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Digitale Studierendenakte

28.06.2022

Anforderung #CM-0042

Projektziel

Von der hybriden zur vollständigen digitalen Studierendenakte

Grundlage für eine medienbruchfreie Digitalisierung ist eine digitale Ablagemöglichkeit aller Daten zu einem Vorgang. Für Studierende soll im Student Life Cycle dafür zukünftig eine „digitale Studierenden-Akte“ angelegt werden.

Viele Informationen z.B. über Studienverlauf oder Prüfungsteilnahmen und Noten sind bereits im Campus Management System TUCaN gespeichert, aber noch nicht alle. Viele Dokumente, Bescheide, Nachweise sind noch in einer Papierakte vorhanden, die entsprechend rechtlicher Vorgaben archiviert werden muss (= hybride Studierendenakte).

Ziel des Projektes: Dokumente des Studierenden sollen zukünftig direkt am Studierenden hinterlegt und im Web abrufbar sein. Alle Unterlagen und Informationen zu den Studierenden befinden sich dann an einer Stelle (= digitale Studierendenakte).

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten. Eine Voraussetzung für eine weitreichende Digitalisierung ist die Möglichkeit, alle relevanten Daten auch digital an einer Stelle speichern zu können.

Dies sind vorerst nur Planungen von groben Eckpunkten, Verfeinerungen folgen

  • 2021
    Projektantrag und Genehmigung im Rahmen des Hessischen Digitalpakts Hochschulen – Dokumentenmanagement System (Gesamtprojektleitung Uni Kassel). Das DMS-Projekt #068 liegt in der Verantwortung der IT- und Prozesskoordination an der TU Darmstadt.
  • März 2022
    Anpassung Projektplanung aufgrund Projektkürzungen
    Aufgliederung in Teilprojekte, Start mit Teilprojekt 1: „Digitale Studierendenakte“
  • Mai 2022 – März 2023
    Ausschreibung Projektleitung, Entwicklung, Teilprojektleitung
  • Dezember 2022
    Kickoff aller „Keyuser“ für das Gesamtprojekt
  • Januar 2023
    Mitwirkung bei der Ausschreibung und Lastenheft im Verbund des Dachprojekts DMS
  • Feb.2023 – Mai 2023
    Ist- und Sollanalyse für die digitale Studierendenakte im Rahmen einer Bachelorarbeit
  • März 2023
    Informationsveranstaltung für Fachzuständigkeit
    „Kickoff“ Teilprojekt. Siehe Folien (wird in neuem Tab geöffnet)
  • August 2023
    Fertigstellung Soll-Prozesse
  • September 2023
    Analyse Schnittstelle zum CaMS
  • ….
  • 31.12.2024
    Projektende

  • Projektleitung Gesamtprojekt DMS #068
    • Dorothea Krohberger-Stock, ITuP
  • Leitung Teilprojekt digitale Studierendenakte CM-0042
    • kommissarisch: Annelore Schmidt, IIC
  • Projektteam für Teilprojekt
    • Team steht noch nicht fest
    • Notwendige Beteiligung:
      • IIA – Hochschulrecht
      • IIB – Studierendenservice
      • IIC – Campus Management
      • VIIIA – Admission International
  • Projektbüro
    • NN
  • Technik, Entwicklung
    • NN
  • Prozess- und Anforderungsmanagement
    • IIC: Selina Himbert, Sarah Stephan
  • Kommunikation
    • IIC: Lisa Merlau
  • Rechtsfragen
    • IIA: Gerhard Schmitt

.

Es werden die die gesamten Teams von IIA, IIB, IIC und VIIIA für Klärung fachlicher Fragen und Prozesse eingebunden werden. Prozessänderungen durch die digitale Studierendenakte sind für alle Teams zu erwarten, alle müssen testen und ggf. durch ihr Fachwissen wertvollen Input für die notwendigen Veränderungen einbringen.

Prozessänderungen, die über die zentralen Prozesse hinausgehen, bedeuten auch Änderungen in den Fachbereichen/Studienbüros. Die Kolleg*innen müssen vor einer Übernahme in den Regelbetrieb ihre fachlichen Anforderungen einbringen und Lösungen ausführlich testen.

CM-0087 – Digitalisierung der Bewerbungs- und Zulassungsprozesse

CM-0093 – Digitale Abgabe von Abschlussarbeiten, Nachfolge/Ausbau von TUbama

CM-0100 – Umsetzung OZG

CM-0107 – Datenschutzbrief