Toolbox Prozessmanagement

Mit der Toolbox zum Prozessmanagement erhalten Sie Informationen, Tipps und Hilfestellungen, um Prozessmanagement in Ihrem Bereich selbst durchzuführen.

Diese Seite wird laufend aktualisiert. Die hier bereitgestellten Downloads finden Sie ebenfalls im separaten Download-Bereich.

Prozessmanagement kann man sich als wiederkehrenden Kreislauf mit einzelnen Schritten vorstellen. Prozesse leben durch agile Anpassung und ständige Weiterentwicklung!

1. Prozess identifizieren:
Welcher Prozess soll mit welchem Ziel aufgenommen werden? Soll ein Prozess z.B. optimiert werden, sollen Schnittstellen geklärt werden, dient er der Wissensvermittlung oder stellt er einen wichtigen Schritt für die Durchführung von Digitalisierungsvorhaben dar?

2. Prozessbeteiligte ermitteln:
Wer ist der Prozessverantwortliche, wer ist für die operative Durchführung und Prozesstreue zuständig und wer ist sonst noch an einem Prozess beteiligt (z.B. andere Organisationseinheiten, Studierende etc.)?

3. Prozesssteckbrief erstellen:
In einem Steckbrief werden die wichtigsten Informationen zu einem Prozess vorab strukturiert erfasst, um die nächsten Arbeitsschritte zu erleichtern.

4. Prozess aufnehmen:
Ein Prozess kann sofort mit dem professionellem Tool SAP Signavioaufgenommen werden. Prozessabläufe können aber zusätzlich im Vorfeld zu digitalen Prozessmodellierungen auch gemeinsam an (virtuellen) Whiteboards oder Pinnwänden gemeinsam gestaltet werden.

5. Prozess mit Beteiligten abstimmen:
Nach einer ersten Prozessaufnahme wird der Prozess mit allen Beteiligten abgestimmt.

6. Prozess kommunizieren:
Ein erarbeiteter Prozess sollte idealerweise auch über die unmittelbar an der Prozessmodellierung hinaus beteiligten Personen zur Verfügung gestellt werden, um Transparenz, Akzeptanz und Wissensvermittlung zu schaffen.

7. Prozess leben:
Alle beteiligte Personen sind informiert über den Prozess und arbeiten aktiv mit dem Prozess. Zur Qualitätssicherung wird der Prozess regelmäßig auf Optimierungspotentiale oder bei veränderten Rahmenbedingungen überprüft.

In einem Prozesssteckbrief werden vorab die wichtigsten Informationen zu einem Prozess strukturiert erfasst. Ein Steckbrief ist daher eine optimale Vorbereitung für eine Prozessaufnahme und -modellierung mit den Prozessbeteiligten.

  • Hinweis: Der Prozesssteckbrief enthält Erläuterungen zum Ausfüllen, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Feld fahren. Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie bitte das Dokument nicht über den Browser, sondern über Ihr pdf-Programm
Prozesssteckbrief (wird in neuem Tab geöffnet)

Hier können Sie sich einen ausgefüllten Beispiel-Steckbrief als Muster herunterladen:
Beispiel ausgefüllter Prozesssteckbrief (wird in neuem Tab geöffnet)

Im Prozessmanagement-Handbuch „Modellierungskonventionen“ werden verbindliche Regeln für das Modellieren von Prozessen im Softwaretool SAP Signavio festgelegt.

Es enthält unter anderem:

  • grundlegende Regeln zur Darstellungsweise von Prozessdiagrammen
  • Erklärung der verwendeten BPMN 2.0 Elemente und deren Bedeutung;
  • Glossarkategorien: Rollen, IT-Systeme, Dokumente;
  • Regeln zu Zusatzinformationen, die an Diagramme oder einzelne Tasks hinzugefügt werden können, z.B. Prozessstatus, Prozessverantwortlicher, Verwendung von Dokumenten etc.

Prozessmanagement-Handbuch „Modellierungskonventionen“ (wird in neuem Tab geöffnet)

Im Prozessmanagement werden für verschiedene Aufgaben spezifische Rollen benötigt.

Folgende Rollen werden zur Durchführung von Prozessen immer benötigt: Prozessverantwortliche, Prozesszuständige sowie Prozessbeteiligte.

Für das „Doing“ von Prozessmanagement an sich werden darüber hinaus Prozessmanager*innen sowie Prozessmodellierer*innen benötigt.

Eine Übersicht über die verschiedenen Rollen sowie deren Aufgaben können Sie als Download herunterladen.:

Rollen Prozessmanagement (wird in neuem Tab geöffnet)