Referate und Stabsstellen

Das zuständige Team der kurzzeitigen Vermietung von Räumen und Flächen für Veranstaltungen außerhalb des Lehrbetriebs des Referats IV B hilft Ihnen hier gerne weiter.

Wir sind Ihr Ansprechpartner, wenn es um Raum- und Flächenbuchungen zentraler Räume und ausgewiesener Außenflächen für Veranstaltungen mit wissenschaftlichem oder kulturellem Bezug für Interne sowie Externe Veranstaltende geht und sorgen gemeinsam mit Ihnen dafür, dass Ihre Veranstaltungen rechtskonform und sicher unter Beachtung der einschlägigen Rechtsvorschriften abgewickelt werden.

Es stehen für Veranstaltungen außerhalb des Lehrbetriebs zentrale Hörsäle, Seminarräume, Foyers und Außenflächen in diversen Größen und Ausstattungsvarianten zur Verfügung.

Eine kleine Übersicht von Räumlichkeiten finden Sie hier:

Veranstaltungsorte – Besondere Räume und Flächen für Veranstaltungen an der TU Darmstadt – Dezernat IV – Immobilienmanagement – TU Darmstadt (tu-darmstadt.de)

Veranstaltungsorte – Lehrveranstaltungsräume an der TU Darmstadt – Dezernat IV – ImmKöhlersaal und Foyer, Uhrzturm? Richtig? obilienmanagement – TU Darmstadt (tu-darmstadt.de)

Sofern Sie eine Veranstaltung an der TU Darmstadt planen, füllen Sie bitte das Raumbuchungsformular (wird in neuem Tab geöffnet) vollständig aus, unterschreiben dieses und senden uns das Formular per mail zu.

Einen Überblick über die Ausstattung der Veranstaltungsräume erhalten Sie im Intranet bei TUCaN im Vorlesungsverzeichnis über den Button „Raumsuche“. Hier können Sie den gewünschten Veranstaltungsraum auswählen und erhalten neben Informationen zur technischen Ausstattung auch Sitzplatzangaben, Informationen zur Raumgröße etc. https://www.tucan.tu-darmstadt.de.

Benötigen Sie darüber hinaus Hilfe, wenden Sie sich vertrauensvoll an das zuständige Team des Referates IVB.

Es gibt keine ausgewiesenen Flächen für Veranstaltungen auf den Außenflächen der TU Darmstadt. Sofern Sie eine Veranstaltung im Außenbereich planen, wenden Sie sich bitte mit dem vollständig ausgefüllten Raumbuchungsformular an das zuständige Team des Referats IVB.

Die Mietkosten finden Sie in den aktuellen Mietbedingungen (wird in neuem Tab geöffnet) , die auf der Homepage des Dezernats IV veröffentlicht sind.

Im Rahmen der Durchführung Ihrer Veranstaltung können z.B. zur Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben der H-VStättR oder der Vorgaben der TU Darmstadt Nebenkosten anfallen.

Diese können sein:

• - Wach- und Sicherheitsdienstleistungen- aktueller Rahmenvertragspartner Firma Bewachungsinstitut Eufinger GmbH
  
  Die Firma Eufinger ist der aktueller Rahmenvertragspartner für die Wach- und Sicherheitsdienstleistungen an der TU Darmstadt. Hiermit verbunden ist auch die Zuständigkeit für die Schließung von Gebäuden und/oder Räumen nach den offiziellen Gebäudeschließzeiten. Ob für Ihre Veranstaltung ein kostenpflichtiger Schließdienst oder ein sonstiger Sicherheitsdienst (z.B. Wachdienst) benötigt wird, hängt von verschiedenen Kriterien, wie z.B. den Ort, die Zeiträume und die Art der Veranstaltung ab.
  Hierbei wird vom zuständigen Team des Referats IVB geprüft, ob und in welchem Umfang eine Beauftragung ggfls. notwendig ist.
  
  Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Gebäude der TU Darmstadt bei Veranstaltungen nicht ungesichert offenbleiben können und Schließdienste in den Abendstunden sowie an den Wochenenden notwendig sind.

• - sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung – aktueller Rahmenvertragspartner Firma Sinus Event-Technik GmbH
  (Vgl. auch Position: „Welche Aufgaben hat eine Veranstaltungsleitung?“)
  
  Die Firma Sinus ist der aktuelle Rahmenvertragspartner der TU Darmstadt und nimmt oftmals die Aufgabe der sicherheitstechnischen Veranstaltungsleitung während der gesamten Dauer der Veranstaltung wahr. Ob für Ihre Veranstaltung eine kostenpflichtige Veranstaltungsleitung benötigt wird, hängt von einer Einzelfallentscheidung des zuständigen Teams des Referates IVB ab.
  Je nach Art und Umfang der Veranstaltung, der Komplexität der Veranstaltung sowie aufgrund sonstiger berücksichtigungswürdiger Rahmenbedingungen wird entschieden, ob die Rahmenvertragsfirma beauftragt werden muss oder ob die Veranstaltung mit eigenen und geschulten Veranstaltungsleitern (vgl. auch Position: „Welche Schulungsangebote gibt es an der TU Darmstadt im Rahmen von Veranstaltungen?) durchgeführt werden kann.
  
  Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für Beauftragungen des Dienstleisters eine Vorlaufzeit von mindestens 15 Werktagen benötigen.

• - Technisches Veranstaltungsequipment- aktueller Rahmenvertragspartner Firma Sinus Event-Technik GmbH
  
  Sollten Sie bei Ihrer Veranstaltung den Bedarf an zusätzlicher, technischer Ausstattung haben, die über die Ausstattung in den jeweiligen Räumen hinaus geht (beispielsweise eine hybride Veranstaltung), so kann diese ebenfalls kostenpflichtig über die aktuelle Rahmenvertragsfirma Sinus im Rahmen des Raumbuchungsprozesses mit angemietet werden.
  
  Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für die Beauftragung des Dienstleisters eine Vorlaufzeit von mindestens 15 Werktagen benötigen.

• - Zusätzliches Mobiliar und Stellwände -aktuelle Rahmenvertragspartner Firma Sinus Event-Technik GmbH
  
  Stell- oder Pinnwände können für Ihre Veranstaltung über die aktuelle Rahmenvertragsfirma Sinus kostenpflichtig angemietet werden. Die Beauftragung des externen Dienstleisters erfolgt im Rahmen des Raumbuchungsprozesses. Bitte beachten Sie dabei, dass die Beauftragung des Dienstleisters mind. 15 Werktage vor Veranstaltungsbeginn notwendig ist.

• - Sonderreinigungen
  
  Sofern Sie als Veranstalter eine Sonderreinigung wünschen, beauftragen wir diese gerne bei den aktuellen Rahmenvertragsfirmen der TU Darmstadt im Rahmen des Raumbuchungsprozesses. Die Kosten werden Ihnen im Nachgang an die Veranstaltung in Rechnung gestellt.
  Bei starker Verschmutzung der Veranstaltungsflächen nach ihrer Veranstaltung behalten wir uns vor, eine Sonderreinigung in Auftrag zu geben. Diese wird Ihnen im Nachgang an die Veranstaltung in Rechnung gestellt.

Bitte füllen Sie schon bei der Anmeldung einer Veranstaltung im Raumbuchungsformular zwingend das Feld „Angaben bei kostenpflichtigen Veranstaltungen (Raummiete / Dienstleister)“aus. Diese Angaben sind für uns und die Finanzbuchhaltung äußerst wichtig, damit eine korrekte Bezahlung erfolgen kann.
Circa 4-6 Wochen vor Ihrer Veranstaltung senden wir Ihnen die Rechnung zur anfallenden Raummiete mit allen notwendigen Angaben zur Anweisung zu sowie einer Angabe zur Zahlungsfrist. Bitte achten Sie darauf, die angegebene Frist einzuhalten ist, da wir uns bei nicht fristgerecht geleisteter Zahlung vorbehalten, die Raumbuchung zu stornieren. Darüber hinaus gelten die in den Allgemeinen Mietbedingungen festgelegten Stornierungsbedingungen.
Anfallende Nebenkosten für Dienstleistende (Rahmenvertragspartner) werden erst nach der Veranstaltung entsprechend dem tatsächlich angefallenen Aufwand berechnet.

• a) Sollten Sie für Ihre Veranstaltung ein Catering in Auftrag geben, obliegt Ihnen als Veranstalter die selbstständige und eigenverantwortliche Organisation und Kostentragung.
  Das Science Communication Centers (SCC) stellt im Eventmarketing Hub ein Verzeichnis mit möglichen Anbietern unverbindlich zur Verfügung:
  Eventmarketing Hub – Science Communication Centre – TU Darmstadt

• b) Spezielles Veranstaltungsequipment (beispielsweise Dekorationsinventar wie Blumenschmuck o.ä.) steht an der TU Darmstadt nicht zur Verfügung und muss vom Veranstalter selbst organisiert und bezahlt werden. Das Science Communication Centers (SCC) stellt im Eventmarketing Hub ein Verzeichnis mit möglichen Anbietern unverbindlich zur Verfügung:
  Eventmarketing Hub – Science Communication Centre – TU Darmstadt

Die Aufgaben und Pflichten der Veranstaltungsleitung ergeben sich individuell aus dem jeweiligen Veranstaltungsformat sowie der genutzten Räumlichkeit und gehen mit den Vorschriften des § 38, Abs. 2 der Hessischen Versammlungsstättenrichtlinie (H-VStättR) einher.
Die Veranstaltungsleitung muss während der gesamten Veranstaltung anwesend sein. Findet die Veranstaltung an mehreren, unterschiedlichen Orten statt, müssen dementsprechend viele Veranstaltungsleitung eingesetzt werden. Die Veranstaltungsleitung muss volljährig, sowie der deutschen Sprache mächtig sein und körperlich und geistig in der Lage sein, sicherheitsrelevante Lagen zu erkennen und entsprechend zu handeln. Die Veranstaltungsleitung muss ortskundig sein, um die sichere Durchführung der Veranstaltung gewährsleisten zu können.

Bei Veranstaltungen an der TU Darmstadt unterscheiden wir zwischen der sicherheitstechnischen Veranstaltungsleitung und der organisatorischen Veranstaltungsleitung.
Die sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung ist -wie oben beschrieben- für die sichere und rechtskonforme Durchführung der Veranstaltung verantwortlich und kann, je nach Veranstaltung, eine eigene und geschulte interne Person sein (vgl. auch Position: „Welche Schulungsangebote gibt es an der TU Darmstadt im Rahmen von Veranstaltungen?), oder von der aktuellen Rahmenvertragsfirma Sinus Event-Technik GmbH extern gestellt werden (vgl. auch Punkt „sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung – aktueller Rahmenvertragspartner Firma Sinus Event-Technik GmbH“).

Die organisatorische Veranstaltungsleitung ist für den Inhalt, den Ablauf und ggfls. das Rahmenprogramm der Veranstaltung verantwortlich.

Sofern die sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung intern von eigenem geschultem Personal gestellt wird, kann die organisatorische und sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung auch ein und dieselbe Person sein.
Übernimmt jedoch die aktuelle Rahmenvertragsfirma Sinus Event-Technik GmbH die Veranstaltungsleitung, so ist diese nur für die sichere und rechtskonforme Durchführung der Veranstaltung verantwortlich. Die organisatorische Veranstaltungsleitung und damit die Verantwortung für den Ablauf der Veranstaltung übernimmt hier weiterhin der Veranstalter. Daher die Unterscheidung der beiden Aufgabengebiete.

Nachfrageabhängig bieten wir jährlich mindestens eine Erstschulung und eine Auffrischungsschulung zur Veranstaltungsleitung gemäß § 38 Abs. 2 H-VStättR als Inhouse Schulung kostenfrei an.
Die Schulung soll insbesondere die Mitarbeitenden, Fachschaften und akkreditierte Hochschulgruppen der TU Darmstadt in die Lage versetzen, die eigene Veranstaltung sicher und rechtskonform durchzuführen.
Die Teilnahme an der Veranstaltungsleitungs-Schulung ermächtigt den Teilnehmenden nicht automatisch die sicherheitstechnische Veranstaltungsleitung der eigenen Veranstaltung zu übernehmen und wir behalten uns vor, den Rahmenvertragspartner für eine externe Veranstaltungsleitung kostenpflichtig einzubinden (vgl. Position: “Welche Aufgaben hat eine Veranstaltungsleitung?) Informationen über unsere Schulungsangebote finden Sie im internen Weiterbildungsprogramm der TU Darmstadt sowie auf der Homepage des Dezernats IV.

Besucher einer Veranstaltung können am Campus Lichtwiese kostenpflichtig in das Parkhaus in der Franziska-Braun-Straße einfahren.
In der Innenstadt stehen die öffentlichen Parkhäuser und Parkplätze wie z.B. im Darmstadtium zur Verfügung.

Die TU Darmstadt ermöglicht den Mitgliedern der TU Darmstadt das Grillen auf Außenflächen ihres Universitätscampus. Es gibt an der TU Darmstadt keine ausgewiesenen Grillflächen, Grillveranstaltungen sind mit einem Bearbeitungsvorlauf von mind. 5 Werktagen bei dem zuständigen Team des Referats IVB anzumelden.

Bitte verwenden Sie hierzu die Funktionsadresse: veranstaltungen@zv.tu-….

Nachdem Ihre Veranstaltung vom zuständigen Team geprüft und genehmigt wurde, teilen wir Ihnen dies in Form einer schriftlichen Duldung mit.

Bitte beachten Sie, dass es während der heißen und trockenen Sommerperiode zu Einschränkungen des Grillbetriebs aufgrund erhöhter Brandgefahr kommen kann. Das Grillen ist in dieser Zeit ausschließlich mit einem Elektrogrill zugelassen.

Diese Einschränkung wird auf der Homepage des Dezernats IV bekanntgegeben und ebenso wieder revidiert.

Alle wichtigen Informationen und zu beachtende Regelungen rund um das Thema Grillen finden Sie auf dem Merkblatt Grillveranstaltungen auf der Homepage des Dezernats IV.

Merkblatt_Grillveranstaltung (wird in neuem Tab geöffnet)

Offenes Feuer oder Kerzen sind an der TU Darmstadt im Rahmen von Veranstaltungen aus Brandschutzgründen nicht gestattet. Nähere Informationen finden Sie hierzu in den Brandschutzinformationen für Veranstaltungen und in der Hausordnung der TU Darmstadt.

Brandschutzinformationen für Veranstaltungen (wird in neuem Tab geöffnet)

Hausordnung der TU Darmstadt (wird in neuem Tab geöffnet) .

In einem Notfall verständigen Sie bitte umgehend die entsprechend benötigten Rettungsdienste. Informieren Sie anschließend die ständig besetzte Leitwarte unter der Telefonnummer 06151-16 44444 und teilen die Art des Notfalls mit.

Eine Übersicht zu den Notrufnummern und dem Verhalten bei einem Notfall finden Sie auch auf der Homepage des Dezernates IV:

Verhalten im Notfall (wird in neuem Tab geöffnet)