Mutterschutz
(English version see below)
Stand: Februar 2023
Werdende Mütter genießen den besonderen Schutz des Gesetzes zum Schutz von Müttern bei der Arbeit, in der Ausbildung und im Studium Mutterschutzgesetz (MuSchuG). Dieses regelt auf der einen Seite insbesondere die Dauer der Schutzfrist, den Mutterschaftsurlaub, Kündigungsschutz, Mutterschaftsgeld, sowie auf der anderen Seite die Anforderungen an die Beurteilung der Arbeitsbedingungen (Gefährdungsbeurteilung), an die Gestaltung der Arbeitsplätze und Tätigkeiten sowie Mitteilungs- und Informationspflichten.
Die TU Darmstadt hat gegenüber werdenden Müttern eine besondere Fürsorgepflicht, die sich aus den gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der werdenden Mutter und ihres ungeborenen Kindes ergibt. Alle Gefahren für Leben oder Gesundheit sind durch Einhaltung der einschlägigen Beschäftigungsbeschränkungen abzuwenden. Es besteht insbesondere die Verpflichtung, bei der Gestaltung der Arbeitsbedingungen einer schwangeren oder stillenden Frau alle aufgrund einer Gefährdungsbeurteilung erforderlichen Maßnahmen zum Schutz ihrer physischen und psychischen Gesundheit sowie der ihres Kindes zu treffen. Die Arbeitsbedingungen sind so zu gestalten, dass Gefährdungen möglichst vermieden werden und eine unverantwortbare Gefährdung ausgeschlossen wird. Soweit es nach den Vorschriften des MuSchG verantwortbar ist, ist der Frau auch während der Schwangerschaft, nach der Entbindung und in der Stillzeit die Fortführung ihrer Tätigkeiten zu ermöglichen.
Im Falle der Mitteilung einer Schwangerschaft muss unverzüglich eine Konkrete Gefährdungsbeurteilung (wird in neuem Tab geöffnet) durch die Führungskraft und gemeinsam mit der schwangeren Beschäftigten erfolgen. Diese muss ebenso wie die Mitteilung über die Schwangerschaft unverzüglich dem Personaldezernat übermittelt werden (elektronische Form ist ausreichend).
Aus diesen Fürsorge- und Schutzgründen ist es sehr zu empfehlen, eine Schwangerschaft so früh wie möglich dem Arbeitgeber anzuzeigen, damit ggf. entsprechend notwendige Schutzmaßnahmen ergriffen werden können sowie die aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen erforderliche Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich erfolgen kann.
Sollte dies nicht unverzüglich geschehen, könnte ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden.
Im Rahmen dieser unverzüglichen Meldung kann zunächst und vorläufig die Grundlegende Gefährdungsbeurteilungder Meldung der Schwangerschaft beigefügt werden. Im Rahmen der Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 5 Arbeitsschutzgesetz ist bei Einrichtung eines Arbeitsplatzes zu ermitteln, ob sich für Beschäftigte Gefährdungen in Verbindung mit ihrer Arbeit ergeben, und welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Dies muss bereits bei der Einrichtung der Arbeitsplätze, vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen und schriftlich dokumentiert werden. Insoweit muss diese Grundlegende Gefährdungsbeurteilung für jeden Arbeitsplatz bereits vorliegen und kann vorläufig beigefügt werden. Die Konkrete Gefährdungsbeurteilung ist unverzüglich nachzureichen.
- Die werdende Mutter zeigt möglichst früh die Schwangerschaft bei ihrer Führungskraft (Vorgesetzte*r) an.
- Unverzüglich nach der Anzeige der Schwangerschaft muss die konkrete Gefährdungsbeurteilung (wird in neuem Tab geöffnet) zur Festlegung erforderlicher Schutzmaßnahmen und Anpassungen in den Arbeitsbedingungen erfolgen.
Diese füllt die Führungskraft im Rahmen eines Gesprächs gemeinsam mit der werdenden Mutter aus.- Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Betriebsärzte beraten die Führungskraft bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung und die Beschäftigte über die besonderen Erfordernisse. Sollten Fragen in der Gefährdungsbeurteilung mit „JA“ beantwortet werden, setzen Sie sich bitte direkt mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit in Verbindung, bevor Sie diese Meldung an das Personaldezernat weiterleiten.
- Die Führungskraft meldet die Schwangerschaft ihrer Beschäftigten umgehend via Mail an das Personaldezernat (Dez. VII A Beamt*innen oder VIIB Tarifbeschäftigte/Auszubildende/Hilfskräfte
) – und fügt folgende Unterlagen bei:
- Schriftlichen Mitteilung in Form eines Attests oder einer Kopie des Mutterpasses, aus dem der mutmaßliche Entbindungstermin hervorgeht. Die Kosten des Attests können erstattet werden, sofern dem Personaldezernat dieses im Original inkl. eines Nachweises über die entstandenen Kosten nachgereicht wird.
- Konkrete Gefährdungsbeurteilung
Sollte diese im Ausnahmefall nicht unverzüglich erstellt werden können, ist in jedem Fall die Grundlegende Gefährdungsbeurteilung, die für jeden Arbeitsplatz vorhanden sein muss, vorerst beizufügen. Die Konkrete Gefährdungsbeurteilung ist dann unaufgefordert unverzüglich nachzureichen.
Die oben genannten Unterlagen sind dem Personaldezernat unverzüglich nach der Bekanntgabe der Schwangerschaft zu übermitteln. Die TU Darmstadt als Arbeitgeberin ist verpflichtet, die Meldungen an die Aufsichtsbehörde unverzüglich und unter Beifügung der konkreten Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen, andernfalls drohen Konsequenzen (wie z.B. ein Beschäftigungsverbot).
- Im Falle von Tarifbeschäftigten, Auszubildenden und Hilfskräften unterrichtet das Personaldezernat unverzüglich nach Meldung der Schwangerschaft und Erhalt des Bogens über die Gefährdungsbeurteilung die zuständige Aufsichtsbehörde (Regierungspräsidium Darmstadt) unter Vorlage der erforderlichen Dokumente; die Fachkraft für Arbeitssicherheit erhält eine Kopie der Meldung und des Bogens über die Gefährdungsbeurteilung.
- Weitere Informationen erhalten werdende Mütter und deren Führungskräfte nach Anzeige der Schwangerschaft durch Ihre Personalsachbearbeiterin .
- Die werdenden und stillenden Mütter sollten möglichst früh das Vorliegen einer Schwangerschaft anzeigen, um eine Gefährdung in der frühen Embryonalphase zu vermeiden. Sie sind zur Einhaltung der Beschäftigungsbeschränkungen und Schutzmaßnahmen verpflichtet.
- Die Führungskräfte sind für die Gefährdungsermittlung und -beurteilung und für die Bereitstellung eines geeigneten Arbeitsplatzes/Arbeitsumfeldes verantwortlich.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, nach Mitteilung einer Schwangerschaft durch die werdende Mutter die Aufsichtsbehörde (RP Darmstadt) unter Vorlage der durchgeführten Gefährdungsbeurteilung unverzüglich zu unterrichten (MuSchG).
- Nach der Beurteilung der Angaben durch das Regierungspräsidium erfolgt gegebenenfalls eine Überprüfung der Arbeitsbedingungen. In diesem Falle wird, unter Beteiligung des Betriebsarztes, eine Begehung durch die Aufsichtsbeamten erfolgen.
Hier finden werdende Mütter bzw. deren Partner/in eine Checkliste, die dabei helfen soll, den Überblick über wichtige Termine und Fristen zu bewahren und Elternzeit oder Rückkehrgespräche zu planen:
Checkliste für werdende Mütter (wird in neuem Tab geöffnet)
Checkliste Schwangerschaft der Partnerin (wird in neuem Tab geöffnet)
Der Leitfaden kann von Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen zur Vorbereitung und Durchführung eines Rückkehrgesprächs genutzt werden. Ein solches Gespräch kann vor Inanspruchnahme des Mutterschutzes oder direkt vor dem beruflichen Wiedereinstieg geführt werden.
Zusatzinformation Stand:12.06.2012
Auf Grundlage des § 25 Satz 3 und 4 des Tarifvertrages für die Technische Universität Darmstadt (TV-TU Darmstadt) gilt inzwischen die zeit- und inhaltsgleiche Anwendung der zwischen der TdL, dem Bund und den Gewerkschaften ver.di und dbb tarifunion vereinbarten Änderungstarifverträge Nr. 5 und 6 zum Tarifvertrag Altersversorgung als vereinbart.
Damit werden auch für die Mitarbeiterinnen der Technischen Universität Darmstadt die Neuregelungen zur Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten in der Pflichtversicherung der VBL tarifvertraglich umgesetzt.
Bisher wurden Zeiten des gesetzlichen Mutterschutzes nach §§ 3 und 6 des Mutterschutzgesetzes nicht gesondert in der Zusatzversorgung berücksichtigt. Diese Nichtberücksichtigung stellt jedoch nach geltender Rechtsprechung einen Verstoß gegen den Gleichheitsgrundsatz sowie gegen europäisches Recht dar. In Umsetzung dieser Rechtsprechung wurde nunmehr für die Pflichtversicherten in der VBL eine verbesserte Bewertung dieser Zeiten vereinbart. In Zukunft werden alle Zeiten des gesetzlichen Mutterschutzes (Schutzzeiten vor und nach der Entbindung), die während eines bestehenden Pflichtversicherungsverhältnisses entstanden sind bzw. künftig entstehen, als volle Beitrags- und Umlagemonate mit zusatzversorgungspflichtigem Entgelt angerechnet. Es erfolgt also sowohl eine Anrechnung dieser Zeiten als auch die Berücksichtigung eines fiktiven zusatzversorgungspflichtigen Entgelts. Dies führt zum einen zu einer Mehrberücksichtigung von Wartezeiten, als auch zu einer Erhöhung von Versorgungspunkten, soweit Mutterschutzzeiten ab dem Jahr 2002 zu berücksichtigen sind. Liegen die Zeiten des Mutterschutzes von dem Jahr 2002, führt dies zu einer Veränderungsberechnung in den Startgutschriften.
Für die Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten ab dem Jahr 2012 muss nichts unternommen werden. Diese Zeiten werden über das Meldeverfahren durch den Arbeitgeber durchgeführt. Bei den für Mutterschutzzeiten vor 2012 in die Berechnung einfließenden Entgelten wird auf Grundlage des für das Vorjahr gemeldeten Entgeltes ein durchschnittliches kalendertägliches Entgelt ermittelt und der Berechnung zugrunde gelegt. Bei Mutterschutzzeiten vom 01.01.2002 bis 31.12.2011 wurden bereits für jeden vollen Kalendermonat 500 € als zusatzversorgungspflichtiges Entgelt berücksichtigt. Dieses – als soziale Komponente – bereits in Ansatz gebrachte Entgelt wird bei der Ermittlung des neuen zusatzversorgungspflichtigen Entgeltes aus dem Durchschnitt des Vorjahres vorher wieder in Abzug gebracht.
Für die Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten vor dem 01.01.2012 sind der VBL Anträge vorzulegen. Diesen Antragsvordruck (Antrag auf Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten vor 2012 – L 603) finden Sie – ebenso wie eine Ausfüllhilfe und eine „VBLspezial“-Information, die wichtige Hinweise zur Neuregelung der Mutterschutzzeiten und zum weiteren Verfahrensablauf enthält – auch auf der Homepage der VBL. Gerne sind auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernates VII beim Ausfüllen und Weiterleiten der Anträge behilflich.
VBL-Antrag auf Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten vor 2012 (wird in neuem Tab geöffnet)
Ausfüllhilfe zum VBL-Antrag (wird in neuem Tab geöffnet)
VBL-Spezial: Mutterschutzzeiten in der Pflichtversicherung (wird in neuem Tab geöffnet)
Status: February 2023
Expectant mothers benefit from special legal protection designed to protect them at work, during professional training and while studying (MuSchG – Mutterschutzgesetz [maternity protection act]). This act regulates the duration of protection, the maternity leave, the protection against dismissal and the maternity grant. It also regulates the requirements for assessing working conditions (risk assessment), designing workplaces, structuring the job and for notification and information duties.
TU Darmstadt has a special duty of care towards expectant mothers which results from statutory provisions to protect expectant mothers and their unborn children. All hazards threatening life or health must be averted by observing the relevant employment/work restrictions. In particular, there is an obligation to ensure working conditions for expectant or breastfeeding mothers based on a risk assessment specifying the measures required to protect their physical and mental health including that of their (unborn) children. These working conditions must be set up in such a way that hazards can be prevented or minimised as much as possible and unacceptable hazards can be excluded. Expectant or breastfeeding mothers must be permitted to pursue their tasks during pregnancy, after childbirth and while breastfeeding as justifiable within the framework of the MuSchG regulations.
When advised of a pregnancy, the supervisor/manager must carry out a specific risk assessment (wird in neuem Tab geöffnet)in collaboration with the expectant mother. Both the risk assessment and the pregnancy notification must be submitted immediately to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs (the electronic form is acceptable).
For duty of care and protection reasons, it is best to notify your employer as early as possible of any pregnancy to ensure that the necessary protective measures can be taken and the supervisory authority can be informed without delay as occupational health and safety regulations require.
Should a pregnancy not be reported immediately, a ban of employment could be imposed.
Within the framework of this immediate reporting, a provisional basic risk assessment can be enclosed with the pregnancy report. As part of the working conditions assessment according to Section 5 of the Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG – Safety and Health at Work Act), the risks to any employee with respect to their tasks and any preventive measures required based on occupational health and safety must be assessed and identified when setting up their workplaces and before any employee starts to work there. Both assessment and measures must be documented in writing. Consequently, a basic risk assessment must already be available for every single workplace and can be enclosed on a provisional basis. The specific risk assessment can be handed in later, but without undo delay.
- An expectant mother notifies her supervisor/manager as soon as possible of her pregnancy.
- Immediately following this notification, the specific risk assessment (wird in neuem Tab geöffnet) must be carried out to identify all required protective measures and adjustments relating to the expectant mother’s working conditions. The supervisor/manager and expectant mother complete the risk assessment form together during a personal meeting.
- The occupational safety specialist and the university medical officers advise both the supervisor/manager and the employee when drawing up the risk assessment about the specific requirements and needs to be considered.
- The supervisor/manager reports the pregnancy of their employee immediately by email to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs (Dez. VII A Beamt*innen (civil servants) or VIIB Tarifbeschäftigte/Auszubildende/Hilfskräfte (collectively employed, trainees, student assistants
) – and attaches the following documents:
- Written notification in the form of a medical certificate or a copy of the maternity record including the expected date of birth. The costs for such a medical certificate can be reimbursed, provided that the Directorate of Human Resources and Legal Affairs receives the certificate as an original including proof of the costs incurred costs, which can be handed in later.
- Specific risk assessment
Should it not be possible to draw up a specific risk assessment immediately, a basic risk assessment may be enclosed instead, on a provisional basis, as these assessments must exist for any workplace beforehand. The specific risk assessment must be submitted as soon as completed without further prompting.
The documents stated above must be submitted to the Directorate of Human Resources and Legal Affairs immediately after having been notified of the pregnancy. TU Darmstadt as an employer is required to report pregnancies to the supervisory authority immediately. The specific risk assessment must be enclosed in this report. Failing to do so can result in a ban of employment, for instance.
- In case of collectively-employed staff and employees, trainees and (student) assistants, the Directorate of Human Resources and Legal Affairs reports to the competent supervisory authority (Regierungspräsidium (RP) Darmstadt – council of the administrative district of Darmstadt) immediately after being notified of the pregnancy and receiving the completed risk assessment form.
- Expectant mothers and their supervisors/managers will receive additional information upon reporting a pregnancy from their human resource administrator .
- Expectant mothers should inform about their pregnancy as soon as possible to prevent putting their unborn child at risk in the early embryonic phase. Both expectant and breastfeeding mothers are required to observe employment/work restrictions and protective measures.
- Supervisors/managers are responsible for identifying and assessing potential risks at work and for providing a suitable workplace and working environment.
- The employer is required to report pregnancies of expectant mothers in their employ to the supervisory authority (RP Darmstadt) immediately after notification. This report includes a risk assessment according to the MuSchG.
- The council of the administrative district assesses the information provided and may check on the working conditions, as deemed necessary. In this case, the supervisory officer will inspect the workplace and working conditions on site in cooperation with the university medical officer.
Leitfaden zum Mutterschutz (BMFSFJ) (German only)
Servicestelle für Familien (German webpage only)
Here, expectant mothers and their partners can download a checklist which lists important dates and deadlines to keep in mind during pregnancy, parental leave and in preparation of return-to-workplace talks:
Checklist for expectant mothers (wird in neuem Tab geöffnet)
Checklist: My partner is pregnant (wird in neuem Tab geöffnet)
This quick guide can be used by supervisors/managers and employees and staff in preparation of and when actually discussing a prospective return to a workplace. Such a personal meeting or talk can be held prior to maternity leave or directly before returning to one’s workplace.