Das neue Stellenportal finden Sie hier: https://www.career.tu-darmstadt.de

Der Link ist auf Deutsch und Englisch identisch und baut sich je nach Browser- bzw. PC-Einstellungen der Nutzenden auf.

Alle Beschäftigten der TU Darmstadt können sich hier mit der TU-ID und dem zugehörigen Kennwort einwählen.

Personen mit Vollzugriff auf die Stelle, z.B. Stellenanforderer:in, können die Stelle aufrufen und in den Stammdaten die geforderten Dokumente in den entsprechenden Abschnitten hochladen.

Die stellenanfordernde Person kann jederzeit/in jeder Phase Kolleginnen und Kollegen der TU Darmstadt zu einem Stellenbesetzungsverfahren hinzufügen, aber auch entfernen. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) in den Abschnitten 3.1.3.1, 3.3.2.4 sowie 4.4.5.

Falls die Beteiligung von externen Personen erforderlich ist, schauen Sie bitte unter der Frage „Wie können externe Personen Zugriff auf eine Annonce bzw. ein Auswahlverfahren erhalten?“

Dies kann zutreffen bei gemeinsamen Ausschreibungen, z.B. im RMU-Verbund oder in Kooperation mit anderen Forschungseinrichtungen (z.B. GSI) oder im Rahmen von Berufungsverfahren.

Wenn es um Stellen für wiss. Mitarbeitende oder administrativ-technische Beschäftigte geht, wenden Sie sich bitte an das Leitungsteam des Referats Tarifbeschäftigte, Auszubildende, Hilfskräfte (VIIB); leitungsteam_viib@zv.tu-darmstadt.de

Im Rahmen von Berufungsverfahren wenden Sie sich bitte an Dez. I/Referat IA.

In ComeTUDa gibt es zwei Nachrichtenfunktionen:

• das allgemeine Postfach und

• der sogenannte „stellengebundene Chat“

Der stellengebundene Chat hat den Vorteil, dass die Nummer eines Verfahrens und der Stellentitel automatisch in den Betreff integriert werden und außerdem alle Nachrichten zu einem Verfahren in einem eigenen Unterordner des Postfachs gesammelt werden. Somit können Nachrichten zu einem bestimmten Stellenbesetzungsverfahren übersichtlich und schnell angezeigt und aufgefunden werden.

Sie finden den stellengebundenen Chat, indem Sie sich die Stelle im System aufrufen und den „Chat“- Button anklicken. Wichtig hierbei: Bei bereits veröffentlichten Stellen wird der Chat-Button in der Stellenübersicht nur angezeigt, wenn Sie die Kachel-Ansicht ausgewählt haben.

Nach dem Klicken auf den Chat-Button erscheint eine Chatübersicht konkret zu dieser Stelle.

Den stellengebundenen Chat starten Sie nun rechts unten mit dem Button „Nachricht zur Stelle verfassen“ .

Bitte nutzen Sie für die Kommunikation mit dem Dezernat VII zu konkreten Anliegen einer Stelle ausschließlich den stellengebundenen Chat. Wenn Sie das Team Stellenausschreibungen erreichen wollen, wählen Sie bei Benutzergruppen „Gruppe Stellenausschreibungen“ aus und nicht einzelne Ansprechpartner: innen. Das Empfänger:in-Feld bleibt leer, sofern Sie nicht noch eine weitere Person kontaktieren möchten.

Weitere Informationen hierzu finden sich im Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) (wird in neuem Tab geöffnet) im Abschnitt 3.1.2).

Nutzen Sie bitte ausschließlich den stellengebundenen Chat (vgl. Frage „Was ist der stellengebundene Chat?“)

Bitte wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff.

Unter „Benutzergruppen“ sind die Funktionsmailadressen hinterlegt, z.B. adressieren Sie durch die Auswahl der Benutzergruppe „Gruppe Stellenausschreibung“ die Funktionsmailadresse des Teams Stellenausschreibung.

Bei der Option „Nachrichten zur Stelle verfassen“ wird der sogenannte stellengebundene Chat genutzt (vgl. Frage „Was ist der stellengebundene Chat?").

Bei „Nachricht verfassen“ schreiben Sie eine allgemeine Nachricht ohne Zuordnung zu einer Stelle.

Nach Veröffentlichung der Stelle wird eine automatische Benachrichtigung an die persönliche TU-E-Mail-Adresse versandt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie entsprechende Benachrichtigungen nicht deaktiviert haben. Bitte prüfen Sie Ihre Einstellungen im Hauptmenü unter „Einstellungen“, E-Mail-Benachrichtigungen“ (siehe Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) (wird in neuem Tab geöffnet) Abschnitt 6.3). vgl. Frage „Wie erhalte ich Benachrichtigungen?“

Nutzen Sie hierzu bitte die Flaggensymbole oben im Annonceneditor. Durch Klicken auf die US-amerikanische Flagge öffnet sich die englische Annoncenversion, sofern die Option einer englischen Annonce zuvor in den Einstellungen aktiviert worden ist (vgl. Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) Abschnitt 3.3.3).

Vom Team Stellenausschreibung vorgenommen Anpassungen in der Stellenannonce können Sie wie folgt einsehen:

Klicken Sie bitte im Hauptmenü (roter Balken oben im Dashboard) auf „Stellennagebote“, dann auf „Angeforderte Stellen“. Klicken Sie bei der entsprechenden T-Nummer bitte auf den Button „Bearbeiten“ (eventuell heißt dieser Button in Ihrer Nutzer:innenrolle „Details“).

Nun öffnet sich links ein Untermenü. Klicken Sie nun auf den Button „Annoncen Editor“. Hier können Sie die aktuelle Fassung der Annonce sehen. Über den Button „Änderungshistorie“ (ganz unten rechts) können Sie die Änderungen nachverfolgen.

Bitte senden Sie über den stellengebundenen Chat eine Nachricht an die Benutzergruppe „Gruppe Stellenausschreibungen“.

Geben Sie im Betreff die Formulierung „Verlängerung/erneute Veröffentlichung“ sowie die T-Nummer der Annonce an.

Es dürfen zu diesem Zeitpunkt noch KEINE Absagen an Bewerbende versendet worden sein.

Die Veröffentlichungszeiträume können Sie in den Stammdaten unter „Ausschreibungsdauer“ und „gewünschte Ausschreibungsdauer“ einsehen.

In den Kalenderfeldern „Ausschreibungsdauer“ ist der letztmalige bzw. aktuelle Ausschreibungszeitraum hinterlegt. Im Feld gewünschte Ausschreibungsdauer werden bei Verlängerungen die Zeiträume der vorangegangenen Veröffentlichung(en) dokumentiert.

Des Weiteren werden Verlängerungen/erneute Veröffentlichungen über den stellenbezogenen Chat als Nachricht dokumentiert.

Sie haben die Annonce z.B. zur Überarbeitung zurückerhalten.

Erfolgte die Ablehnung durch das Team Stellenausschreibung, finden Sie den Hinweis zur notwendigen Überarbeitung bzw. offene Fragen unter dem Button „Historie“. (vgl. Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) (wird in neuem Tab geöffnet) Abschnitt 3.3.6)

Sie können über den Button „Freigaben“ sehen, bei wem die Ausschreibung aktuell in Bearbeitung ist bzw. zur Genehmigung vorliegt.

Unter „Historie“ finden Sie ggf. Kommentare der bearbeitenden Personen.

Sollte das Team Stellenausschreibung am Zuge sein, beachten Sie bitte, dass auch hier Bearbeitungszeiten anfallen.

Eine „Standard Wimi Ausschreibung“ (3 jährige Befristung, kein Klärungsbedarf) kann innerhalb von 2 Wochen geprüft werden. Ausschreibungen von ATM-Stellen nehmen unter anderem aufgrund des Eingruppierungsvorgangs etwas mehr Zeit in Anspruch. Sollten Sie Fragen zum Bearbeitungsstand haben, richten Sie diese bitte über den stellengebundenen Chat an die Gruppe Stellenausschreibungen.

Sobald die Annonce beantragt ist, können Sie selbst keine Änderungen an der Annonce vornehmen.

Je nach Bearbeitungsstand sind noch Änderungen möglich, wenden Sie sich hierzu an das Team Stellenausschreibungen.

Die Frage nach der Finanzierung im Rahmen des Beantragungsprozesses einer Ausschreibung hat noch keine „automatische“ Auswirkung auf die Hinterlegung der Finanzierung im Rahmen der Einstellung.

Die Daten, die im Zuge des Ausschreibungsprozesses hinterlegt sind, bleiben erhalten und sollen später in den Einstellungsantrag übernommen bzw. vorbelegt werden.

Im Rahmen des Einstellungsantrags sind diese Daten explizit nochmals zu prüfen und ggf. anzupassen.

Im Laufe des Genehmigungsweges können Dekanate einen entsprechenden Vermerk bei Freigabe der Stelle im Freitextfeld machen. Das Team Stellenausschreibung wird die Änderung entsprechend durchführen.

Alternativ können über den stellengebundenen Chat entsprechende Änderungswünsche mitgeteilt werden.

Bitte achten Sie hierbei darauf, dass alle im Genehmigungsweg eingebundene Personen bzw. Gruppen ebenfalls die Information erhalten.

Die Daten der Ansprechperson werden aus den Stammdaten automatisch gezogen.

Sie können im Annonceneditor händisch auch mehrere Personen angeben (z.B. bei Abwesenheiten während der Veröffentlichungszeit).

Wenn Sie Änderungen vornehmen, beachten Sie bitte die Marginalienspalte mit Hinweisen zur Ansprechperson und prüfen Sie bitte im Reiter „Zusammenarbeit“, dass alle Personen, die auf die Stelle Zugriff haben, müssen, auch dort hinterlegt sind.

Grundsätzlich sind mit den einzelnen Vorlagen feste, spezifische Textbausteine verbunden, um die Sie sich bei der Erstellung der Annoncen nicht mehr kümmern müssen.

So ist z.B. bei der Vorlage „Wiss. Mitarbeiter:in / Doktorand:in (w/m/d)“ automatisch der Hinweis zur Promotion gegeben.

Für Sonderfälle kann nach Absprache mit dem Team Stellenausschreibung bzw. der Personalsachbearbeitung die Vorlage „Sonderfälle – nach Absprache“ genutzt werden; z.B.

Elternzeitvertretung, Krankheitsvertretung, sehr spezifische Projektarbeit)

Sollten Sie bzgl. der Wahl der Vorlage unsicher sein, nehmen Sie telefonisch bzw. per E-Mail Kontakt zum Team Stellenausschreibung auf.

Die Stellenausschreibung kann erst beantragt werden, wenn die Anerkennung der Funktionsdauerstelle erfolgt ist, ein Upload des Anerkennungsschreibens/der Anerkennungs-Mail ist erforderlich.

Hinterlegen Sie hierfür in den Angaben zur Finanzierung die Angabe „Funktionsdauerstelle".

Handelt es sich um eine wissenschaftliche Dauerstelle im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses (gem. TV-TU Darmstadt), wählen Sie bitte die Vorlage „PostDoc“.

Soll die Dauerstelle in einem Beamtenverhältnis besetzt werden (Akademische Rätin/Akademischer Rat) nutzen Sie bitte die Vorlage „wissenschaftliche Beamte“. Setzen Sie in beiden Fällen die Angabe zur Befristung auf „unbefristet“.

Ist eine Ausschreibung der Funktionsdauerstelle als Hochschullektor:in (gem. 72 Abs. 5 HHG) gewünscht, nutzen Sie bitte für eine Anstellung im Angestelltenverhältnis (gem. TV-TU Darmstadt) die Vorlage „PostDoc“. Bei einer Anstellung im Beamtenverhältnis die Vorlage „wissenschaftliche Beamte“. Setzen Sie in beiden Fällen die Befristung auf „befristet“ und nutzen Sie die Formulierung „zunächst für x Jahre“ (maximal 3).

Wenn Sie Ihre angeforderte Stelle aufrufen (vgl. Frage „Wie finde ich eine angeforderte Stelle im System?“) , können Sie über den Button „Freigaben“ sehen, bei wem die Ausschreibung aktuell in Bearbeitung ist. Die aktuell zur Genehmigung angefragte Person/Gruppe sollte die Ausschreibung „ablehnen“. So erhalten Sie die Stelle zur Bearbeitung zurück.“

Die Ergänzung des Titels dient der besseren Auffindbarkeit und Unterscheidung der wissenschaftlichen Stellen auf dem TU-Karriereportal. Der Stellentitel ist zudem insbesondere im Hinblick auf die Auffindbarkeit der Annonce in externen Portalen oder der Websuche im Allgemeinen relevant. Eine Ergänzung des Titels verbessert somit die Annoncenqualität. Sie können hierfür z.B. das Fachgebiet oder einen Schwerpunkt der Forschungsaufgaben benennen.

Eine Ausschreibung der Annonce in Deutsch ist obligatorisch. Eine ausschließliche Veröffentlichung in Englisch ist nicht möglich.

Gerne kann die Englische Ausschreibung optional erfolgen.

Klicken Sie bitte im Hauptmenü (roter Balken oben im Dashboard) auf „Stellenangebote“, dann auf „Stellenübersicht“.

Sie können hier auch die Suchfunktion unter Eingabe der T-Nummer nutzen.

Klicken Sie bitte im Hauptmenü (roter Balken oben im Dashboard) auf „Stellenangebote“, dann auf „Angeforderte Stellen“. Sie können hier auch die Suchfunktion unter Eingabe der T-Nummer nutzen.

Bitte teilen Sie uns die erfolglose Beendigung über den stellengebundenen Chat mit.

Über das Bewerbungsmanagementsystem kann dann z.B. die gewünschte Annonce kopiert und erneut angefordert werden. Bitte Überprüfen Sie in jedem Fall, ob die kopierten Stammdaten stimmig zu Ihrer Neuanforderung sind.

Ein Verweis auf die Kenn-Nr. des vorherigen Verfahrens sowie die Info, ob an dem Ausschreibungstext und/oder der Tätigkeitsbeschreibung Änderungen vorgenommen wurden, sind für uns ebenfalls sehr hilfreich. Diese Informationen können Sie in den Stammdaten im Freitextfeld „Zusätzliche Informationen“ anbringen.

Wird die entsprechende Aktion – „Informationen/Dokumente nachfordern“ genutzt, fügt das System automatisch entsprechende Dateien in der jeweiligen digitalen Bewerbungsmappe ein, unabhängig davon, ob diese Aktion bei einzelnen oder mehreren Bewerbenden angefordert wird. Näheres hierzu steht im Handbuch (wird in neuem Tab geöffnet) (wird in neuem Tab geöffnet) im Abschnitt 4.6.11.