FAQ Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine digitale Datenbank zur Verwaltung elektronischer Dokumente und E-Akten. Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems sollen sämtliche Aktivitäten und Prozesse unterstützt werden, die elektronische Dokumente beinhalten oder erzeugen. Das Ziel besteht darin, diese Dokumente zu speichern, zentral zu organisieren und einer vielfältigen Benutzerumgebung zugänglich zu machen.
Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet sowohl elektronisch als auch nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg in einer Standardsoftware. Es organisiert die Erstellung, Weitergabe und Verteilung von Dokumenten, ebenso wie das Auffinden, die Ablage, die Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten. Zusätzlich übernimmt es die Übergabe an das Archiv oder die Löschung der Dokumente.
Das DMS ermöglicht die Integration von Dokumenten unterschiedlicher Herkunft und bildet die Geschäftsprozesse ab. Durch eine Standardisierung des Prozesses, angefangen beim Erstellen und Bearbeiten bis hin zum Versionieren und zentralen Speichern von Dokumenten, trägt das Dokumentenmanagementsystem zur Effizienzsteigerung bei. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt dabei orts- und zeitunabhängig.
Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems wird einen Großteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Darmstadt direkt oder indirekt betreffen. Abhängig von ihrer Tätigkeit werden viele Beschäftigte regelmäßig oder gelegentlich Vorgänge im Dokumentenmanagementsystem bearbeiten.
Nein, das Projekt hat nicht den Anspruch, SharePoint durch ein Dokumentenmanagementsystem zu ersetzen. Ein Dokumentenmanagementsystem dient vor allem dazu, bisher papierbasierte Abläufe in ein elektronisches Dokumentenmanagement zu überführen. Die Erfassung, die Archivierung, die Bearbeitung und die Verwaltung von Dokumenten wird dabei vollständig in elektronischer Form stattfinden. So sollen sukzessive in allen Verwaltungseinheiten Prozesse digitalisiert werden. SharePoint kann weiterhin als Plattform für den Austausch in Teams, Projekten, etc. genutzt werden.
Nein, in der Regel müssen Dokumente durch ein Dokumentenmanagementsystem nicht doppelt abgelegt werden. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, sodass sie an einem einzigen Ort gespeichert und verwaltet werden können. Dadurch wird Redundanz vermieden, und es gibt eine klare Struktur für den Zugriff auf die benötigten Informationen.
