Zielsetzung
Fachgebietsleiterinnen und -leiter können ab Q1/2017 zur Durchführung von wirtschaftlichen Aktivitäten (Auftragsforschung, Erbringung wissenschaftlicher Dienstleistungen) erstmalig eine Unterschriftsvollmacht für die eigene Kostenstelle beantragen, um wenig risikobehaftete Forschungsvorhaben und Dienstleistungen eigenverantwortlich zeichnen und auf Sammelkonten bewirtschaften zu können.
Vorhaben bis max. 20.000 EUR (netto), die den unten beschriebenen Kriterien genügen, müssen dann nicht mehr durch die Hochschulleitung gezeichnet und auf Einzelkonten bewirtschaftet werden.
Durch die Umsetzung dieser Richtlinie sollen die folgenden Ziele erreicht werden:
- Vereinfachung und Beschleunigung der dezentralen wie zentralen Abläufe, d.h. eine schnellere und wirtschaftlichere Vorhabensanbahnung und -durchführung
- Konformität zu den Anforderungen externer Prüfer, insbesondere im Hinblick auf das Vorhandensein einer Unterschriftsrichtlinie
- Sensibilisierung für die Herausforderungen wirtschaftlicher Aktivitäten
Anwendungsbereich der Richtlinie
Die Regelungen der Richtlinie beziehen sich ausschließlich auf Projekte, deren finanzielles Volumen 20.000 EUR (netto) nicht überschreitet. Sofern diese Wertgrenze eingehalten wird, kann die Unterschriftsvollmacht für die folgenden beiden Projektarten zur Anwendung kommen:
- Auftragsforschung: Darunter fallen Vorhaben mit Forschungscharakter, die z.B. die Entwicklung von Methoden oder die Untersuchung eines neuen Anwendungsgebiets für eine bekannten Methode zum Gegenstand haben; die Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse ist hingegen keine Auftragsforschung.
- Wissenschaftliche Dienstleistungen: Dazu gehören Vorhaben, die gesicherte wissenschaftliche Erkenntnisse anwenden. Hierzu zählen z.B. die Durchführung von Materialprüfungen oder die Erstellung von Gutachten. Unter Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse sind Aufträge zu verstehen, deren Erledigung durch Einsatz bereits etablierter Verfahren erfolgt und nicht mit der Generierung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse verbunden ist.
Die Fachgebietsleiterinnen und -leiter entscheiden selbstständig über die Zuordnung ihres jeweiligen Vorhabens zu einer der beiden Kategorien. Pro Projektart und Fachgebiet kann bei Bedarf ein Sammelkonto eingerichtet werden.
Neben der Wertgrenze ist auch die Entstehung von IP (Intellectual Property – Geistiges Eigentum) im Rahmen des Vorhabens ein maßgebliches Kriterium. Sobald die Entstehung von IP erwartet wird, kann das Projekt nicht eigenverantwortlich gezeichnet und bewirtschaftet werden, sondern muss durch das Vertragsmanagement sowie die Drittmitteladministration der TU Darmstadt betreut werden.
Das obige Prüfschema gibt einen Überblick über den Anwendungsbereich der Richtlinie.
Beantragung der Unterschriftsvollmacht
Das Verfahren sieht vor, dass zur Erteilung der Unterschriftsvollmacht ein Antrag an das Präsidium über den Dienstweg zu stellen ist. Grundlage für die Erteilung einer Unterschriftsvollmacht ist die Prüfung des tatsächlichen Bedarfs sowie der vergangenen wirtschaftlichen Tätigkeiten des antragsstellenden Fachgebiets (Betrachtungszeitraum in der Regel 5 Jahre).
Mit der Erteilung der Vollmacht verpflichtet sich das bevollmächtigte Fachgebiet zur Einhaltung der folgenden Vorgaben:
- Übernahme der vollen Projektverantwortung: Ein/e Fachgebietsleiter/in bestätigt, vorliegende Geschäftsvorfälle unter Risikogesichtspunkten (z.B. auch durch Prüfung der Einkaufsbedingungen der Auftraggeber) zu prüfen und die volle Verantwortung für diese Vorhaben zu übernehmen. Dies schließt insbesondere auch finanzielle Verpflichtungen resultierend aus Haftungsfällen oder aber beim Ausfall von Projektpartnern mit ein.
- Verantwortungsvoller Umgang mit IP: Ein/e Fachgebietsleiter/in bestätigt, keine Vorhaben eigenverantwortlich durchzuführen, in denen die Entstehung von schutzrechtsfähigen Ergebnissen zu erwarten ist. Sollten entsprechende Ergebnisse zu erwarten sein, so muss das Vertragsmanagement eingebunden werden.
- Kalkulation zu Vollkosten: Ein/e Fachgebietsleiter/in stellt sicher, dass die eigenverantwortlich durchgeführten Projekte zu Vollkosten kalkuliert sind.
- Trennung Auftragsforschung und Dienstleistung: Ein/e Fachgebietsleiter/in ordnet eigenverantwortlich seine Vorhaben nach der im vorherigen Abschnitt vorgegebenen Definition dem Sammelkonto für Dienstleistungen bzw. Auftragsforschung zu.
- Berichtspflicht: Ein/e Fachgebietsleiter/in führt ordnungsgemäß Buch über die eigenverantwortlich durchgeführten Vorhaben. Auf Anfrage kann dies jederzeit einer prüfenden internen wie externen Instanz nachgewiesen werden.
Werden diese Vorgaben verletzt oder besteht kein nachweisbarer Bedarf mehr, so kann die Vollmacht durch das Präsidium entzogen werden.
Vorhaben nicht bevollmächtigter Fachgebiete, Vorhaben über der definierten Grenze von 20.000 € (netto) sowie alle Forschungskooperationen werden ausschließlich über das zentrale Vertragsmanagement abgewickelt. Eine Unterzeichnung von entsprechenden Verträgen sowie die Annahme von Projekten im Falle von Bestellungen obliegen dabei der Hochschulleitung und erfolgen durch diese nach vorheriger Prüfung. Eine Bewirtschaftung erfolgt bei diesen Vorhaben immer auf Einzelprojektkonten.
Beantragungsprozess
Zur Beantragung verwenden Sie bitte das unter Dokumente verlinkte Antragsformular, welches über den Dienstweg, d.h. über das Dekanat des jeweiligen Fachbereichs, an das Forschungscontrolling des Dezernats VI (Frau Brigitte Gruber) zu übermitteln ist. Nach positiver Prüfung kann Ihnen dann die Unterschriftsvollmacht erteilt und die benötigten Sammelkonten durch die Drittmitteladministration (Referat VI B.3) eingerichtet werden. Mit der Unterzeichnung des Antragsformulars erklären Sie sich mit den obigen Vorgaben einverstanden.
Die Erteilung einer Untervollmacht an Mitarbeiter/innen eines bevollmächtigten Fachgebiets ist möglich. Hierbei bleibt allerdings die Verantwortlichkeit der/des Antragstellers/in gegenüber der TU Darmstadt unberührt.
Projektdurchführung
Zur rechtskonformen Abwicklung steht bevollmächtigten Fachgebieten ein F&E-Beispielvertrag zur Verfügung, der beim Vertragsmanagement der TU Darmstadt angefordert werden kann. Bitte wenden Sie sich hierzu an die für Sie zuständige Vertragsmanagerin im Sachgebiet Vertragsmanagement (Referat VI B.2). Die Nutzung von Vertragsentwürfen des Auftraggebers ist im Rahmen der Richtlinie nicht möglich – auch hier ist die Einbindung des Vertragsmanagements verpflichtend.
Bitte zeichnen Sie Dokumente, für die Sie eine Unterschriftsberechtigung erhalten haben, mit “i.V.”, damit Ihrem Partner die Vollmacht ersichtlich wird.