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Aufenthaltstitel

Sie planen, eine/n wissenschaftliche/n Mitarbeiter/in oder einen wissenschaftlichen Mitarbeiter mit ausländischer Staatsangehörigkeit einzustellen:

Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem/der Wissenschaftlichen Mitarbeiter/in um eine/n Angehörige/n eines EU-Mitgliedslandes oder um eine/n Angehörige/n eines Nicht-EU-Landes (sog. Drittstaaten) handelt.

EU-Mitgliedsstaat:

Angehörige eines EU-Mitgliedstaates genießen nach Artikel 45 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) volle Arbeitnehmerfreizügigkeit. Dies bedeutet, dass jede/r Arbeitnehmer/in, egal aus welchem EU-Mitgliedsstaat er/sie kommt, in jedem anderen Mitgliedsstaat gleichbehandelt wird in Bezug auf Beschäftigung, Entlohnung und sonstigen Arbeitsbedingungen. Eine Vorlage eines Aufenthaltstitels oder eine Meldung bei der Ausländerbehörde ist nicht erforderlich.

Nicht-EU-Mitgliedsstaat:

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter/innen aus sog. Drittstaaten (Nicht-EU-Staaten) ein gültiges Visum benötigen, welches die Arbeitsaufnahme gestattet. Ohne Visum bzw. ohne entsprechenden Aufenthaltstitel darf keine Arbeitsaufnahme erfolgen, selbst wenn die Einreise nach Deutschland (z.B. für Staatsgehörige aus den USA oder Südkorea) visumfrei ist.

Um den Prozess für das Visum zu beschleunigen, können wir bei wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen eine sog. „Aufnahmevereinbarung“ abschließen. Ausführliche Informationen sowie ein Muster finden Sie unter dem Stichwort Aufnahmevereinbarung. Auf dieser Seite finden Sie auch Informationen zu alternativen Aufenthaltstiteln. Unterstützung und weitere Informationen erhalten Sie insbesondere auch durch das Welcome Centre der TU Darmstadt.

Prüfung des im Ausland erworbenen Abschlusses

Voraussetzung für die Einstellung als Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in nach Entgeltgruppe 13 ist der Abschluss an einer deutschen Universität. Bei Personen, die einen Abschluss im Ausland erworben haben, ist nicht immer klar erkennbar, ob der ausländische Abschluss einem deutschen Hochschulabschluss gleichgestellt ist. Daher muss das Personaldezernat die Abschlüsse der zukünftigen internationalen Mitarbeiter/innen auf Äquivalenz prüfen. Dies geschieht bei Bachelor/Master-Abschlüssen, in dem wir die Zeugnisse zur Überprüfung an das Dezernat VIII – Zulassung International weitergeben.

Promotionen können bei Einstellungen als Post-Doc ebenfalls einer Äquivalenzprüfung unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Wir empfehlen daher, sobald feststeht, dass Sie eine/n Mitarbeiter/in mit im Ausland erworbenen Abschluss (dabei ist es egal, ob der Abschluss in einem EU-Mitgliedsstaat oder eines Nicht-EU-Mitgliedsstaat erworben wurde) einstellen wollen, uns die Unterlagen über die Abschlüsse schnellstmöglich weiterzuleiten.

Wenn die Überprüfung des Abschlusses ergibt, dass der im Ausland erworbene Abschluss einem deutschen Abschluss nicht gleichwertig ist, erfolgt eine Eingruppierung nach EG 12. Wir empfehlen daher, parallel zur Überprüfung des Abschlusses, schnellstmöglich einen Antrag beim Promotionsausschuss des Fachbereichs auf Annahme als Doktorand/in zu stellen. Sobald der/die Mitarbeiter/in ohne Auflagen als Doktorand/in angenommen wird, akzeptieren wir dies ebenfalls als Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Universitätsabschluss, sodass eine Eingruppierung nach EG 13 möglich ist. Bitte kommen Sie dann auf uns zu, um die Höhergruppierung zu veranlassen.

Sollte der/die Mitarbeiter/in bereits eine Promotion im Ausland abgeschlossen haben, benötigen wir neben den oben genannten Unterlagen auch die Kopie der Promotionsurkunde. Mit Vorlage der Promotionsurkunde akzeptieren wir diese als mindestens gleichwertig mit einem deutschen Diplom/Masterabschluss einer Universität. Eine Überprüfung durch das Dez. VIII ist dann nicht mehr zwingend erforderlich.

Ist Ihr/e wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in eingereist und hat eventuell schon seinen/ihren Arbeitsvertrag erhalten, sind die nachfolgenden Schritte zu beachten bzw. zu erledigen. Unterstützung und weitere Informationen erhalten Sie insbesondere auch durch das Welcome Centre der TU Darmstadt

Über das Welcome Center besteht insbesondere die Möglichkeit, in Kooperation mit der örtlich zuständigen Ausländerbehörde Darmstadt Termine für den Erhalt eines Aufenthaltstitels, ohne deren Ausstellung eine Beschäftigung nicht möglich ist, zu vereinbaren. Die dafür notwendigen Unterlagen, z.B. Aufnahmevereinbarung, Dokumente der_des antragstellenden künftigen Beschäftigten etc., müssen spätestens 2 Wochen vor dem jeweiligen Termin bei der Ausländerbehörde vorliegen.

Unter den Stichworten „Vorbereitende Schritte“ sowie „Ankunft und Orientierung“ finden Sie und Ihre Wissenschaftler_innen weiterführende und unterstützende Informationen sowie Ansprechpartner, Insbesondere zu folgenden Themen:

• Anmeldung bei den Behörden (u.a. Einwohnermeldeamt)
• Steuer-ID
• Aufenthaltstitel (Ausländerbehörde)
• Krankenversicherung
• Bankkonto

Wir empfehlen den Mitarbeiter/innen die frühzeitige Registrierung beim Welcome Centre, dies erleichtert die Kontaktaufnahme und die Inanspruchnahme der Serviceleistungen.

Spätestens mit der Bestätigung der Einstellung werden weitere Unterlagen angefordert, unter anderem das ELStAM-Formular (Selbstauskunft für das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale-Verfahren), ohne dessen Vorlage eine Gehaltsabrechnung nicht bzw. nicht korrekt erfolgen kann. Umgehend benötigt wird auch die Steuer-ID und ein Führungszeugnis.

Beantragung Führungszeugnis:

Auf dem Einwohnermeldeamt/Bürgeramt kann Ihr/e neue/r Mitarbeiter/in bei der Anmeldung ein polizeiliches Führungszeugnis „Belegart O“ zur Vorlage bei Behörden beantragen. Dieses Führungszeugnis wird direkt dem Arbeitgeber zugeschickt (i. d. R. innerhalb von 2 Wochen). Folgende Adresse sollte daher angegeben werden:

An das
Präsidium der TU Darmstadt
Dezernat VII – z. Hd. Name Sachbearbeiter_in
Karolinenplatz 5
64289 Darmstadt

Derzeit beträgt die Gebühr 13 Euro. Die Kosten des Führungszeugnisses können nicht erstattet werden, jedoch können diese bei der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Stand: August 2022