Digitale Kommunikationswege haben sich in vielen Bereichen der Personaladministration bewährt und daher möchten wir diese auch im Hinblick auf die zwischenzeitlich in Kraft getretene Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit beibehalten.

In den meisten Fällen ist eine Original-Unterschrift verzichtbar (Ausnahme: Arbeitsverträge, Änderungsverträge), die Einhaltung des Dienstweges kann auch elektronisch/digital abgebildet werden durch eine aktive Bestätigung/zustimmende Weiterleitung des Antrags durch die jeweils verantwortlichen Personen. Ein einfaches „in cc nehmen“ reicht allerdings nicht, eine digitale Signatur ist aber auch nicht erforderlich.

Die Nutzung der Kommunikationswege per E-Mail und/oder Hessenbox spart zuvor papierbasierte Ressourcen sowie zeitliche Ressourcen ein und ermöglicht ein flexibleres Arbeiten insbesondere bei der Einbindung weiterer Personen und Gremien sowie eine digitale Verfügbarkeit auch in mobiler Arbeit. Gleichzeitig ist es ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung der Verwaltungsprozesse insgesamt, welcher durch das Projekt ComeTUDa (Bewerbungsmanagementsoftware) weiter fortgeführt wird und künftig ein geschlossenes System ohne Medienbrüche bieten wird.

Bitte senden Sie uns Anträge auf Weiterbeschäftigungen und Neueinstellungen unter Verwendung der üblichen Formulare unter elektronischer Einhaltung des Dienstweges per Scan zu.

Für die Bereitstellung der Bewerbungsunterlagen im Rahmen von Einstellungsvorgängen soll die Hessenbox genutzt werden, solange die Bewerbungsmanagementsoftware noch nicht zur Verfügung steht. Nutzen Sie diese bitte auch zur Beteiligung der Gremien in den Auswahlverfahren.

Anträge auf Arbeitszeiterhöhung oder Arbeitszeitreduzierung, sowie weitere Anliegen (z. B. Übersendung Geburts-, Heiratsurkunden, Namensänderungen, Änderung Bankverbindung, Änderung Anschrift), die nicht an Formulare gebunden sind, können gerne formlos und – soweit erforderlich – unter Einhaltung des Dienstweges ebenfalls auf elektronischem Weg per E-Mail an die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Dezernats VII übermittelt werden.

Verträge müssen persönlich vor Antritt des Dienstes unterzeichnet werden.

Ebenso ist es uns ein Anliegen, dass die Arbeitsverträge sowie die im Rahmen des Dienstantritts zu unterzeichnenden Unterlagen wieder von der jeweiligen Führungskraft ausgehändigt bzw. gemeinsam mit den Beschäftigten unterzeichnet werden.

Auf diese persönlichen Aushändigungen wurde pandemiebedingt über einen längeren Zeitraum hinweg verzichtet und die Vertragsunterlagen wurden den Beschäftigten an ihre Privatadresse zugesendet. Eine Rückkehr zu einer persönlichen Aushändigung erachten wir auch im Sinne des „Onboardings“ für angemessen. Dies ermöglicht Führungskräften wie (neuen) Beschäftigten einen Austausch zu den formalen Voraussetzungen eines beginnenden Beschäftigungsverhältnisses.

Daher wird der Versand der Arbeits- und Änderungsverträge künftig sukzessive und flächendeckend wieder per Hauspost an die jeweilige Führungskraft erfolgen. (wie vor Beginn der Pandemie). Ein Versand an die Privatanschrift der Beschäftigten kann in begründeten Ausnahmefällen mit der:dem Personalsachbearbeiter:in abgesprochen werden.