalationen werden auch die Instanzen, Dezernentenrunde, Kanzler und das IT-Koordinationsboard eingebunden.

Sofern gemeinschaftlich dafür gestimmt wurde, kann die IT-Anforderung im weiteren Verlauf als Projekt (oder zunächst als Vorprojekt) umgesetzt werden. Der Anforderungsprozess ist damit beendet. Die Rolle des Anfordernden als Auftraggeber bleibt jedoch weiterhin bestehen, da der nächste Prozess im Projektmanagement beginnt.

Bitte beachten Sie außerdem die Handlungsanweisung für das Anforderungsmanagement. Dort finden Sie mehr Informationen rund um das Thema Anforderungsmanagement mit Fokus auf der Rolle des Anfordernden im Anforderungsprozess. Bei weiteren Fragen beraten wir Sie gerne. Ansprechpartner finden Sie hier.