Evaluation der zentralen Verwaltung der TU Darmstadt

Evaluation der zentralen Verwaltung

Im Rahmen des integrierten Qualitätsmanagements der TU Darmstadt wurde neben den Fachbereichen auch die zentrale Verwaltung der TU Darmstadt evaluiert. Der Evaluationsprozess fand mit einer TU-weiten Befragung, einer Selbstanalyse und einer Vor-Ort-Begutachtung durch eine extern besetzte Evaluationskommission von 2011 bis 2014 statt.

Das Evaluationsverfahren

Als Bestandteil und Auftakt eines umfassenden Qualitätssicherungsprozesses in der zentralen Verwaltung der TU Darmstadt wurden die Beschäftigten und Studierenden der TU Darmstadt im Sommer 2011 nach ihrer Einschätzung zur Dienstleistungsqualität der zentralen Verwaltung befragt.

Die Ergebnisse wurden im Dezember 2011 hochschulweit veröffentlicht (hoch3 1/2012, S.7). Anfang 2012 gab es umfangreiche Workshops mit den einzelnen Verwaltungseinheiten, in denen die Ergebnisse interpretiert und erste Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung und Stärkung der Serviceorientierung daraus abgeleitet wurden. Im Anschluss analysierten die Verwaltungseinheiten ausgewählte dezernatsübergreifende Prozesse und erstellten einen Selbstbericht.

Auf Grundlage des Selbstberichts und des Berichts zur Dienstleistungsqualität führte die fünfköpfige extern besetzte Evaluationskommission Gespräche mit Beschäftigten und Leitungen aus der zentralen Verwaltung, den Fachbereichen und mit dem Präsidium im Rahmen einer Vor-Ort-Begehung im Wintersemester 2013/14. Die Evaluationskommission wurde vom Präsidium aus Vorschlägen des beratenden inQM-Beirats und des Senats ausgewählt. Ihre Empfehlungen fasste die Evaluationskommission in einem Evaluationsbericht zusammen, der die Basis für die Zielvereinbarung der zentralen Verwaltung bildete. Positive Stellungnahmen der Gremien zur Zielvereinbarung und Unterzeichnung durch das Präsidium erfolgten im Herbst 2014. Die Zielvereinbarung ist als Selbstverpflichtung des Präsidiums gegenüber den Mitgliedern der TU Darmstadt formuliert. Konkrete Umsetzungsschritte und Maßnahmen wurden mit den betroffenen Einheiten entwickelt.

Die Zielvereinbarung der zentralen Verwaltung

Mit Abschluss der Zielvereinbarung der zentralen Verwaltung der TU Darmstadt in 2014 begann der Umsetzungsprozess der Ziele (geplant bis 2019/2020). Der Stand der Umsetzung der Ziele wurde in der Zwischenzeit regelmäßig u.a. in der Dezernatsleitungsrunde mit dem Präsidenten, im Präsidium sowie im Qualitätsmanagement-Beirat der TU Darmstadt diskutiert. Der Qualitätsmanagement-Beirat der TU Darmstadt begleitet das Evaluationsverfahren beratend. Von den zwanzig Zielen sind mit Stand Sommersemester 2017 fast die Hälfte umgesetzt. Über Umsetzungsergebnisse wurde z.B. im Senat der TU Darmstadt oder der Universitätszeitung hoch3 berichtet.

Das Monitoring des Evaluationsverfahrens

Im Rahmen des Monitorings der Institutionellen Evaluation wird in der Regel der Umsetzungsstand der Zielvereinbarung der evaluierten Einheit nach der Hälfte der Laufzeit zwischen Präsidium und Einheit anhand eines Zwischenberichts überprüft. Der Zwischenbericht der zentralen Verwaltung vom Sommersemester 2017 beschreibt den Umsetzungsstand der Ziele und Maßnahmen seit der Unterzeichnung der Zielvereinbarung in 2014.

Umsetzungsstand (ausgewählter) Ziele der Zielvereinbarung:

  • Im Bereich Internationalisierung konnten bereits Ziele umgesetzt werden und sind laufend in Weiterentwicklung: z.B. Einrichtung eines Dezernats „Internationales“, ständiger Austausch von neu eingerichteten Internationalisierungskoordinatorinnen und -koordinatoren der Fachbereiche mit der zentralen Verwaltung, Erweiterung des englischsprachigen Webauftritts der TU Darmstadt.
  • Im Bereich Studium und Lehre wurden Prozesse und Strukturen überarbeitet.
  • Im Bereich Personalentwicklung wurde ein Angebot für eine TU-interne Hospitation zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung entwickelt.
  • Im Bereich Kommunikation wurde ein übergreifendes Informationsportal der zentralen Verwaltung entwickelt, das relevante Informationen für TU-interne Akteure besser bündelt und je nach Bedarf weiterentwickelt werden kann.

Weitere Informationen zum Umsetzungsstand der Ziele finden sich im Zwischenbericht der zentralen Verwaltung.

Die damalige externe Evaluationskommission hat auf Wunsch des Präsidiums auf Basis des Zwischenberichts der zentralen Verwaltung Empfehlungen zum Umsetzungsstand der Ziele und weiterer Priorisierung ausgesprochen. Zunächst hat die Evaluationskommission den Prozess und das Nachhalten der Umsetzung gelobt sowie den Stand der Zielerreichung der gesamten Zielvereinbarung nach der Hälfte der eingeplanten Zeit. Weiter haben die externen Gutachterinnen und Gutachter Rückmeldungen gegeben zu den noch nicht so weit fortgeschrittenen Zielen, wie beispielsweise zu den IT-bezogenen Zielen. Das Präsidium hat die Rückmeldungen der Evaluationskommission diskutiert und wird mit den Verwaltungseinheiten weitere Schritte besprechen.

Ein Ergebnisbericht wird am Ende des Verfahrens erstellt. Das Evaluationsverfahren wird vom Referat Qualitätsmanagement und Gremien koordiniert.

Stand: November 2017.