Im alltäglichen Betrieb werden in allen Bereichen der TU Darmstadt große Mengen an digitalen Dokumenten und E-Akten verarbeitet. Die Verwaltung dieser Dokumente und E-Akten benötigt eine umfangreiche digitale System-Architektur, die einen reibungslosen Workflow aller beteiligten Bereiche und Personen ermöglichen muss und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und der GoBD für digitale Verwaltungsprozesse beachtet und einhält. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem, dass die Erfassung, die Archivierung, die Bearbeitung und die Verwaltung dieser Dokumente effizient gestaltet bedeutet daher eine erhebliche Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen und führt zu einer wesentlich erleichterten universitätsinternen Kollaboration, sowie zu einem sicheren Umgang mit vertraulichen Daten und einer revisionssicheren Archivierung von digitalen Dokumenten.
Mit einem DMS lassen sich bisher in Papier abgewickelte Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestalten. Das DMS macht die alltägliche Verwaltungsarbeit moderner, flexibler und sicherer.
Zu diesem Zweck wurde im September 2021 das Projekt DMS4TU im Verbund mit den anderen hessischen Hochschulen gestartet. Insgesamt wird eine hochschulweite Implementierung angestrebt. Das Projekt spricht deshalb neben der zentralen Verwaltung auch die Verwaltungen der Fachbereiche und die zentralen Einrichtungen an der TU Darmstadt an.
Projektziele
- Ein DMS-System für die gesamte TU, um frühzeitig die revisionssichere Ablage von Dokumenten zu ermöglichen und so maximale Datensicherheit zu erlangen.
- Eine beschleunigte und effizientere Durchführung von Verwaltungsprozessen durch die Mitarbeitenden.
- Eine bedarfsgerechte Umsetzung von Workflows und End-to-End-Prozessen über das DMS-System, um so Kosten und Ineffizienzen durch Automatisierung zu reduzieren.
Projektlaufzeit
September 2021 – Dezember 2028
Dies ist eine Grobplanung auf Basis aktueller uns zur Verfügung stehender Informationen und wird regelmäßig aktualisiert.
Präsentationsunterlagen zur virtuellen, universitätsweiten Kick-off-Veranstaltung am 17.04.2024
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Beteiligte Bereiche und Hochschulen
Projektleitungsteam:
- Izabela Feuchter (Projektleitung DMS)
- Stabsstelle IT- und Prozesskoordination der zentralen Verwaltung
Im HDPH-Verbund am Projekt beteiligte Hochschulen:
- TU Darmstadt (TUDa)
- Hochschule Darmstadt (H-Da)
- TH Mittelhessen (THM)
- Universität Kassel (UKS)
- Goethe-Universität Frankfurt (GUF)
- Frankfurt University of Applied Sciences (UAS)
- Hochschule RheinMain (HSRM)
- Philipps-Universität Marburg (UMR)
- Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU)
- Hochschule Fulda (HFD)
