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SharePoint vom 22.-23.08.2024 nicht nutzbar

Planen Sie dringende Arbeiten an Dokumenten aus SharePoint vorab

29.07.2024

Die Nutzung des Systems Microsoft SharePoint (SP) ist aufgrund eines notwendigen Systemupdates in der Zeit vom 22.-23.08.2024 vorübergehend nicht möglich. Das Arbeiten mit Dokumenten aus SP muss für die Dauer der Wartungsarbeiten idealerweise ausgesetzt und im Vorfeld gut geplant werden – davon betroffen sind auch OneNote-Notizbücher.

Hintergrund für die Wartungsarbeiten ist ein unvermeidbares Upgrade auf die Version SharePoint Subscription Edition (SE). Für die aktuelle Version bietet Microsoft zukünftig keinen Support mehr an. Für den Zeitraum des Upgrades (Mittwoch, 21.08., 24 Uhr bis Freitag, 23.08., 24 Uhr) kann die SharePoint-Oberfläche nicht genutzt werden. Das bedeutet, dass Sie während dieser Zeit keinen Zugriff auf dort befindliche Dateien haben.

Achtung: Dies betrifft auch OneNote-Notizbücher, die in SP verortet sind.

Empfehlungen für das Arbeiten mit SP-Dateien und OneNote-Notizbüchern während der Wartungsarbeiten

Grundsätzlich empfehlen wir, sofern möglich, für die Dauer der Wartungsarbeiten nicht mit Dateien aus SharePoint zu arbeiten.

Wenn sich dies jedoch nicht vermeiden lässt, beispielsweise weil Sie an den genannten Tagen dringend auf bestimmte Dateien zugreifen müssen, sollte Sie folgendes unbedingt beachten:

  • Laden Sie Dateien unbedingt vor 24 Uhr am Mittwoch, 21.08. herunter. Danach steht das System erst einmal nicht mehr zur Verfügung. (Anleitung Up- und Download (wird in neuem Tab geöffnet) von Dateien, S. 3)
  • Stimmen Sie sich unbedingt mit Kolleg_innen ab, bevor sie Dateien herunterladen, wenn Sie zu mehreren daran arbeiten und versehen Sie sie mit Versionsnamen.
  • Machen Sie einen Download der Dateien. Kein Auschecken! Dies kann sonst zu anschließenden Synchronisationsproblemen führen.
  • Laden Sie nach erfolgreichem Systemupgrade alle Dateien wieder in SP hoch und informieren Sie ggf. Ihre Kolleg_innen. Wichtiger Hinweis: Werden zwei Versionen einer Datei von zwei verschiedenen Personen hochgeladen, ist jeweils die zuletzt hochgeladene Version als letzter Stand in SP sichtbar – alle anderen Versionen finden sich im Versionsverlauf. Änderungen an den Dateien werden aber nicht zusammengeführt. Stimmen Sie sich daher mit Ihren Kolleg:innen ab und nutzen Sie beispielsweise vorübergehend die Hessenbox als gemeinschaftlichen Ablage- und Bearbeitungsort.

Für die Nutzung von OneNote-Notizbüchern, die in SP verortet sind, gilt folgendes:

  • Laden Sie OneNote-Notizbücher keinesfalls herunter. Dies kann zu schweren Synchronisationsproblemen führen.
  • Nutzen Sie alternativ für Ihre Notizen ein Word-Dokument und führen Sie Ihre Notizen nach erfolgreich abgeschlossenem Systemupgrade wieder im im SP befindlichen OneNote-Notizbuch zusammen. OneNote-Notizbücher, die Sie lokal auf Ihrem Rechner oder auf einem Netzlaufwerk gespeichert haben, sind hiervon nicht betroffen.

Hinweis: Ob Ihr OneNote-Notizbuch auf dem SP oder lokal gespeichert ist, finden Sie heraus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Notizbuch klicken und auf „Eigenschaften“ gehen. Unter „Speicherort“ ist nun eine Adresse angegeben. https://xyz.tu-darmstadt.de… steht hierbei für den Speicherort SP.

Was ändert sich nach dem Upgrade?

Grundsätzlich ändert sich für Sie als Anwender_in in der Nutzung und in der Optik von SharePoint nichts. Sie können nach dem Upgrade wieder auf die gewohnte Nutzeroberfläche zugreifen und finden Ihre Dateien am gewohnten Ort.

Sind meine Dateien während des Upgrades sicher?

Ja. Ihre Daten sind während des gesamten Migrationsprozesses sicher.

Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an .

Wir bitten Sie, die Umstände, die mit dem notwendigen Upgrade einhergehen, zu entschuldigen und danken Ihnen vorab für Ihr Verständnis.