Einführung von Prozessmanagement an der TU Darmstadt

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt und vor dem Hintergrund des Digitalisierungspakts der hessischen Hochschulen möchten wir mit dem Projekt „Einführung von Prozessmanagement an der TU Darmstadt“ dafür werben, Arbeitsabläufe mit Methoden des Prozessmanagements selbst zu gestalten und zu optimieren.

In jedem Arbeitsbereich wird täglich mit Prozessen gearbeitet. Mit der zunehmenden Komplexität der universitären Arbeit und der vielen Prozesse über Organisationsgrenzen hinweg besteht ein großer Bedarf, diese Prozesse und Arbeitsabläufe klar zu definieren und zu optimieren, um auch im Arbeitsalltag spürbare Arbeitserleichterung und hohe Zufriedenheit der (Prozess-)Beteiligten zu erhalten. Prozessmanagement dient der Wissensvermittlung über eigene Organisationseinheiten hinaus, schafft Transparenz und fördert ein Denken in Prozessabläufen über Hierarchiegrenzen hinweg.

Prozessmanagement gewährleistet eine öffentliche, transparente sowie allgemeinverständliche Darstellung von Prozessen und unterstützt die TU-Mitarbeiter*innen in ihrer täglichen Arbeit.

In dem Konzept „Entwicklungsfelder der Verwaltung“ von 2019 wurde die Einführung von Prozessmanagement als ein wichtiges Ziel für die zentrale Verwaltung gesetzt. Nicht nur für die zentrale Verwaltung, sondern auch für die gesamte TU Darmstadt ist dieses Thema von großem Interesse. Wir sprechen deshalb mit diesem Projekt neben der zentralen Verwaltung auch die Verwaltungen der Fachbereiche und die zentralen Einrichtungen an der TU Darmstadt an und laden dazu ein, selbst aktiv Prozessmanagement zu betreiben.

Zur Unterstützung eines funktionierenden Prozessmanagements arbeiten wir an der TU Darmstadt mit der Software SAP Signavio, mit der Prozesse einfach modelliert und dargestellt werden können.

Projektziele

  • Grundverständnis für Prozessmanagement an der TU Darmstadt herstellen;
  • Methodische Grundlagen für das eigenständige und kontinuierliche Betreiben von Prozessmanagement sowohl im eigenen Arbeitsbereich als auch bereichsübergreifend legen;
  • Multiplikatoreffekt erzielen: neue Organisationseinheiten für Prozessmanagement und für das Tool SAP Signavio gewinnen.

Meilensteine

  • Veröffentlichung eines Prozessmanagement-Handbuchs mit folgenden Bestandteilen:
    • Teil I: Modellierungskonventionen der TU Darmstadt für die Prozessmanagement-Software Signavio
    • Teil II: Leitfaden zum „How to do“ Prozessmanagement: Wie läuft ein Prozesskreislauf ab, welche Rollen gibt es im Prozessmanagement, welche Verantwortlichkeiten gibt es für die Freigabe und Veröffentlichung von Prozessen?
  • Pilotprozesse an der TU Darmstadt auswählen, modellieren und veröffentlichen;
  • Schulungen zum Prozessmanagement und zu SAP Signavio durchführen;
  • Methoden und Kenntnisse zum kontinuierlichen und dauerhaften Betreiben von Prozessmanagement etablieren;
  • Dauerhaftes Betriebskonzept für die Software SAP Signavio implementieren.

Projektlaufzeit

April 2022 – Mai 2024

Beteiligte Bereiche

Projektleitungsteam: Stabsstelle IT- und Prozesskoordination der zentralen Verwaltung.

Kernteam: Dez. I, Dez. II, Dez. IV, FB Bau- und Umweltingenieurwissenschaften, HRZ.

Resonanzteam: Mitglieder aus Fachbereichen, zentralen Einrichtungen und der zentralen Verwaltung.