Projektmanagement zentrale Verwaltung

Durch den gezielten Einsatz von Projektmanagement-Standards in der zentralen Verwaltung sollen benutzerfreundliche Lösungen termingerecht entwickelt werden. IT- und Digitalisierungsprojekte nehmen einen immer größeren Anteil am Tagesgeschäft in der zentralen Verwaltung ein. Das Projektmanagement zentrale Verwaltung schafft dabei die nötigen Strukturen und unterstützt die Projektbeteiligten, damit diese die Vielzahl an Projekten effizient managen können.

In einem ersten Schritt wollen wir mit dem klassischen Projektphasenmodell starten. Dies ist ein gemeinsam gelebter Rahmen, der den Projektbeteiligten Handlungssicherheit gibt. Gleichzeitig darf, kann und soll innerhalb der Phasen mit einem agilen Mindset, z.B. Kanban, gearbeitet werden. Nach und nach wird das Projektmanagement zentrale Verwaltung verbessert und um z.B. kreative sowie agile Methoden ergänzt, so dass nachfolgend genannte Ziele erreicht werden können:

Vorlagen und Vorgehensweisen für Mitarbeitende

Ein Projekt durchläuft vom Beginn bis zum vollständigen Service oder Produkt verschiedene Phasen. Für gewöhnlich beginnt die Projekt-Phase nach dem Anforderungsprozess. Um von einer Projektphase in die nächste Phase zu gelangen, werden verschiedene Dokumente benötigt.

Die Grafik zeigt den Prozessfluss eines Projekts ausgehend vom Anforderungsprozess zum Projektabschluss und welche Formulare für den Übergang zwischen den Phasen benötigt werden. Die iterative Definition der Anforderungen mündet nach einer Freigabe in der Umsetzung des Projekts.

Nach der Genehmigung des Projekts wird ein Projektleiter gesucht. Falls eine interne Suche keinen Erfolg zeigt, muss ein Projektleiter eventuell extern bezogen werden. Die so entstandene Verzögerung von 3 bis 6 Monaten wird als kostenneutrale Verlängerung des Projekts bezeichnet, da die Finanzierung sich als Ganzes verschiebt, aber keine neuen Kostenpunkte entstehen.

An dieser Stelle soll besonders auf den „Lessons Learned“-Aspekt hingewiesen werden. Zum Projektabschluss wird das Projekt auf soziale, kommunikative und Team-Kompetenzen hin beleuchtet und kann durch einen Workshop ergänzt werden, um aus dem Projekt zu lernen.

Für das Projektmanagement der zentralen Verwaltung werden überwiegend konventionelle Standards genutzt. Zukünftig sollen traditionelle Ansätze jedoch auch um agile Arbeitsweisen und hybride Modelle erweitert werden. Daraus ergibt sich für die zentrale Verwaltung der TU Darmstadt ein breit gefächerter Methodenkoffer, der es den Projektbeteiligten ermöglichen soll die passenden Methoden für ihre Projekte zu wählen. Die Stacey-Matrix nach Ralph Douglas Stacey zeigt vereinfacht, wie eine solche Einordnung aussehen kann. Je nach den jeweiligen Anforderungen des Projekts, können verschiedene Methoden verwendet werden:

Konventionelle Standards:

  • PMP, PMI: Project Management Professional, vergeben durch das Project Management Institute
  • BMI: Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung, herausgegeben von dem Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat
  • IPMA, GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement
  • Prince II: Projects in Controlled Environments

Agile Projektmethoden:

Die Seite „Projektmanagement zV“ befindet sich derzeit in Bearbeitung und soll zukünftig weiter ergänzt werden. Wir freuen uns daher über Feedback und Verbesserungsvorschläge. Gerne können Sie uns diesbezüglich kontaktieren: