Am Anfang steht der Bedarf

Neue rechtliche und gesetzliche Vorgaben oder Änderungen im universitären oder gesellschaftlichen Umfeld erfordern Anpassungen an bestehenden Abläufen, Prozessen oder Funktionalitäten im Campus Management.

Das Anforderungsmanagement nimmt den Bedarf nach diesen Anpassungen auf, analysiert die vorhandenen Lösungsmöglichkeiten, entwickelt ggf. gemeinsam mit einberufenen Fachteams neue Lösungsansätze und koordiniert deren Umsetzung. Ist eine Softwareanpassung sinnvoll, da TU-interne Lösungen nicht möglich sind, klärt das Anforderungsmanagement mit dem Softwarehersteller die entsprechenden Möglichkeiten.

Weitere Infos

Strukturiert zum Ergebnis mit Prozessen

Was ist für wen zu tun bei einer Aufgabe? Wie ist der Ablauf? Wer spricht mit wem? Wer ist für was verantwortlich? Wenn diese Fragen geklärt sind, dann klappen Abläufe gut. Wenn alle wissen, was sie wie und wann zu tun haben, und was andere von ihnen benötigen und erwarten, dann gibt es keine Missverständnisse und Zusammenarbeit macht Spaß. Damit das funktioniert, müssen die vorhandenen Bedarfe und Abläufe dokumentiert und analysiert werden. Gemeinsam wird überprüft, ob dies für alle Beteiligten der optimale Ablauf ist. Das Ergebnis ist der “Prozess”.

Die Prozessmanager_innen begleiten und unterstützen die Prozessklärung und -dokumentation im Umfeld von Campus Management bis zum fertigen Prozess. Alle Prozesse werden den Beteiligten übersichtlich zur Verfügung gestellt, um dauerhafte Transparenz für alle zu schaffen.

Das Referat sorgt für die Kommunikation der rechtssicher geklärten Prozesse der unterschiedlichen Bereiche in die dezentralen Einheiten und in Schnittstellenbereiche.

Bei der Analyse von Prozessen orientiert sich das Referat an der Prozesslandkarte der Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung e.V. [https://www.zki.de/publikationen/ -> Prozesslandkarte]

Regelt die Arbeit mit sensiblen Daten

Für den Betrieb des Campus Management Systems (TUCaN) wurde eine Dienstvereinbarung zwischen Universitätsleitung und Personalrat abgeschlossen. Diese beinhaltet eine Fülle von weiteren relevanten Dokumenten wie

• das Verfahrensverzeichnis zur Beschreibung der verarbeitenden Daten und Verantwortlichkeiten, um den Umgang mit den personenbezogenen Daten zu regeln
• die Systembeschreibung und das Betriebsführungshandbuch einschließlich Sicherungskonzepten
• Konzepten zum Datenschutz und zur Rollendefinition und daraus resultierenden Rechtevergaben
• Beschreibungen von Prozessen und der Reportgenerierung
• Beschreibungen von weiteren IT-Systemen auch in der dezentralen, die mit Daten aus dem Campus Management System betrieben werden
• usw.

Alle Anlagen zur Dienstvereinbarung werden im Referat IIC jährlich aktualisiert, mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und über das Dez. VII dem Personalrat zur Freigabe vorgelegt. Fragen werden von der Referatsleitung geklärt.

Die Anlagen zur Dienstvereinbarung können von jedem Mitglied der TU im Web eingesehen werden.

Gemeinsam erreichen die CampusNet Hochschulen mehr

Um sich gegenseitig bei Fragestellungen zu helfen und bei Abstimmungen mit dem Hersteller der Standardsoftware Synergieeffekte zu nutzen, tauschen sich die Hochschulen mit dem identischen Softwareprodukt in unterschiedlichen Arbeitskreisen untereinander aus.

Eine enge Kooperation besteht zwischen den Universitäten

• Hamburg
• Mainz
• Paderborn
• Darmstadt
• Dresden
• Leipzig
• Bremen

Diese Kooperationshochschulen sprechen in regelmäßigen Abständen zu bestimmten Themen untereinander und treten bei neuen Anforderungen als Gruppe gemeinsam dem Hersteller gegenüber auf. Testergebnisse bei neuen Releases werden untereinander ausgetauscht und beobachtetes Fehlverhalten vor einer Meldung beim Hersteller erst im Kooperationskreis miteinander besprochen und nach Lösungen gesucht.

Ein weiterer Austausch mit allen Hochschulen in Deutschland findet in der “Datenlotsen User Group” statt, die sich halbjährlich im Rahmen der "Zentren für Kommunikationsverarbeitung in Forschung und Lehre“ (ZKI) im Arbeitskreises Campus Management trifft.