Vollkostenrechnung

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Vollkostenrechnung

Aufgrund des EU-Beihilferahmens wurde an der TU Darmstadt zum 01.01.2012 die Vollkostenrechnung eingeführt.

Seit 01.01.2012 müssen alle neuen Projekte der wirtschaftlichen Tätigkeit zu Vollkosten kalkuliert werden.

Nutzen Sie zur Vollkostenkalkulation von Projekten der wirtschaftlichen Tätigkeit bitte die bereitgestellten Formulare. Die Erfassung der projektspezifischen Arbeitszeiten mittels des Excel-basiertem Modell gilt nur für landesfinanziertes Personal.

Fragen und Antworten zur Vollkostenrechnung

A . Rechtliche Grundlagen

  • Die Europäische Union hat 2007 den Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation (2006/C323/01) – Beihilferahmen – erlassen.
  • Staatliche oder aus staatlichen Mitteln gewährte Beihilfen gleich welcher Art, die durch Begünstigung bestimmter Unternehmen oder Produktionszweige den Wettbewerb verfälschen oder zu verfälschen drohen, sind nach EU-Recht grundsätzlich verboten.
  • Ob eine staatliche Beihilfe mit EU-Recht vereinbar ist, wird anhand der im Beihilferahmen festgelegten Unterscheidung einer Tätigkeit im wirtschaftlichen oder nicht wirtschaftlichen Bereich, überprüft. Um nachzuweisen, dass eine Tätigkeit im wirtschaftlichen Bereich beihilferechtskonform erfolgt ist und somit nicht gegen EU-Recht verstößt, muss die Tätigkeit zu Vollkosten angeboten und durchgeführt werden. Zum Nachweis dafür dient die Vollkostenkalkulation.
  • An der TU Darmstadt ist dieser Nachweis seit dem 01.01.2012 notwendig.
  • Die TU Darmstadt muss in ihrer Bilanz die Trennungsrechnung nachweisen und auf Anforderung der Wirtschaftsprüfer die Vollkostenkalkulation der Projekte vorlegen.

B. Allgemeine Definitionen

  • Der Gemeinkostenzuschlag wird auf der Basis des Durchschnitts der Infrastrukturkosten an der TU Darmstadt (o.ä. Gebäude-AfA, Energiekosten und Reinigung) ermittelt. Dieser ist variabel und wird jährlich zum 1. Juli eines Jahres berechnet
  • Der Gemeinkostenzuschlag beträgt z.Zt. 70% der Personalkosten der im Projekt tätigen Personen.
  • Der Gemeinkostenzuschlag entspricht nicht dem internen Overheadabzug.
  • Der interne Overheadabzug beträgt 10% der gesamten Einnahmen der Tätigkeit im wirtschaftlichen Bereich und wird am Jahresende vom Projektkonto zentral abgezogen. Der interne Overheadabzug korrespondiert nicht mit dem notwendigen Gemeinkostenzuschlag nach außen.

C. Fragen zur konkreten Abwicklung

  • Alle am Projekt beteiligten Personen, auch grundfinanziertes Personal (z.B. Professoren) werden eingetragen.
  • Beim Eintragen des Personalaufwands bitte beachten, dass drittmittelfinanziertes Personal und landesfinanziertes Personal separat ausgewiesen werden. Bitte benutzen Sie die dafür vorgesehenen Spalten.
  • Geräte/Maschinen/Anlagen, die im Projekt zum Einsatz kommen sollten Sie bitte im Datenblatt 3) Nutzung von Geräten eintragen.

Zur Vorprüfung bitte das unterschriebene Excel-Sheet an den zuständigen Sachbearbeiter (Herrn Holm, Tel. 57213) schicken. (Bitte vor Angebotsabgabe)

  • Das Excel-Sheet ist nur für die interne Berechnung und sollte nicht nach außen weitergegeben werden.

Die Projektnummer wird im Sachgebiet Drittmittel, (Frau Seddiki, Tel. 57232) vergeben. Dazu werden folgende Unterlagen im Original benötigt:

Das Angebot kann individuell gestaltet werden. Bitte beachten Sie, dass der Angebotspreis (mit dem Excel-Sheet errechnet) genannt wird. Die Umsatzsteuer muss in jedem Fall separat ausgewiesen werden. Weitere Angaben: Projektbeschreibung, Projektzeitraum (bitte möglichst keine festen Angebotstermine festlegen).

Dazu gibt es speziell das Datenblatt 3) Nutzung von Geräten für folgende Fälle:

  • Nutzung von Geräten im Anlagenbestand der TU Darmstadt (hier können Abschreibungswerte aus der FIBU angefordert werden).
  • Neuanschaffungen, die zu 100% durch das Projekt finanziert werden. (Der komplette Betrag der Neuanschaffung ist in dieser Spalte einzusetzen.)
  • Kosten für die Nutzung eingesetzter Maschinen etc. > Nutzungs- oder Pauschalbeträge (Hier können Maschinenstunden angesetzt werden oder ein pauschal Ansatz, der angefallene Kosten decken sollte).

Das Excel-Sheet ist Teil der Projektunterlagen in der Projektakte im Referat Drittmittel. Es dient als Nachweis der Einhaltung des Beihilferahmens und wird bei wirtschaftlichen Prüfungen (z.B. Wirtschaftsprüfer) vorgelegt.

Grundsätzlich gibt es für jedes Projekt eine neue Projektnummer. Ausnahme: Für Projekte mit geringem Projektvolumen kann nach Absprache mit dem Referat Drittmittel auch ein Sammelkonto eingerichtet werden.