Grundlage für die Forschungsarbeiten in Kooperation mit Unternehmen muss eine vertragliche Regelung mit dem Mittelgeber sein, die vor Beginn der Arbeiten abgeschlossen werden muss. Das Vertragsmanagement begleitet den Prozess der Vertragserstellung. Erst nach Abschluss des Vertrages können ein Drittmittelprojekt in SAP eingerichtet werden und Zahlungen verbucht werden.
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Schritte, die bis zum Beginn der Forschungsarbeiten notwendig sind:
Forschungskooperation und Auftragsforschung unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich der Form der Zusammenarbeit innerhalb des Projektes und der Rechte an den Ergebnissen. Die Abgrenzungskriterien sind im Merkblatt Vertragsarten (wird in neuem Tab geöffnet) zusammengefasst. Neben Auftragsforschung und Forschungskooperation gibt es noch die Wissenschaftliche Dienstleistung (s. unten).
Besprechen Sie bitte frühzeitig mit dem zukünftigen Partner welche Form der Zusammenarbeit vorgesehen ist. Die Klassifikation ist Grundlage für das weitere Vorgehen bis zur Vertragserstellung und die Vertragsinhalte. Wir unterstützen Sie bei der Einschätzung, ob es sich bei einem konkreten Vorhaben um eine Auftragsforschung, Forschungskooperation oder wissenschaftliche Dienstleistung handelt. Kommen Sie bei Fragen gerne auf die für Ihren Fachbereich zuständige Kollegin des Vertragsmanagements zu.
Für Projekte der Auftragsforschung oder wissenschaftliche Dienstleistungen ist es – aufgrund rechtlicher Vorgaben – notwendig die Vollkosten zu bestimmen . Die Vollkosten sind im Vertrag als finanzieller Beitrag des Partners bzw. in einem Angebot als Angebotssumme zu übernehmen. Daher ist die Kalkulation anhand eines Excel-Sheets zwingend vor Vertragsverhandlungen bzw. einer Angebotserstellung notwendig. Die Vollkostenkalkulation wird mit dem Partner nicht geteilt.
Nach Klärung der Projektinhalte, Klassifikation des Projektes und Kalkulation der Vollkosten (im Falle der Auftragsforschung und wissenschaftlichen Dienstleistungen) ist der Vertrag auszuhandeln. Dabei unterstützen wir Sie gerne. Kommen Sie bitte frühzeitig auf uns zu und machen Sie keine Zusagen gegenüber dem jeweiligen Partner vor einer Rücksprache mit uns. Häufig stellen die Partner Vertragsentwürfe zur Verfügung, die wir dann prüfen. Wir verhandeln, sofern notwendig, auch Vertragsinhalte direkt mit den Partnern. Aufgrund der Vielzahl verschiedener Konstellationen sehen wir davon ab, selbst Musterverträge per Download zur Verfügung zu stellen, Sie können sich jedoch für aktuelle Mustervorlagen bei einem konkreten Projekt an uns wenden.
Die verhandelten Verträge werden zwischen der TU Darmstadt und dem jeweiligen Vertragspartner geschlossen und seitens der Hochschule durch die Präsidentin bzw. Kanzler und der/dem Projektleiter/in unterzeichnet. Fachgebietsleiterinnen und -leiter dürfen entsprechende Verträge nicht selbst zeichnen. Wir legen den ausgehandelten bzw. geprüften Vertrag der Hochschulleitung zur Zeichnung vor. Gehen Sie bitte nicht direkt auf den Kanzler oder die Präsidentin zu.
Einrichtung eines Drittmittelprojekts in SAP
Erst nach vollständiger Zeichnung des Vertrages und Vorliegen der von Ihnen gezeichneten Vollkostenkalkulation (bei Projekten der Auftragsforschung und Wissenschaftlichen Dienstleistungen) richten die Kolleginnen der Drittmitteladministration ein Projekt in SAP ein. Das Vertragsmanagement leitet die Unterlagen weiter und Sie werden automatisch über die Einrichtung des Projekts informiert.